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Hal Licino

保持账簿清楚明了之必要

Jan 24 2013, 06:00 AM by

有太多小企业主把账簿视为公司营运的必要之恶,他们从事这个纪录所有活动的工作时所付出的热情就跟看《Liz & Dick》差不多。记账簿当然不一定必须和观赏林赛萝涵照着烂剧本过度演出一样为你带来同样的 “喜悦”。遵照下列步骤,你就会发现簿记其实很简单,而且是简单必要的生意步骤。
  • 分开银行账户 – 混合在鸡尾酒派对里是很棒的,但在账簿里可绝对不是什么好事。把生意用和个人账户分开,需要付款或领薪水时再从生意用账户领钱,或直接从那个账户开支票。如果你有员工,建议你再开一个专门支付薪水的账户。

  • 架设一个系统 – 收入支出的任何一毛钱都必须记录,如果一切都井井有条,这个要求就比较容易达成。花点时间建立实体和电子归档系统,并确定两者都能正确完整的执行。

  • 买正确的软件 - 你不需要每个月花掉几千美金去买企业资源软件,你的小企业只需要像 QuickBooks 或 Sage Peachtree 这种简单、直接又经济的基本程序就可以了。

  • 准时上缴税务报告 – 即使你现在没有足够的现金缴税,也记得在截止日期前缴交报告以避免罚金持续累积。

  • 纪录要让人看得懂 – 当然,一张后面写着「李r XYZ 晚」的餐厅收据对你而言可能一目了然,但对稽查员而言可是天书…而即使是你本人,在几年后也无法把这简略的草写翻译成正确内容。「和XYZ公司李先生吃晚餐」会是比较适当的纪录方式。

  • 注意间隔 – 任何你开立的东西,如发票和支票,序号都应该是连续的,其中不应该有间隔。所以如果你作废了一张支票或发票,记录下来这个缺号,否则稽核的时候你就必须为这笔付账。

  • 立刻开收据 – 你越快开立收据,就越快能拿到钱。所以一旦工程完成或到一段落,就马上开立收据并尽速兑现!

  • 正确的开收据 – 没有什么比错误的收据能更快将好客户变成发火的客户。即使错误对他们有利,他们还是会从此把你视为什么都不懂的业余初学者。

  • 每天核对银行账户 – 如果等到银行每月例行发送的账单才一并对帐,那会是个庞大繁杂的工程,因为你很可能不会记得四周来所有的花费细节。有了网络银行,你可以每天核对自己的帐户,并在记忆都还新鲜时帮每笔进帐做注记。

  • 现金在手,万事不愁 – 即使现在现金卡和信用卡几乎全世界通行,但我还是建议你随时准备一些现金以应付较小或随兴的开支,但每笔支出也都要详细记录。

  • 保持分类简单明了 – 你不需要把支出明细精密分到连“墨盒”和“墨粉盒”都要分开纪录,只要一个“办公室公物”就可以了,感激不尽。

  • 生意是生意,人是人 – 不,你经营生意不是为了让你的表哥阿龙可以在他的野狼一二五上喷一个超煞气会转弯的白海豚。如果你的朋友或亲戚需要贷款,带他们去银行。

簿记已经不再是《小气财神》里鲍伯裹着厚棉袄全身发抖地撰写账本的苦情模样了。它是任何生意的中心,如果账簿做得好,你的企业也会运作得更为顺畅!

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