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Shireen Qudosi

十大密技让团队合作风生水起

Nov 23 2011, 09:16 PM by

电子通讯已经成为这个世界的基模。近来,许多公司选择让各部门远距合作,而非雇用外包商。现在除了人们不再需要在办公室工作之外,许多团队也发现与全国各地的最佳团队合作有益无害。

团队合作显然有许多好处,但也为经理们和各个世代的员工带来许多问题,他们得加快脚步学着适应。

常见的问题像是时差、缺乏可责性,以及基本的通讯不良问题导致无法开启或编辑同一份档案。

然而,团队合作不需要经历这么多的麻烦,它可以是非常轻松的交流过程,只要使用下列这些诀窍,就可以使所有参与者皆获益。

1. 组织团队:只要先行预防,就可以避免问题发生。借着仔细筛选团队成员来进行这个动作。你需要有经验的团队成员,那些你可以信任,即使你不在场也会为你效命的人。

2. 面对面接触:投资一套
网络会议软件以确保不管你在哪里都可进行面谈。你也可以利用智能型的应用软件同时进行好几个项目。

3. 别让流程复杂化:我不能更强调这点的重要了。越多人参与,经理就越希望看到某种程度的进度表和报告,好让他们能掌握工作的现况。这不 是问题,但问题在于这样的过程需要涵盖/更新太多的细节,最后只会浪费大家的宝贵时间。你已经雇用了对的人,就应该相信他们不用你事必躬亲也可以完成工 作:不然你只是在浪费每个人的时间而已。

4. 相信专业:如果你已经组成了适合的团队,那么你知道你已经募集了那些专精在特定领域的人士…你必须退一步,承认你不如他们了解这些专 业知识。这种情况在团队合作牵涉到平面设计师、工程师和数据分析师时特别明显。他们的工作是技术层面的,若把工作分派给缺乏同等经验和教育背景的人,只会 阻挠项目的进行。

5. 注重电子邮件通讯电子邮件是能最快速通讯和完成工作的媒介,所以你应该时常注意
电子邮件更新和通讯。周报和和小型会议也能透过电子邮件进行。如果团队成员需要旅行或者身处于另一个时区的话,这是特别有帮助的媒介。

6. 设定目标:设定目标对于长程的项目来说是很重要的。在设定目标的时候,试着设定最切实的目标,以免太容易为了项目进度缓慢而气馁。

7. 建立位阶 每个团队成员都应该清楚每个人的职责。建立位阶是必要的。在案子牵涉到三组或三组以上团队的时候,请确保没有太多不相干又占位的中间人,让你们把时间和力气都花在互相打电话更新或问问题上。

8. 通讯管理:项目进行的时间越长,参与的团队/团队成员也就越多,令人困惑的地方也会越来越多。同时,重要的团队成员可能会将注意力转 移到其他项目上,而忘记了已达成的协议或现有项目的步骤。借着分派秘书的角色来追踪对话和协议,就可以避免这样的情况。该员工也应该发送项目周报,强调专 案目前的进度,以及之前的评估指标和预期成果。

9. 档案管理项目进行是会有很多档案来回发送的情况,不管是透过邮件、传真或者
电子签章。请确保有人会负责整合这些文件。

10. 奖励成果:团队合作是辛苦的,经常需要花费大量时间与精力在同一地点独自工作。请确定在达成里程碑以及有成功的结果后,有人获得确 实的奖励。有机会的话可以举办聚会,但在更重要的是在公开场合表扬并背书。如果你幸运地找到成功的团队,你会想要再次与他们合作:所以请确定你也让他们有 同样的感觉。

意见讨论区 技巧与资源, 网络工具及应用程式, 事业拓展

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