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Andrew Maxwell

组织活动毫无压力的秘诀

May 22 2013, 03:00 AM by

 我常常被问到优秀的活动策画人最重要的人格特质是什么。当然,就像所有专业人士一样,一个优秀的活动策划人有许多特质。但是,如果一定要选一个,我会选择出类拔萃的组织能力。

常常有人向我问活动规划的模板。这可能是我网站里的搜寻第一名。但当我深入检视这些需求,我开始看到一个模式,然后我发现这些人只想要有人给他们一个「魔法公式」;只要照做,就一定会成功。你可以翻遍网络,在所有搜寻到的活动规划清单万中选一;但所谓清单,终归是要适得其所,方能所用。

所以这些办出令人难以忘怀的活动的策划人是怎么办到的?让我们从活动的不同阶段开始看。我将其分解成三阶段。


  1. 规划
  2. 宣传

  3. 执行
规划活动
个人而言,我特别喜欢规划活动这个阶段。这个阶段我可以放松自己,任想象力奔驰。不需要反复推敲。不需要满脑子逻辑。这个阶段的重心就是越多想法越好,只要能举办符合客户要求的活动都好。把所有想的都列成清单!当然这也是你要开始好好运用组织能力的阶段。成功的活动策画人有两个重要的人格特质:「绝佳的聆听技巧」和「出类拔萃的组织能力」。

规划活动开始于W5:谁(who)、什么(what)、何时(when)、哪里(where)、为什么(why)

  • 谁将出席?

  • 他们的期望为何?活动日期为何(你有多少时间准备)?

  • 活动地点在哪里?地点本身能为活动增添优势,还是带来挑战?

  • 为何客户要举办这个活动?这是关键!你的目的是娱乐、教育,或只是想让人目眩神迷?

活动的规划阶段包括:

  • 建立时间表。

  • 制定预算。

  • 定义活动类型。

  • 依活动类型找出可利用的场地。

  • 依需求挑选人才,组织团队。
宣传活动
完成W5的阶段后,现在要想想你打算如何宣传活动。时机在这个阶段非常重要。如果你有个健全的许可式电子邮件名单,那你差不多已经可以准备开始宣传的这一步了。如果你现在还没有一份许可式名单,那你可要加紧努力打造一份。这会花上不少时间,因为你必须找到可能参加的宾客,并在寄出邮件之前确定他们同意收到来自你的讯息。这就是为何了解所处业界的营销潮流指标对你而言至为关键。你必须对目标有所了解。很多策画人会选择和其他公司合作,如Benchmark Email,后者可以帮你监控如上结果。这些公司也有优秀的营销范本。你不需要每个地方都花功夫自行摸索。只要记得,你的目标是制作一封目标读者会真正打开并阅读的精美营销电子报!在制作营销电子报时,需考虑以下因素:

  • 你的呼吁行动是什么(例:吸引读者取得早鸟优惠)?

  • 你的开启率、点击率及「取消订阅」是否优于同行平均表现?

  • 你有和读者互动吗 (他们有没有点击宣传活动的电子报链接,想要取得更多信息)?

  • 大部分的人都需要多被点(只是譬喻,不需要真的点)几次才能把讯息放在心上。重要的是在策画营销电子报时,每次都要引起他们的兴趣。这些邮件必须足以(当然)让他们报名注册。在这个阶段,监控取消订阅的数字相当重要。如果邮件本身不够好,取消订阅率可能会攀升。

  • 你有利用什么其他管道来宣传活动(社群媒体、纸本邮件、网络…等)吗?
活动执行
一般而言,活动执行中必须和许多不同的厂商合作。这就是沟通技巧派上用途的地方。关键在于聆听!所有活动的参与执行人士都了解客户的期待是最重要的。活动执行的关键因素如下:

  • 亲自和各厂商确定他们的用途与时间。设施的事前检查(整洁、灯光、厕所及服务人员…等)。在场地里走一圈,所有东西都检查一遍。细节!细节!细节决定成败!

  • 事前会议,确认每个人的角色并传达所有大家都应该知道的最新消息。我会确保所有团队成员都知道顾客的长相,并认得出所有将出席的VIP宾客。智能型手机在这方面很有用。

  • 再次确认非人为控制的因素(天气状况、交通状况…)并准备好可以端上场面的备案。

人说恶魔藏在细节中。策画成功活动的关键大部分仰赖于活动策画人的组织能力。重点在于将活动划分为三个部分;规划、宣传,还有执行。这就是经验老道的活动策划人的不同之处。一切都在于细节。


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