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Hal Licino

Erstellen Sie die richtige Entschuldigungs-E-Mail für einen Druckfehler

Jul 20 2011, 10:22 AM by

Drucken ist ein extrem komplexer Prozess und Probleme können sich jederzeit einschleichen. Die meisten Kunden können nicht mit Erfolg erklären was in Ihren Köpfen herum springt und folgendermaßen geben Sie falsche Anweisungen, die man bei der ersten probe findet oder (was am schlimmsten ist) wenn der Auftrag schon gedruckt ist. Allerdings können die Druckereien nicht den Fehler immer auf den Kunden schieben. Sie könnten im Moment mit wenig Personal arbeiten, oder sind dabei einen Neuling zu trainieren, wenn ein normalerweise Fehler in den Job einschleicht. Wenn Sie C2S 14pt 293 GSM gedruckt haben, wenn die Bestellung C1S 6pt 148 GSM war, oder das Register so verschoben ist das das Teil wie eine 3D Leinwand ohne den passenden Brillen aussieht, dann ist es Zeit sich überschwänglich zu entschuldigen.

Haben Sie eine 9 aus $999 ausgelassen? Dann fangen Sie an zu Scheiben!
Der Prozess einer Entschuldigung wird ein Teil Ihrer E-Mail Marketing Kampagne wenn Sie einen Fehler gemacht haben der alle Ihre Abonnenten trifft. Wenn Ihr letztes Rundschreiben ein Abonnenten- Spezialangebot für 10,000 11“ x 17“ 4c/4c mit 12 pt 247 GSM Broschüren für $99 angeboten haben und Sie bemerkten das sie die letzte 9 von was $999 hätte sein sollen, ausgelassen haben....müssen Sie nicht unbedingt Bankrott gehen, wenn Sie mit der Ausarbeitung eines bescheidenen Entschuldigungs- E-Mail anfangen.

Jeder muss das Entschuldigungs- E-Mail erhalten.
Haben Sie keinen Zweifel daran, eine Entschuldigungs- E-Mail zu schreiben die den richtigen Ton zwischen reuiger Niederwerfung und die Aufrechterhaltung eine Spur Würde hat, ist eine schwierige Aufgabe. Als erstes, erliegen Sie nicht der Versuchung die E-Mail nur an die die geantwortet haben zu senden. Jeder der das Rundschreiben mit dem fehlerhaften Angebot erhalten haben, müssen die Entschuldigung erhalten, denn Sie können nicht wissen wer noch darauf antworten wird.

Machen Sie die Betreffzeile und die Vorzeile direkt und klar.
„Entschuldigung für das falsch geschriebene Angebot“ ist ein guter Anfang. Kommen wir nicht mal zum Punkt dass ein Drucker sein eigenes Material überprüfen muss so wie er das seiner Kunden überprüft. Die Situation ist eine Katastrophe, deshalb machen Sie das beste daraus.

Senden Sie die E-Mail schnell
Trödeln Sie nicht bis Sie herausfinden wie Sie am besten den schaden unter Kontrolle halten. Schreiben Sie die Entschuldigung so schnell wie möglich und senden Sie sie sofort wie möglich.

Bieten Sie eine Entschädigung an
Da Sie schon Ihren Kunden motiviert haben diese 10,000 11“ x 17“ Broschüren zu bestellen, bieten Sie ihm eine angemessene Menge von Broschüren unter dem Selbstkostenpreis an. Sie müssen nicht spezifisch über Ihre Gewinnspanne sein, aber Ihren Kunden zu erklären das Sie diese Broschüren mit einem drittel des originalen Preises von $999 machen würden, verlieren Sie etwas Geld, aber Sie werden an unmessbarer Kundenzufriedenheit und Respekt gewinnen.

Lassen Sie es vom Vorstandsvorsitzenden kommen.
Egal ob es durch Ihn entworfen wurde oder nicht, vergewissern Sie sich dass die Entschuldigung von ganz oben kommt. Wenn Sie eine Tochtergesellschaft eines riesigen Konglomerats sind, wird die Sendung durch den Präsidenten viel Gewicht haben. Oh, und vergessen Sie nicht zuerst um erlaubniss zu bitten, wenn Sie Ihren Job gerne haben.

Ermutigen Sie Antworten und Reaktionen
Dies ist nicht der Moment um hinter einer „noreply@“ E-Mail Adresse zu sein. Verwenden Sie eine echte E-Mail Adresse die an eine lebende Person geht, und vergewissern Sie sich das jede einzelne Antwort beantwortet wird. Sie könnten auch ein Link zu einem Live Chat oder Feedback Form erstellen.

Fehler können passieren, also seine Sie bereit das Problem zu adressieren. Ein richtige und klare E-Mail Entschuldigungs- Verfahren zu haben wenn etwas unerwartetes passiert, kann Ihen helfen Ihre Reputation schnell zu retten.

 

Veröffentlicht in Tips & Resources, Email Design & Templates, Printing

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