Esta semana, tuve el privilegio de escuchar una presentación de Mind Tools llamada las 7 C de la Comunicación.  El valor de esa presentación no fue tanto en los componentes individuales, sino más bien en la conversación que se deriva del equipo basado en la presentación.

El primer componente es la claridad. Por supuesto, como todo el mundo sabe, es importante comunicar claramente su idea. Lo que muchos no consideran es que haciendo esto significa que no debe tirar las ideas que se apartan de su mensaje. Así que cuando usted tiene algo que decir, si se trata de una comunicación por correo electrónico o un mensaje verbal, asegúrese que cada punto se refiera a lo que sigue del mensaje y no pierda coherencia. No importa lo grande que parezca, si un punto específico no encaja con su mensaje central, entonces, sólo guárdelo para un momento más apropiado.

Su mensaje central también debe ser de sólo uno o dos mensajes clave. Cada pieza de la comunicación debe tener un número limitado de palabras para no  confundir al lector o al oyente. Idealmente, usted quiere limitarlo a un mensaje a la vez, pero eso no siempre es práctico.

Otra parte de ser claro en las comunicaciones es asegurarse que el destinatario no tiene que leer entre líneas o hacer suposiciones sobre su mensaje. A veces, se hacen suposiciones tanto por usted o su destinatario, especialmente en los casos en que su audiencia no esta exactamente en el mismo nivel que usted. Por ejemplo, pregunte si ¿existen implicaciones culturales? También pregúntese si su público tiene el mismo nivel de conocimiento de la industria o de la terminología como usted lo hace. Sino, entonces usted debe ampliar o reducir proporcionalmente según sea necesario.

El segundo componente es ser conciso.  Ser conciso es sobre centrarse en un punto y mantener su mensaje breve. Los redactores (y ahora incluso los usuarios de Twitter) están familiarizados con la regla del límite de palabras. Como redactor por ejemplo, el límite debe estar dentro de las 150 palabras o menos, realmente ayuda a llegar al punto de forma precisa y sin lenguaje relleno. El caso en cuestión, es estar consciente del por qué debe ser breve y cómo se puede limitar las palabras para enfocarse en un objetivo:

Usted quiere llegar al punto rápidamente para que su lector pueda tomar una decisión correcta en un lapso corto de tiempo.

Lo complicado de ser conciso, aunque se trate de si desea o no repetir el mensaje. La regla de oro es no; decir lo mismo dos veces. Sin embargo, yo diría que cuando hay un mensaje que requiere una gran cantidad de información, es siempre una buena idea repetir el elemento de acción importante al final y subrayarlo. Subrayar importantes piezas de información ayuda a atraer la mirada a lo que realmente importa, especialmente en comunicaciones por correo electrónico.

El tercer componente es mi favorito, y es acerca de ser CONCRETO. Cuando el mensaje es concreto, su público tiene una idea clara de lo que les está diciendo. Usted les está ofreciendo atención de calidad láser y un mensaje sólido para actuar en consecuencia. Pero un mensaje concreto no trata sólo de los hechos; se trata de la vinculación entre los hechos con las emociones que lleva a la gente a actuar porque encuentran valor en lo que su mensaje está diciendo. Si se puede destacar el componente de valor – en cualquier cosa, desde un eslogan, a un discurso de ascensor, a un sitio web – garantiza su éxito al conseguir que los demás inicien la acción.

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