Si usted es propietario de una pequeña empresa, es muy probable que la gestión de todo, desde las finanzas a sus actividades de marketing lo este haciendo todo con un presupuesto limitado. Aunque usted sabe que necesita una mejor manera de manejar sus perspectivas de ventas, sobre todo durante los períodos de crecimiento, simplemente no está dispuesto a pagar por un sistema de gestión de relaciones con los clientes para mantenerse en contacto con los clientes potenciales y existentes.

En Software Advice, le ayudamos a revisar y comparar la mayoría de los principales sistemas de CRM en el mercado. Pero la verdad del asunto es que muchos de los sistemas más populares en el mercado pueden ser demasiados caros para muchos propietarios de pequeñas empresas. Para estas pequeñas empresas, puede ser más eficaz tomar el enfoque de hágalo por usted mismo (DIY) y construir su propio sistema de CRM.

La construcción de su propio sistema de CRM puede proporcionarle varios beneficios:

• Es económico (léase: gratis)
• Es flexible
• Es fácil de usar y personalizar

Una gran herramienta para la construcción de un sistema de CRM por su cuenta es Google Docs. Si usted tiene una cuenta de Gmail, ya tienen acceso a una manera fácil de crear su propio software de CRM. Ampliamente utilizado como una herramienta de gestión, que es bastante fácil de ensanchar el poder de estas aplicaciones para ayudar en la gestión de sus relaciones con sus clientes. Aquí está una descripción rápida paso a paso de cómo hacerlo.

Google Docs permite a los usuarios a colaborar a través de los documentos gracias a su distribución y características de edición. Por lo tanto, si una persona cambia la información de un contacto, se sincroniza de forma automática a través del sistema. Esto permite que todos los colaboradores del documento puedan ver el cambio inmediatamente. Más allá de eso, usted puede controlar los privilegios de usuario para asegurarse de que todos los usuarios tengan acceso a la información correcta.

Una vez que decida que va a ser capaz de acceder y actualizar los datos de su sistema de CRM, usted tendrá que crear una hoja de cálculo de Google. Después de eso, es el momento de determinar qué información desea realizar un seguimiento acerca de las perspectivas de ventas en la hoja de cálculo. Algunas piezas de información para hacer un buen seguimiento incluyen:

• Demografía – Nombre de la empresa, nombre de contacto, correo electrónico, número de teléfono, etc.
• Fuente del prospecto – ¿Cómo se enteró de la perspectiva de su empresa?
• Próximas acciones – Un código que determina cómo va a darle seguimiento (por ejemplo, llamada telefónica o correo electrónico)
• Registro de contacto – Notas de todos los contactos que se hacen con la perspectiva
• Tamaño de oportunidad estimada – Una estimación del tamaño de la venta
• Dirigir la etapa de crianza – Un sistema de numeración que muestra qué tan cerca se está de la perspectiva que es a la compra (1 = consciente, pero no le interesa; 4 = ha comprado)

Tenga en cuenta que esto es sólo una lista inicial y es probable que quiera grabar otra información que es específica para su negocio. Así que no dude en añadir cualquier campo que sea relevante para su empresa. Si después de un tiempo usted se da cuenta que desea realizar un seguimiento de más información, es bastante fácil de agregar un nuevo campo.

Una cosa buena acerca de la utilización de una hoja de cálculo de Google es que hay características de ordenación sencillas que le permiten ordenar cualquier campo que desee. Si sólo desea ver los contactos con el tamaño de la oportunidad más grande, sólo una especie de “estimar el tamaño de la oportunidad” y usted puede ver sus perspectivas de ventas más grandes de mayores posibilidades de venta a menor.

O, tal vez usted está interesado en ver el número de empresas que están en el inicio de la etapa de crianza. Ya han codificado todas las entradas que se encuentran en esta etapa del proceso de compra con un 1, pero usted no sabe cuántos de sus contactos están en esa fase. Para resolver esto, puede utilizar una función simple, conocida como “countif ()”. Esta funciona así:

• Determine el rango de celdas que desea contar las perspectivas de ventas de (digamos que son sus celdas C2 a C100)
• Decida los criterios para el recuento de cada celda (en este caso se trata de un “1”)
  • Para contar todos sus clientes potenciales que se encuentran en el inicio del ciclo de ventas, puede utilizar la fórmula en la celda C101: ‘= countif (C2: C100, “1”). Esto le dará el número total de contactos que se encuentran en la primera fase en el proceso de compra. Por supuesto, hay toda una serie de otras funciones que se pueden utilizar para manipular esos datos, pero esta es una idea básica. Para obtener una lista completa de las funciones de la hoja de cálculo que trabajará en una hoja de cálculo de Google, visite la página de soporte de Google.
  • Con este método, se puede iniciar el seguimiento de sus perspectivas de ventas de una manera eficiente y sin soporte de papel. Y usted puede hacerlo de forma gratuita. Como beneficio adicional, también será capaz de acceder a estos datos desde cualquier lugar con conexión a Internet, ya que la información en Google Docs se almacena en la nube.
  ¿Tiene algún otro consejo sobre la creación de un sistema de CRM por usted mismo? Déjenos su comentario.