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Shireen Qudosi

十大密技讓團隊合作風生水起

Nov 23 2011, 02:00 AM by

電子通訊已經成為這個世界的基模。近來,許多公司選擇讓各部門遠距合作,而非雇用外包商。現在除了人們不再需要在辦公室工作之外,許多團隊也發現與全國各地的最佳團隊合作有益無害。

團隊合作顯然有許多好處,但也為經理們和各個世代的員工帶來許多問題,他們得加快腳步學著適應。

常見的問題像是時差、缺乏可責性,以及基本的通訊不良問題導致無法開啟或編輯同一份檔案。

然而,團隊合作不需要經歷這麼多的麻煩,它可以是非常輕鬆的交流過程,只要使用下列這些訣竅,就可以使所有參與者皆獲益。

1. 組織團隊:只要先行預防,就可以避免問題發生。藉著仔細篩選團隊成員來進行這個動作。你需要有經驗的團隊成員,那些你可以信任,即使你不在場也會為你效命的人。

2. 面對面接觸:投資一套網路會議軟體以確保不管你在哪裡都可進行面談。你也可以利用智慧型的應用軟體同時進行好幾個專案。

3. 別讓流程複雜化:我不能更強調這點的重要了。越多人參與,經理就越希望看到某種程度的進度表和報告,好讓他們能掌握工作的現況。這不是問題,但問題在於這樣的過程需要涵蓋/更新太多的細節,最後只會浪費大家的寶貴時間。你已經雇用了對的人,就應該相信他們不用你事必躬親也可以完成工作:不然你只是在浪費每個人的時間而已。

4. 相信專業:如果你已經組成了適合的團隊,那麼你知道你已經募集了那些專精在特定領域的人士…你必須退一步,承認你不如他們了解這些專業知識。這種情況在團隊合作牽涉到平面設計師、工程師和數據分析師時特別明顯。他們的工作是技術層面的,若把工作分派給缺乏同等經驗和教育背景的人,只會阻撓專案的進行。

5. 注重電子郵件通訊電子郵件是能最快速通訊和完成工作的媒介,所以你應該時常注意電子郵件更新和通訊。週報和和小型會議也能透過電子郵件進行。如果團隊成員需要旅行或者身處於另一個時區的話,這是特別有幫助的媒介。

6. 設定目標:設定目標對於長程的專案來說是很重要的。在設定目標的時候,試著設定最切實的目標,以免太容易為了專案進度緩慢而氣餒。

7. 建立位階 每個團隊成員都應該清楚每個人的職責。建立位階是必要的。在案子牽涉到三組或三組以上團隊的時候,請確保沒有太多不相干又佔位的中間人,讓你們把時間和力氣都花在互相打電話更新或問問題上。

8. 通訊管理:專案進行的時間越長,參與的團隊/團隊成員也就越多,令人困惑的地方也會越來越多。同時,重要的團隊成員可能會將注意力轉移到其他專案上,而忘記了已達成的協議或現有專案的步驟。藉著分派秘書的角色來追蹤對話和協議,就可以避免這樣的情況。該員工也應該發送專案周報,強調專案目前的進度,以及之前的評估指標和預期成果。

9. 檔案管理專案進行是會有很多檔案來回發送的情況,不管是透過郵件、傳真或者電子簽章。請確保有人會負責整合這些文件。

10. 獎勵成果:團隊合作是辛苦的,經常需要花費大量時間與精力在同一地點獨自工作。請確定在達成里程碑以及有成功的結果後,有人獲得確實的獎勵。有機會的話可以舉辦聚會,但在更重要的是在公開場合表揚並背書。如果你幸運地找到成功的團隊,你會想要再次與他們合作:所以請確定你也讓他們有同樣的感覺。

文章分類 技巧與資源, 網路工具及應用程式, 事業拓展

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