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企業策略:專業的企劃風險管理竅門

Mar 28 2012, 03:18 AM by

所有的企劃都是在熱情中成型的。你拿到了預算、設定了時間表,並劃分好了每個人的任務。但是在進行途中好像總是會冒出無法預見的問題,幸運的話你能堪堪完成,不幸的話就只有整個報銷。根據 Standish Group 的災難報告,31% 的企劃在完成前就被取消,52% 會超出預算,最後可能花掉預估金額 180% 的錢。對常面對失敗或挫折的企業主或企劃經理而言,了解原因並努力找到防治方案非常重要。

不幸的是,這並沒有萬無一失的答案。如果你希望企劃成功,你就需要知道他哪裡可能失敗。成功的企劃管理需要周全的事前風險分析,如此一來,若企劃沒有整個報廢,至少你可以減少損失。最好的方式就是實行風險管理─一種能列出所有可能危及企劃成功的程序─並在計劃的時候把那些因素都列入考量。

企劃能否成功還有三個關鍵因素:時間、品質和資源。若這三個參數在企劃開始後若有任何變化,都可能對企劃進程和呈現造成影響;甚至可能讓客戶心生不滿。一個組織最好能將企劃進程中所有的不確定性都減到最小(延遲、超支、取消…等),若忽視這些因素,結果將不堪設想。
管理風險並防止企劃進程停滯的八個訣竅
如果你有辦法妥善處理風險,你就可以降低(如果無法完全避免)企劃進程的停滯或退後;只需要遵循下列關鍵:
  1. 指認並記錄風險,列成表單。
  2. 判定風險可能發生的形式。
  3. 預估風險會造成的結果。
  4. 將風險依嚴重性排序。
  5. 為各個可能的風險制定相應對策。
  6. 如果無法徹底避免風險,制定可以降低傷害的對策。
  7. 為各對策分配人力和資源。
  8. 監控、檢視並剷除風險。
你的企劃經理需要知道的事
雖然很多頂尖公司傾向與為企劃另聘專業人士來監控企劃進程並管理內部團體和外聘團隊,讓你底下的經理和團隊學會那些確保企劃順利進行甚至超越預期的技巧也無不可。

透明化:讓相關的持股人參與,讓過程保持透明化並建立可信度。鼓勵團隊成員或顧客提出可能的風險,若能在早期發現,風險也會相對減輕。記得定期並清楚地向持股人更新風險的狀況、嚴重程度,解決行動和負責人士。

程序:指認、分析、追蹤、控制、分工合作並討論風險,讓風險管理變成一個系統化的程序。

平衡:你必須了解風險管理是門藝術,但它同時也是一種科學。面對風險時,如何在主觀上預估情勢並採取因應方案是門藝術,但系統化和反覆的風險管理方案與相應的指導方針就是科學了。就像企劃一樣,風險管理是個不斷進化的過程。

溝通:保持溝通管道暢通並且清楚。壓下壞消息只會讓一切變得更糟。br />
結合:結合你的風險管理對策和企劃目標。當你建立或執行風險對應方案時(無論是減輕、避免、轉移,接受風險或制定另一套方案),記得確保所有動作都與企劃目標和組織目標息息相關。

資源:使用正確的軟體工具能讓你的工作進行得更順利。如果你使用的軟體不對,你的風險管理對策就無法仰賴準確的科學,而會因錯誤的人而毀於一旦。

文章分類 技巧與資源, 事業拓展

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