Si usted es un planificador de eventos, seguramente ha tenido unos 20 momentos de pánico antes y durante cada uno de sus eventos. Hay cerca de una docena de cosas que pueden salir mal en un evento.  Nos encantaría que todo estuviera bajo nuestro control pero algunas de estas cosas simplemente no se pueden evitar; sin embargo, la mayor parte si se puede preveer. La precisión quirúrgica en la planificación y la combinación adecuada de factores y la neurosis puede conseguirle el evento perfecto. Por suerte para usted, a continuación le presento varios consejos. Lo que otros podrían llamar un complejo limítrofe de Napoleón, que yo llamo años de práctica perfeccionada en hacer que las cosas no salgan mal.

Yo no lo llamaría evento de dictadura, sin embargo. Al igual que cualquier líder que sintió el deber lo llamó para aumentar en el caso de un vacío de liderazgo, yo diría que este liderazgo del evento es: 3 reglas que debe seguir en la planificación de eventos para dominar a la competencia.

Evernote – Estoy obsesionada con Evernote. Podría decirse que es el mejor software en la nube jamás creado… y es perfecto para la organización de eventos también. Como Anjelika Templo de acciones Brit + Co dijo en una publicación titulada ” 8 maneras de utilizar Evernote para planificar su próximo gran evento“, la aplicación se puede utilizar para crear perfectamente las categorías de eventos fácilmente identificables por lo que toda la información y los recursos están bien escalonadas y de fácil acceso por cualquier colaborador del evento online a través de la nube y compartir características de Evernote.  Básicamente, no puede fallar si está bien versado con esta aplicación. Usted simplemente no puede ser desorganizado.

Vendor – Ningún evento es una demostración de un hombre, a pesar de que he visto un montón de gerentes que piensan que un hombre puede soportar. Una persona puede, claro, si se les da un presupuesto para delegar responsabilidades a las personas debidamente cualificadas. Tomemos como ejemplo el hecho de que usted va a necesitar el trabajo de diseño gráfico, una floristería, una empresa de catering, fotógrafo, entre otros profesionales. Sólo hay algunas cosas que puede hacer usted mismo. Por ejemplo, mientras que yo podría diseñar invitaciones, sé que mi tiempo y energía se invertirá allí cuando yo puedo contratar a un proveedor de confianza que pueda trabajar dos veces más rápido y obtener un producto final mucho mejor. Lo mismo es funcional para cualquier proveedor. Si usted está demasiado ocupado con la microgestión de cada paso de la realización del evento, usted no tendrá lo que se necesita para reunir todo el evento porque estarás demasiado centrado en cada pieza.

Ubicaciones – Tener un evento fuera de las instalaciones puede ser una cosa difícil por dos razones: la primera es la logística. Es muy fácil pasar por alto lo que hay que transportar y cómo eso va a pasar cuando todo tiene que ocurrir de forma remota. Una lista de control rigurosa y asegurarse de que cada persona está informada de forma individual (por escrito) es una forma de superar ese obstáculo. El segundo problema es la falta de control que tiene sobre el lugar. Aquí es donde usted quiere ser neurótica(o) y ejecutar cada problema potencial más allá de la gerencia de la organización. También quiere tener sus condiciones contractuales que afirman su derecho a una carrera a través del día anterior. Esto le permite solucionar los problemas de pre-evento, como la iluminación, el sonido, el diseño, el fotógrafo, el estacionamiento, la caseta y la marca, el tráfico – lo que sea y que probablemente va a ser un problema en un momento u otro. Tenga en cuenta que si usted tiene un gran vendedor, va a ser capaz de anticiparse a los problemas y encontrar soluciones sin su delegación.

Poner en práctica estos tres consejos le dará a cualquier persona el éxito para realizar su marketing para eventos y obtendrá la capacidad de reconocer lo que hace exactamente un evento de nivel superior. Muchas personas están confundidas acerca de eso y se pierden la marca en tantas oportunidades. Un evento no es sólo una feria o una conferencia; puede ser el lanzamiento de un producto, un mezclador, una casa abierta, o una oportunidad de hablar y capturar clientes compromtidos. Cuanto antes se reconozca la cara de un evento, más pronto se puede optimizar cada una de estas oportunidades.