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Software Advice

如何利用 Google 文件建立 DIY CRM 系統

Feb 09 2013, 06:01 AM by

如果你是個小企業主,你很可能從財金到行銷活動都自己管理,而且這些都在預算有限的狀況下進行。雖然你知道你需要一個更好的方式來管理銷售線索,尤其在公司成長階段,但你又還沒錢買一套客戶關係管理系統來和現有和潛力客戶連絡。

在Software Advice,我會幫忙評比市面上大部分主要的
CRM 系統。但事實是市面上很多受歡迎的系統對小型企業主而言都太貴了。為了這些小企業,直接採行DIY方法建立自己的CRM系統可能會更有效率。

建立自己的CRM系統有以下好處:
  • 經(ㄇㄧㄢˇ)濟(ㄈㄟˋ)
  • 有彈性
  • 好用而且個人化

建立自己的CRM系統有個好工具,那就是Google文件。如果你有Gmail帳戶,那你已經可以輕易開始建立自己的CRM軟體。Google文件已經被廣泛作為管理工具使用,衍伸其眾多功能作為客戶管理之用也相對簡單。以下是個快速的步驟教學。
決定誰可以看到,要涵蓋什麼資訊
Google 文件容許所有使用者在任何文件形式中協作,多虧了他們的分享和編輯功能。所以,任何一個人更動聯絡人資訊,整個系統都會同步更改。文件共同檢視者都可以馬上看到改變。除此之外,你也可以監控使用者權限,確保所有使用者都看到正確的資訊。

決定好誰可以檢視並更新CRM系統後,接下來你需要建立一個Google試算表。然後,判斷哪些是需要紀錄追蹤的線索資訊。值得追蹤的紀錄包括:
  • 基本資料 - 公司名稱、聯絡人名稱、電子信箱、電話…等
  • 線索來源 - 客戶如何得知你的公司
  • 下次行動 - 接下來如何追蹤的代碼(例:電話或電子郵件)
  • 聯絡紀錄 - 每次和線索接觸後做的筆記
  • 預估機會大小 - 預估銷售的大小
  • 線索培育階段 - 用數字顯示客戶買單的機率(1 = 知道但沒興趣;4 = 已購買)

記得,這只是初步的清單,你很可能會想要紀錄在你的業界特別需要的資訊。所以可以任意新增任何公司相關的欄位。如果過一段時間後你發現你還想記錄更多資料,大可再新增一個欄位。
學習如何利用試算表功能
使用Google試算表的一個好處是它有很多簡單的排列功能,讓你隨心所欲排序任何欄位。如果你只想要檢視購買機會最大的客戶,只要依「預估機會大小」排序,就可以從機會最大的客戶看到最小的。

或者,如果你想要看有多少公司還在最初步的培育階段。你已經為每筆資料都標上顯示購買階段的數字,但你不知道有多少聯絡人還在1的階段。想要找出所有聯絡人,你可以利用一個叫做”countif()”的功能。它的作用如下:
  • 決定你想要算入的銷售線索範圍(例如儲存格C2到C100)
  • 決定計算儲存格的計入標準(這裡的話是1)

要計算所有還在購賣階段最初階的線索,你可以在儲存格C101用算式:=countif(C2:C100, “1”)。你將會得到所有處於購買初階的總人數。當然還有一大堆你可以用來計算數據的功能,但你現在懂怎麼做了。你可以到Google的說明頁面,查看其他可以在Google 試算表中利用的功能。

有了這個方法,你可以開始有效率地追蹤銷售線索,又不用浪費紙張。而且還免費。另一點額外好處,是你可以在任何其他有網路的地方取得這些資料,因為Google文件的資訊都儲存在雲端。

你有任何其他建立CRM系統的DIY方法嗎?留言分享給我們知道。

文章分類 技巧與資源, 事業拓展, 科技評論

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