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Andrew Maxwell

組織活動毫無壓力的秘訣

May 22 2013, 03:00 AM by

我常常被問到優秀的活動策畫人最重要的人格特質是什麼。當然,就像所有專業人士一樣,一個優秀的活動策劃人有許多特質。但是,如果一定要選一個,我會選擇出類拔萃的組織能力。

常常有人向我問活動規劃的範本。這可能是我網站裡的搜尋第一名。但當我深入檢視這些需求,我開始看到一個模式,然後我發現這些人只想要有人給他們一個「魔法公式」;只要照做,就一定會成功。你可以翻遍網路,在所有搜尋到的活動規劃清單萬中選一;但所謂清單,終歸是要適得其所,方能所用。

所以這些辦出令人難以忘懷的活動的策劃人是怎麼辦到的?讓我們從活動的不同階段開始看。我將其分解成三階段。


  1. 規劃

  2. 宣傳

  3. 執行
規劃活動
個人而言,我特別喜歡規劃活動這個階段。這個階段我可以放鬆自己,任想像力奔馳。不需要反覆推敲。不需要滿腦子邏輯。這個階段的重心就是越多想法越好,只要能舉辦符合客戶要求的活動都好。把所有想的都列成清單!當然這也是你要開始好好運用組織能力的階段。成功的活動策畫人有兩個重要的人格特質:「絕佳的聆聽技巧」和「出類拔萃的組織能力」。

規劃活動開始於W5:誰(who)、什麼(what)、何時(when)、哪裡(where)、為什麼(why)

  • 誰將出席?

  • 他們的期望為何?活動日期為何(你有多少時間準備)?

  • 活動地點在哪裡?地點本身能為活動增添優勢,還是帶來挑戰?

  • 為何客戶要舉辦這個活動?這是關鍵!你的目的是娛樂、教育,或只是想讓人目眩神迷?

活動的規劃階段包括:

  • 建立時間表。

  • 制定預算。

  • 定義活動類型。

  • 依活動類型找出可利用的場地。

  • 依需求挑選人才,組織團隊。
宣傳活動
完成W5的階段後,現在要想想你打算如何宣傳活動。時機在這個階段非常重要。如果你有個健全的許可式電子郵件名單,那你差不多已經可以準備開始宣傳的這一步了。如果你現在還沒有一份許可式名單,那你可要加緊努力打造一份。這會花上不少時間,因為你必須找到可能參加的賓客,並在寄出郵件之前確定他們同意收到來自你的訊息。這就是為何了解所處業界的行銷潮流指標對你而言至為關鍵。你必須對目標有所了解。很多策畫人會選擇和其他公司合作,如Benchmark Email,後者可以幫你監控如上結果。這些公司也有優秀的行銷範本。你不需要每個地方都花功夫自行摸索。只要記得,你的目標是製作一封目標讀者會真正打開並閱讀的精美行銷電子報!在製作行銷電子報時,需考量以下因素:

  • 你的呼籲行動是什麼(例:吸引讀者取得早鳥優惠)?

  • 你的開啟率、點擊率及「取消訂閱」是否優於同行平均表現?

  • 你有和讀者互動嗎 (他們有沒有點擊宣傳活動的電子報連結,想要取得更多資訊)?

  • 大部分的人都需要多被點(只是譬喻,不需要真的點)幾次才能把訊息放在心上。重要的是在策畫行銷電子報時,每次都要引起他們的興趣。這些郵件必須足以(當然)讓他們報名註冊。在這個階段,監控取消訂閱的數字相當重要。如果郵件本身不夠好,取消訂閱率可能會攀升。

  • 你有利用什麼其他管道來宣傳活動(社群媒體、紙本郵件、網路…等)嗎?
活動執行
一般而言,活動執行中必須和許多不同的廠商合作。這就是溝通技巧派上用途的地方。關鍵在於聆聽!所有活動的參與執行人士都了解客戶的期待是最重要的。活動執行的關鍵因素如下:

  • 親自和各廠商確定他們的用途與時間。設施的事前檢查(整潔、燈光、廁所及服務人員…等)。在場地裡走一圈,所有東西都檢查一遍。細節!細節!細節決定成敗!

  • 事前會議,確認每個人的角色並傳達所有大家都應該知道的最新消息。我會確保所有團隊成員都知道顧客的長相,並認得出所有將出席的VIP賓客。智慧型手機在這方面很有用。

  • 再次確認非人為控制的因素(天氣狀況、交通狀況…)並準備好可以端上場面的備案。

人說惡魔藏在細節中。策畫成功活動的關鍵大部分仰賴於活動策畫人的組織能力。重點在於將活動劃分為三個部分;規劃、宣傳,還有執行。這就是經驗老道的活動策劃人的不同之處。一切都在於細節。

文章分類 Benchmark Series & Contests, Event Marketing, A Series on Fortunate Events

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