减少邮件处理时间
您是否花费太多时间处理邮件？
每天有数十亿封邮件发送出来，不难想像光是阅读和回复邮件就倍感压力，甚至没效率。
当然，邮件在我们日常联络不可或缺且多样化的一部分，从客户服务到内部协调各方面提供支援。然而，不可否认的是，处理电子邮件整体来说是一项反应性工作，有时会分散我们对重要工作的注意力。
对于营销人员而言，EDM 营销自动化软件让邮件处理更有效率。但是，究竟该如何做才能在与客户以及同事沟通的邮件上更省时呢？
以下五个小撇步帮助您提高邮件工作效率。
1.设定邮件检查界线
若您时常由于邮件而分心，别担心，很多人跟您一样。最近一项调查显示，比起查看社群媒体和处理家事，30%的远程上班族表示，邮件扰乱工作更为严重。
您不知不觉间在邮件上浪费许多时间。请使用以下小撇步设定界线，训练自律。
关闭通知
您有多少次停下手边工作，只为回覆一封不是很急的邮件？
邮件是一项反应性工作。一听到邮件通知铃声「叮」，我们的思路立即被阻断。关闭通知铃声可防止我们分心。
「但是，我知道你一定会问」，「要是错过重要邮件怎么办？」，请继续往下看 。
间隔一段时间检查收件匣
请摆脱您必需透过邮件随时待命的想法。依据 Adobe 电脑软件公司指出，只有 59% 的工作邮件有实际作用。其他研究报告表示，只有 41% 的同事指望您一小时内回复邮件，剩下 59% 的同事不介意等待！
请建立工作流程图（选用工作流程模板）记录您的工作流程，帮助您确认何时最适合检查邮件。请勿在处理重要工作时安排邮件检查，仅在收到紧急邮件时（需要立即回复）才中断您的行程安排。
首要法则是每天安排 3 次邮件检查：早上、午餐前/后、下班前。
请勿回复每封邮件
说真的，不是每封邮件都需要回复。请将广告推销、副本邮件、简短回复等不重要的邮件归档或删除。谨记，您发送的邮件越多，您收到的邮件就越多。
2. 建立范本
我们发现自己有时重复撰写相同内容的邮件。与其每次都从头开始编写这些邮件，不如建立邮件模板。
企业一直使用范本作为文案工具。对于写给同事的邮件，您只需输入一般回复，存到您的邮件范本。
下例可用来回复同事请求的模板：
[姓名]您好：
感谢您的邮件。 [时间/日期] 前完成工作没问题。
若是急件，敬请告知，我会尽快交件。
[你的名字] 敬上
请妥善命名和分类模板，必要时可更新或删除。在杂乱无章的众多模板中搜索，就像从头开始撰写邮件一样耗时。
建立 EDM 营销模板也可节省大量时间。依据近期 Litmus 报告，邮件设计是 EDM 营销中最耗时的任务。
许多免费的邮件模板供您使用，减少您在建立电子报、促销邮件等所花费的时间。最好的邮件产生工具可完全客制化邮件范本，提升品牌一致性，同时减少建立邮件的时间成本。
3. 保持邮件简洁有力
撰写邮件不需华丽文笔，或是详尽描述。冗长内文不易阅读，容易产生误解。很有可能最终徒劳无功。
请保持邮件简洁明了，并提供您希望收件人下一步做什么的简单说明。这样做可减少邮件往返。话虽如此，个性化邮件仍然相当重要，别忘了保持友好和礼貌。
4. 收件匣切忌杂乱无章
「收件匣视而不见」不仅是一种影响消费者的现象，若您时常收到大量不相关的工作邮件，要是您对这些邮件置之不理或不妥善分类，很有可能会不小心忽略重要邮件。
同样地，随着收件匣邮件越积越多，寻找所需邮件变得更加令人沮丧。您得一封一封搜索邮件，有时深入收件箱深处，东翻西只为了找到想要的那封信。
依据 Mail Manager 研究，73% 的人花费太多时间找出特定邮件。 56% 的人对于寻找邮件感到沮丧，而 70% 的人认为寻找邮件是消耗他们极大生产力的其中一件事。
为了减轻无效率带来的压力，请遵循以下收件匣分类和去芜存菁的方式。
建立文件夹
您可建立文件夹或标签（如果您使用Gmail）分类邮件。确定您的主要以及次要类别，并将邮件分类至合适的文件夹。
使用过滤器
邮件过滤器依据预设规则自动管理邮件。您可选择将特定地址寄来的邮件移至特定类别，或将特定关键字的邮件移至特定文件夹。
您可将邮件过滤器当作条件配置。例如：
- 如果收到 clients-email@gmail.com 的邮件，主旨包含「问题」，接着将该邮件分类至「我的客户*」文件夹。
- 如果收到 my-friends-email@outlook.com 的邮件，接着将邮件分类至「私人」文件夹。
- 如果收到 nuisance-email@gmail.com 的邮件，接着将邮件直接丢到垃圾信箱。
将已读邮件移出收件匣
并非所有邮件都符合过滤条件。请养成习惯，将不相关或无法分类的已读邮件从收件匣移到分类文件夹中或垃圾文件夹。不要重复阅读邮件，只为决定邮件重要与否。
取消订阅不必要的电子报
您的收件匣中有多少未读的营销邮件和电子报？
有许多人订阅博客文章却从不打开邮件阅读。我们虽然不用花时间回复电子报，却时常把时间花在一堆邮件中打转。另外，52%的人承认工作时每隔几个小时检查一次私人邮件。看到收件匣有封主旨为「夏季30%折扣」的邮件，您肯定会分心！
发狠退订您不参与互动的邮件。与您工作无关的邮件名单(但您仍然喜欢接收这种邮件)，请使用过滤器直接将邮件分类至不同收件匣。您什可考虑建立一个与工作毫不相关的邮件地址。
5. 推广替代联络方式
众多企业将客服中心转为云端联络中心有其原因。单一联络方式已不足够。不过，您是否心有疑问，什么是云端联络中心？它是一套全方位工具，使企业以各种管道与客户无缝沟通，包括电话、邮件、即时通讯、简讯等。
邮件是一种强大的通信工具，但它也有缺点。最大缺点在于不能有效地详尽解释，或说明复杂的概念。您最终会混淆收件人并陷入无止尽的邮件对话。
如果一封邮件需要冗长回复，请使用另一种沟通方式。这需要您提高全方位管道客户服务能力，以便客户可以透过不同管道与您联络，无需重复问题。
电话和视讯聊天非常适合交流复杂的想法。另一方面，即时线上聊天或社群媒体私讯更适合快速解决问题。依据 Commbox 研究，与邮件相比，客户更喜欢使用聊天机器人、Facebook、Whatsapp和短讯。
您应该持续以不同管道推广替代联络方式，以达到最佳效果。例如，将您的联络电话放在邮件签名栏可鼓励客户致电。
同样地，若人们狂打您的公司电话，只为询问常见问题（如送货或退货政策查询），您可使用互动式语音操作(IVR)软件将他们引导至网站的常见问题区。 （什么是IVR？这是一种自动电话系统技术，可依据预设规则分类来电，类似邮件过滤器）。
您拥有的联络方式越多，处理邮件的时间就越少。
结论
回覆邮件可能是您工作的重要部分，但若不设定界线，可能导致工作拖延。界线不清楚加上收件匣杂乱无章，最后发现自己不知所措且效率低下。
只要一旦您开始订定例行程序（并改掉坏习惯），管理邮件便可融入您的生产力。使用上述方法，例如保持邮件简捷有力、善用邮件范本、清理收件匣和利用替代管道，您可减少处理邮件的时间，专心在您喜欢的工作上。
作者简介
Richard Conn 是 8×8 的开发商机资深总监，该公司是通信平台翘楚，具有整合联络中心、语音、视讯和聊天功能。它也为小企业提供优质云端电话系统。身为业界领导，Richard 位处以分析和结果导向的数字营销产业，在竞争激烈的 B2B 环境底下，大幅改善投报率。 Richard Conn 也发表 ZoomShift 软件及更新的文章。请浏览 Richard Conn 的 LinkedIn。
