Der Ausdruck „Der Inhalt ist der König“  wurde mit dem Aufstieg der Blogs. Doch die Idee, dass interessante Inhalte wirklich ein verkleideter Marketing-Genie sind, war bereits ein verstandene Tatsache, wenn es um Weißbücher ging. Neben Blogs ist ein Weißbuch irgend ein Dokument das mit dem Ziel ein Problem zu lösen geschrieben ist. Am Anfang wurden diese durch den Staatlichen Sektor angewendet, Weißbücher wurden populär in der Technologie und nun machen Sie in fast jeder Industriebranche Ihre Runden.

So, wie verwalten Sie eine Masse von Weißbüchern?

Die richtige Dokumenten Verwaltungssoftware kann das machen. Aber es gibt öfters eine Verwirrung zwischen Inhaltsverwaltung Software ( Content Management Software, CMS) und Dokumenten Verwaltungs- Software (DMS). Kurz gesagt, CMS ist für das Organisieren und das Verbessern der Zugänglichkeit Ihres digitalen Inhaltes. Auf der anderen Seite, DMS ist um zu archivieren, verfolgen, und Verwaltung von Dokumenten während Ihrem Lebenszyklus. Dokumente in einem DMS können beschrieben, überarbeitet und aktualisiert werden. DMS bietet interaktive Fähigkeiten die CMS einfach nicht anbieten kann.

Das richtige DMS kann nicht nur die Qualität Ihrer Weißbücher verbessern, sondern auch seinen Inhalt, was die Effektivität Ihres Weißbuches als Werkzeug in Ihren Marketing Bemühungen verstärkt. Sehen Sie sich die beste Auswahl hier an:

KnowledgeTree – Man kann viel mit dieser Software machen, aber wenn es um Weißbücher geht, bietet KnowledgeTree sehr viel an. Sie können nach Dokumenten mit einem Projektnamen, Datei Typ, Metadata, und Stichworte im Inhalt suchen. KnowledgeTree arbeitet wie ein Cloudsystem indem es Ihnen erlaubt an Ihre Dokumente von überall zuzugreifen, selbst von Ihrem Handy. Zuzüglich, jede äbnderung die durch Sie oder Ihrer Mitarbeiter durchgeführt wird, werden sofort synchronisiert sodass jede Version Aktualisiert ist. Ich mag persönlich die Alarm Feature. Mit so viel Projekten, würde es mir gefallen das alle meine Dokumenten Zusammenarbeit wie eine Überprüfung oder eine Frist Alarme geben.

KnowledgeTree ist auch recht erschwinglich, mit „Professionellen“ Paketen für $95 im Monat, „Team“ Pakete für $295 im Monat und „Company“ Pakete für $475 im Monat.

Docsvault Docsvault ist noch eine tolle Software die Sie alleine oder in Verbindung mit KnowledgeTree anwenden können. Docsvault, was auch eine Dokumenten Verwaltung Software ist, hat auch viele der gleichen Features wie Dokumenten Zentralisierung und digitaler Dateien zugriff, gezielte Suchen und verbesserter Arbeitsablauf durch Fernzugriff. Allerdings erlaubt Docvault Ihre Dokumente durch Benutzer Kontrolle zu sichern. Was ich persönlich am liebsten von Docsvault habe, ist die Möglichkeit alle Papiere in durchsuchbare digitale PDF Dateien umzuwandeln. Allerdings, als Kleinunternehmer, müssen Sie überlegen ob Ihr Budget den Preis von $525 ertragen kann.

Wenn Sie einer der Unternehmensbesitzer sind die sich eine Vielfalt ansehen will bevor sie irgend eine Entscheidung treffen, dann sollten Sie sich Dokmee. ansehen. Dokmee hat Such- und Abruf- Features, Versions- und Arbeitsfluss Kontrolle.

Docmee Home beginnt bei $199, was ich als einen heftigen Pries ansah. Wenn Sie etwas Kostenloses suchen dann sehen Sie sich OpenDocMan, an, das sich über seine 15000 Benutzer im letzten Jahr rühmt. Kostenlose Software allerdings hat seine Einschränkungen. OpenDocMan bietet nicht all die tollen Vorteile die z. B. KnowledgeTree hat, an. Sie erhalten eigentlich nur eine zentralisierte Speicherung die Möglichkeit Änderungen zu verfolgen, und den zugriff von Zweiten und Dritten zu limitieren.

Wenn Sie ein Weißbuch Anfänger sind, sollten Sie lieber mit dem rechten Fuß anfangen, wenn es darum geht Ihre Dokumente zu verwalten. Und wenn Sie ein Profi sind, dann weden sie die Vorteile eines tollen DMS System sehen das in Ihrem Projekt Verwaltung Notwendigkeiten eingebettet ist.