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Richard Vohsing

為何我的電子郵件會進入垃圾信件匣?

Feb 15 2013, 06:01 AM by

我幾乎沒有一天不被問到這個問題。以各種層面而言,這個問題就是我現在在 Benchmark Email 這個職位上的原因;確保你的電子郵件準確抵達收件匣,是我們服務的終極目標。回答這個問題並不簡單。郵件傳輸有太多必須測試的變數,而答案往往是多個問題的結合,並無法單一解釋。
1) 是發送還是收件的問題?
解決的第一步,我會定位問題是出於寄件方或收件方。要測試這個,我有一條各大免費電子郵件服務供應商的測試信箱列表:Gmail、MSN、Yahoo!、AOL、mail.com…等等。(我有大約五十個測試專用的電子信箱。)測試信寄出後,我就會研究我的電子郵件是進入每個測試信箱的收件匣或垃圾郵件匣。這能幫我決定問題是否與特定網域相關。如果除了 Gmail 每個測試信箱都正常,我就要把精力集中於 Gmail。

事實上,任何一家大型 ESP 業者發生此類傳送問題都很罕見。通常而論,如果問題牽涉到網域,收件方網域會是私人網域(舉例而言:mycompanyname.com)。以私人網域而言,原因通常是防火牆或保全系統強度太高,這只要使用白名單或啟動信任寄件人選項即可解決。在較少見的情況下,若問題涉及特定的大型 ESP 業者,我會要我們的開發人員進行更進一步的調查。

如果你發現不是單一網域的收件問題,而是多個網域的問題,那就可能是寄件方的問題。在這樣的情況下,我們就可以前進下一步。
2) 你的電子郵件裡有什麼?
我的第二步是檢查電子郵件內容。有什麼關鍵字嗎?拼字錯誤?主旨沒問題嗎?寄件人是誰?我可以花一整年的時間列出無數個可能性,但就像我先前提的,你必須運用常識,想像自己是一個全新的寄件人。想想他們會怎麼反應,並依此重新編輯你的電子郵件。另一個不錯的解決方式,是發送測試信給朋友或同事,問問他們的意見。得到的建言越多,你的電子郵件就會改得更好。
3) 進入技術層面
當以上對策都失敗時,就必須以技術層面介入解決問題;這會包含 SPF 紀錄、DKIM 認證和信譽問題。寄件方策略框架(SPF)基本上是在讓網域標明誰有代表其發送電子郵件的公開提醒。它的目的是預防某網域未經你的許可就發送詐欺郵件。雖然比較小的帳戶通常不需設定 SPF,但他們有時候的確能解決傳送的問題。

如果你讀過我所寫關於
DKIM 認證的文章,你就知道 DKIM 是個確保電子郵件真實安全性的加密方式。以 Benchmark Email 而言,我們所有的電子郵件都是在 1024 位元以上的認證保護下發送,所以我們的客戶絕對不需擔心因 DKIM 而產生的傳送問題。

最後,談到信譽,這是電子郵件傳送中最困難的一個面向。你無法從一到一百分打出一個分數來代表信譽。每個 ISP 或 ESP 都有他們自己針對寄件 IP 和電子郵件位址所做的信用評等列表。也因為如此,要完全精準地判斷出信譽是不可能的。這聽起來很可怕,但只要記得,你的信譽和你的電子郵件行銷作法息息相關。一旦我們知道問題跟信譽有關,那我們就知道該如何解決這個問題;改善發送的方式,以較健康且有效的做法重新開始。

文章分類 技巧與資源

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