He leído casi todos los artículos sobre la administración del tiempo. Sin embargo, los mejores dos consejos los aprendí en una reunión interna que tuve la oportunidad de participar.  A pesar de lo que usted ha oído hablar sobre administrar el tiempo, o ha intentado usted mismo aprender, las dos formas más importantes para entender el tiempo es a través de (1) la matriz de acción prioritaria y (2) el bloqueo del tiempo.

Podría decirse es una fórmula basada en el principio de Eisenhower “urgente / importante”, la matriz de acción con prioridad (Matrix AP en inglés) nos obliga a evaluar la tarea en cuestión.  Eisenhower había dicho: “Tengo dos tipos de problemas: lo urgente y lo importante.  Lo urgente no es  importante, y lo importante no es urgente.”

The Matrix AP lo lleva un paso más allá al guiarle para que usted pueda responder a las tareas basadas en un sistema de cuadrantes. (I) El cuadrante superior izquierdo es para las “victorias rápidas”;  (II) la parte superior derecha es para los “grandes o principales proyectos”;  (III) de la parte inferior izquierda es para “llenar”;  (IV) y la parte inferior derecha es para “tareas desagradables”. Verticalmente, el cuadrante se mueve hacia arriba hacia un mayor impacto, comenzando en la parte inferior de la “baja” y se mueve hasta lo “alto”.  Horizontalmente, los cuadrantes se mueven a través de izquierda a derecha, comenzando en la parte inferior izquierda de la “baja” y se mueve a través del derecho a la “alta”

The Matrix AP está diseñado para guiarle en la toma de decisiones inteligentes para que usted sea capaz de realizar sus tareas y las solicitudes de los clientes o compañeros de trabajo de manera eficaz y eficiente. En en cuadrante de “victorias rápidas”, por ejemplo, son cosas que puede actuar rápidamente para lograr una “victoria” de un cliente.  El cliente lo reconoce de inmediato y está satisfecho con el resultado. “Los grandes proyectos” son como maratones – una gran cantidad de trabajo, pero vale la pena con una estrategia productiva. “Llenar” es algo que realmente cualquiera puede hacer y que sólo hay que hacer, y las “tareas desagradables” son tareas que necesitan hacer, pero que realmente no van a ser recompensados ​​o incluso reconocidos por lo que han realizado.

Una manera más simple para ver la Matriz de Acción prioritaria es considerar cada cuadrante simplemente en términos de impacto y esfuerzo:

Cuadrante I: “Victorias Rápidas” – Alto impacto, bajo esfuerzo
Cuadrante II: “Proyectos Principales” – Alto impacto, alto esfuerzo
Cuadrante III: “Llenar” – Bajo impacto, bajo esfuerzo
Cuadrante IV” tareas desagradables” – Bajo impacto, alto  esfuerzo

Cuando usted puede ver el nivel de impacto versus el esfuerzo que supone, tendrá una mejor idea del valor de cada cuadrante contra la inversión requerida de usted.  Así que la próxima vez que un trabajo entre, un cliente solicite un proyecto, o un compañero de trabajo cae en su regazo, piense de cada uno y decida dónde en este cuadrante puede poner a cada situación.  Si se trata de una victoria rápida, y luego debe trabajar para noquea rápidamente.  Uno siempre quiere ganar, ya que es algo que tiene un valor alto con poca inversión o esfuerzo requerido.  Si se trata de un gran proyecto, entonces, programe ese proyecto y cree hitos para ayudarle a alcanzar su meta.

Los grandes o principales proyectos pueden llegar a ser complicados; se necesita gran cantidad de su inversión y de los clientes porque no se ve el valor hasta el final. Hay que esperar mucho tiempo para ver una victoria por lo que este cuadrante puede ser un reto para muchos clientes y los hace reconsiderar su valor o decidir tirar algo más en su carga de trabajo, ya que sienten que no van a obtener resultados o por lo menos no están viéndolos todavía.  Para evitar cualquier vacilación por parte del cliente, y para mantener el control de su carga de trabajo, trate de hacer hitos compartidos para proyectos de mayor envergadura.  De esta manera el cliente tiene una idea de qué esperar durante todo el proceso y puede hacerles ver que el incremento de ganancias es proporcional a las metas propuestas.

En cuanto a “llenar”, es una pérdida de tiempo hacerlo usted mismo a menos que sea absolutamente necesario.  Lo mejor es dar esta tarea a otra persona. Delegue a un interno o externalize esta función si puede.

Finalmente usted tiene las “tareas desagradables”,  estas tareas se deben hacer,  a menudo requieren mucho tiempo, y es desagradable.  El truco para tratar con el cuadrante IV es evitar estas tareas trabajando en equipo o encontrar una manera de sacar la tarea de este cuadrante si tiene valor.