O E-mail é a realeza das técnicas de comunicação. Ainda que as tendências apontem para as redes sociais, o email é uma plataforma que não perde sua força ao longo dos anos. No entanto, bons costumes de email são um diferencial. Uma vez que a forma com que nos comunicamos se tornou mais dinâmica (e mais exigente), a arte de mandar emails parece server cada vez à mais pessoas.

Se você é uma daquelas pessoas que sentem que a comunicação no email não é muito eficaz, considere que o problema possa estar na forma da sua comunicação. Em uma época em que a comunicação acontece em pequenos momentos, a forma de se comunicar pode ser a chave para o sucesso de um negócio. Então pare um momento, e pense no seu email para saber se você comete algum desses péssimos hábitos de email.

A linha de assunto preguiçosa

O primeiro erro é não tem ter uma linha de assunto. O segundo é ter uma linha de assunto preguiçosa. Linhas de assunto nunca devem ser feitas com base apenas no assunto; deve ser mais sobre a ação do que o assunto. Por exemplo, se você está mandando um documento para avaliação, a linha de assunto deveria ser algo como “Para avaliar: projeto ABC”. Inclua a ação (avaliar) seguida do título do projeto (projeto ABC).

O email desnecessário

Nos tornamos tão dependentes da comunicação por e-mail que a maioria de nós agora depende do e-mail para se comunicar. Uma vez que o e-mail é uma ótima maneira de juntar várias pessoas em uma conversa e ter um registro digital da comunicação, às vezes depender exclusivamente do e-mail é uma desvantagem. Ao lidar com clientes ou até mesmo colegas, às vezes é melhor mesmo apenas fazer uma ligação ou conversar pessoalmente. Se você notar que a pessoa não compreendeu totalmente sua mensagem, ou que está mostrando sinais de frustração, ou ainda que a conversa está levando muito mais tempo do que deveria, então é hora de passar para uma outra forma de comunicação.

Não espelhe seus leitores

As pessoas gostam de fazer negócios com aqueles que têm uma personalidade parecida. Dito isto, se o seu leitor é sério então seus e-mails também devem refletir um tom sóbrio. Se o seu cliente adora caras felizes nos e-mails, então vá em frente e faça o mesmo. Uma comunicação de email bem-sucedida envolve seguir a personalidade do leitor, mas sem perder o profissionalismo. Parte dessa arte está em ser capaz de combinar o tom da comunicação com o contexto do seu público. Uma vez que no email não é possível se comunicação com linguagem corporal, expressões faciais ou tom de voz, é muito importante saber transparecer isso na mensagem.

Email em formato de diário

Os e-mails foram criados para ser uma comunicação eficiente e rápida. No entanto, esse efeito é perdido quando o email parece um diário. Ele não deve tomar do seu leitor mais tempo do que o suficiente para entender o que você quer dizer. Chegar ao ponto rapidamente é a regra de ouro. Diga ao leitor o que você está enviando e que medidas você gostaria que ele tomasse. Faça disso uma prioridade para manter o e-mail o mais breve e direto que puder. Sublinhe ou coloque em negrito a ação que deve ser feita ou as datas específicas que você precisa que seus leitores se lembrem. Quanto mais fácil for para os outros, mais sucesso sua comunicação terá.

Bio do Autor:

by Shireen Qudosi

Shireen Qudosi is Benchmark Email's Online Marketing Specialist and Small Business Advocate. An Orange County based writer, Shireen specializes in online marketing and public relations. She has written for over 75 publications and has launched nine successful new media campaigns to date. Her work has been featured in the New York Times, Denver Post, the Oklahoman and Green Air Radio, among others.