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Shireen Qudosi

自動回覆大力提升工作效能

Nov 27 2015, 11:00 PM by

Using Email Autoresponders to Maximize Productivity根據調查統計,每日有將近 1087 億封郵件發送,每年約花費 40 工時處理郵件超載問題,郵件超載對工作的效率及品質造成非常嚴重的影響。

此篇文章會提供如何管理郵件超載問題,進而提升工作效能。
三個常犯錯誤
  不需要檢視每封郵件,部分職員對收到郵件需要立刻回覆感到壓力,尤其是在講求速度的工作環境,如:科技產業、新興媒體、創業公司,其實根本不需如此,這只會帶來許多問題罷了。

第一點,瀏覽所有郵件這只會令你分心,打亂代辦事項的次序,第二點,只要收到郵件,就會立刻開啟檢視,代表這會直接影響處理事情的效能,第三點,別對你的同事或客戶抱持太大期望,因為「期望越高,失望越大」,不小心扯遠了,簡單來說,不是每個人在收到郵件後就會立刻回覆,所以別在要求他們需要立即回覆了!
兩項建議
若是你的工作環境非常著重郵件回覆速度,或者,你需要時常確認信箱是否收到某未寄件者的郵件,那麼你一定得做好時間管理。

第一點,於電腦或手機設置郵件提示通知,我自己比較喜歡手機提示,因為我的電腦螢幕總是被各種視窗塞得水洩不通,就算有郵件通知,也可能會被淹沒在滿滿的視窗中,使用手機,不僅可以清楚看到郵件通知,還能夠選擇忽略或稍後檢視,讓你有更多時間回覆較緊急的郵件。

若寄件方希望能盡快收到回覆,但是你無法立刻處理,那麼你可以先簡短回覆,示意他們你已經看到郵件,會盡快處理他們的問題,如此,你也不需要放下手邊的事情,改處理這封郵件,或者,使用如 Wrike 的專案管理工具紀錄,避免遺漏,再者,也可以善加利用便條紙、記事本、清單工具紀錄那些郵件還未處理,當瀏覽完郵件,若郵件需要再提交其他部門處理,可以記錄在行事曆中,方便日後追尋進度。

收到郵件需要立刻處理也令人感到壓力,別再這樣要求自己,因為總是會有需多突發狀況,導致無法讓你立刻處理,所以,還是建議你將待辦事項紀錄在專案管理系統中。
善加利用自動回覆
自動回覆只要在早上6:00 ~ 下午2:00 收到郵件後就會觸發,告訴寄件人你將會在下午 2:00 ~ 4:00 檢視郵件(可以自行調整適合的時間),並告訴他們若是有任何緊急事件,可以透過特定電話,或者其他管道聯絡你,最後,也可以告訴他們,這樣做是為了妥善管理時間,提升的工作效能,如此,寄件者得知你已經成功收到郵件,會盡快處理,而你也不會因為排山倒海的郵件而影響工作效率,這樣可說是一舉兩得啊!

文章分類 Email Marketing Tips

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