Se estima que unos 108.7 millones de correos electrónicos son enviados a diario. Cerca de 40 horas de trabajo se pierden cada año debido a la sobrecarga de correo electrónico. Añadiendo a esto que la sobrecarga del correo electrónico es uno de los mayores obstáculos para el lugar de trabajo cuando se trata de administrar nuestro día a día.

Es posible presionar a través de la rutina del correo electrónico y llegar hasta el hackeo de los correos electrónicos para aumentar la productividad. He aquí cómo puedes hacer eso.

Las tres cosas que estás haciendo mal

No hay absolutamente ninguna razón por la que debes revisar cada correo electrónico que llega a través de tu bandeja de entrada. Sin embargo, la mayoría de los empleados dicen que se sienten presionados a responder a los mensajes de correo electrónico de forma rápida – en particular los de los entornos de oficina de ritmo rápido, como tecnología, nuevos medios de comunicación y la creación de empresas. No tiene por qué ser así y de hecho no debería ser así, esto causará varios problemas si así es cómo enfrentarás tu día.

En primer lugar, si tú estás revisando cada correo electrónico que entra a tu bandeja, estás distrayéndote y dejas que alguien más dicte tus prioridades. En segundo lugar, revisar todo a la vez significa que estarás más propenso a no reconocer que correo es importante y cuál no.  El hecho que hayas comprobado los mensajes, no significa que estés siendo proactivo y eficiente. En tercer lugar, estás configurando a clientes y colegas con expectativas muy altas y poco realistas. Tú estás entrenándolos para lograr la satisfacción inmediata y actuar como la servidumbre, que viene corriendo a ellos siempre que llaman al timbre proverbial. Es ridículo. Dejar de hacerlo.

Dos cosas que puedes hacer si en tu oficina están obsesionados con el correo electrónico

Si estás en un entorno donde el tiempo de respuesta para un correo electrónico es crucial o estás siempre en busca de correos electrónicos de ciertos remitentes, hay un par de cosas que puedes hacer para manejar mejor tu tiempo.

En primer lugar, debes establecer notificaciones emergentes (pop-up) de correo electrónico en el escritorio o en el teléfono. Yo prefiero tener el pop-up en mis teléfonos de modo que aparezcan en una pantalla limpia e ininterrumpida.  Personalmente, voy a mi monitor y hay altas  probabilidades que los mensajes pop-up se pierdan. Tú serás capaz de ver los mensajes simplificados apareciendo en tu teléfono, lo que te permite ignorar lo que no es necesario para un momento posterior y responder a lo que es más urgente.

Si todo tiende a ser urgente en esta cultura organizacional exige una respuesta más rápida, entonces, elabora una respuesta que permita a la gente saber que tú has visto su correo electrónico, pero que pronto darás un seguimiento a cualquier pregunta que tengan. De esta manera, has hecho tu debida diligencia, pero también no has perdido las células del cerebro que tratan de saltar en esta tarea en ese momento. Wrike es una herramienta muy funcional para cualquier negocio. Tú podrías tener una tarea cada día sólo para las solicitudes de correo electrónico y tener una lista de viñetas o casillas de verificación. Una vez que hayas comprobado la tarea, puedes proyectar un plan de seguimiento para esa tarea en un calendario maestro.

Hay mucha presión, no sólo para responder de inmediato sino también para lograr que se haga de inmediato. Deja de hacer eso también. No puedes hacerlo todo tan pronto. Aprende a mirar siempre a tu panorama de gestión de proyectos antes de comprometerte. Dicho esto, todavía hay una tercera mejor opción.

Usa Auto Respuestas Para Segmentar Tu Día

Configurar una respuesta automática diaria para activarse desde las 6:00 am hasta las 14:00 horas. Hará que el mensaje de respuesta diga que tú estarás mirando correos electrónicos desde aproximadamente entre 14:00-16:00 horas (o puede configurar el tiempo que funcione para ti). Añade que estarás disponible para cualquier cosa urgente, tú puedes dejar un  número determinado o alguna red social preferida para no perder la comunicación. También puedes añadir que estás haciendo esto por el bien de la productividad para aprovechar todo el tiempo de trabajo como sea posible.  Esta solución hace felices a todos: los remitentes saben lo que está pasando, has respondido de inmediato, y no están interrumpidos por mensajes de correo electrónico hasta que decidas ser interrumpido.