Sólo hay una forma de estar absolutamente seguros de que usted está completamente preparado para cualquier eventualidad en la planificación de su próximo evento y que está invirtiendo fuertemente en las bolas de cristal. A falta de la capacidad de predicción temporal, hay algunos pasos que puede tomar en cuenta para mantenerse al margen de algunas de las grandes incógnitas que podrían dinamitar su próximo evento. No debe tentar a los dioses de un clima cambiante.

Nadie en la Tierra puede pronosticar cuándo un desastre natural acabará con toda la infraestructura para su próximo evento, pero hay algunas estrategias que puede seguir para minimizar su impacto. Antes de reservar un lugar debe comprobar la elevación y mapas de inundación. Usted no tiene que ser un productor que reservamos de Calgary este verano para darse cuenta de que es muy difícil de poner en un evento cuando la octava fila de la arena está bajo el agua. Las precauciones similares se deben tomar para los lugares con Tornado Alley y ciudades de la Costa del Golfo durante sus respectivas temporadas tormentosas. Aunque algunos han elogiado como un paso audaz para brindar reconocimiento a la ciudad de Nueva York a los aficionados al fútbol, por la reserva del Super Bowl XLVIII en Meadowlands con un estadio al aire libre de Nueva Jersey el 02 de febrero de 2014 todo es un fiasco a punto de ocurrir, ya que no es en absoluto inusual para esa área estar cubierta por tormentas de nieve a principios de febrero. Si no se tienta a la suerte y los dioses de un clima en constante cambio, tendrá una mayor probabilidad estadística de ser capaz de lograr un evento exitoso sin forzar una cancelación.

Usted no quiere que sus espectadores queden atrapados en el tráfico cuando el evento comience

Cuando usted está planeando un evento que cuenta con una asistencia prevista en las decenas o incluso centenares de miles de espectadores, tiene que pagar por una muy especial atención a la logística de cómo todas estas personas van a llegar a su lugar, donde van a parquear el coche cuando llegan allí, y cómo van a ser capaces de hacer su camino a casa. Si usted está reservando un lugar que está acostumbrado a acoger 5,000 asistentes, pero ahora que está esperando atraer a diez veces ese número, va a encontrar que no sólo no tiene el suficiente estacionamiento, pero que también están empujando la capacidad de los sistemas de transporte público a su punto de ruptura. Sólo puede caber tanta gente en un autobús o un tren del metro, y a menos que usted haya conseguido sacar un número de magia con la comisión de transporte de la ciudad y el aumento de su frecuencia en el horario de diez veces mayor, usted tendrá como resultado un montón de gente fuera de la celebración de entradas para el evento que ha quedado atascado en el tráfico durante una hora o más después del comienzo del show.

Todos los mensajes en línea de su evento deben ser moderados

Puede parecer un anatema para el espíritu del libre intercambio de ideas sobre las redes sociales que rodean la promoción de su evento, pero hay un caso fuerte para afirmar que todos los envíos individuales y Twitter serán moderados y dar luz verde de antemano por su equipo de gestión. Todo lo que necesita para bombardear todo un acontecimiento es sólo una frase mal concebida y publicarla en línea, ofendiendo a un grupo identificable racial, religioso, interés especial, u otros, o tomar una posición controversial en un evento político o de otro tipo actual. Antes de que usted afirme que no puede pasarle a usted, que le ha sucedido a muchos otros promotores y productores y el resultado no ha sido bastante bueno. No sólo las publicaciones de las redes sociales de su propio evento deben ser pre-aprobadas, sino también las de los presentadores principales y demás personalidades. A pesar de que la “estrella” de su evento no puede reclamar con eficacia para hablar por su gestión, todavía habrá una identificación percibida con su espectáculo en la tormenta pública que rodeará sus declaraciones despectivas que se destinen o no.

Hay miles de cosas que pueden salir mal en un evento que usted no puede planear, pero si usted es capaz de ser proactivo y tomar algunas medidas importantes como administrar a los asistentes, las ventas de boletos en línea realizando correctamente su marketing para eventos,  para obviar algunos de los más graves problemas, que estarán en gran forma para celebrar el éxito de su evento y al final brindar por él mismo.