O E-mail é a realeza das técnicas de comunicação. Ainda que as tendências apontem para as redes sociais, o email é uma plataforma que não perde sua força ao longo dos anos. No entanto, bons costumes de email são um diferencial. Uma vez que a forma com que nos comunicamos se tornou mais dinâmica (e mais exigente), a arte de mandar emails parece server cada vez à mais pessoas.
Se você é uma daquelas pessoas que sentem que a comunicação no email não é muito eficaz, considere que o problema possa estar na forma da sua comunicação. Em uma época em que a comunicação acontece em pequenos momentos, a forma de se comunicar pode ser a chave para o sucesso de um negócio. Então pare um momento, e pense no seu email para saber se você comete algum desses péssimos hábitos de email.
A linha de assunto preguiçosa
O primeiro erro é não tem ter uma linha de assunto. O segundo é ter uma linha de assunto preguiçosa. Linhas de assunto nunca devem ser feitas com base apenas no assunto; deve ser mais sobre a ação do que o assunto. Por exemplo, se você está mandando um documento para avaliação, a linha de assunto deveria ser algo como “Para avaliar: projeto ABC”. Inclua a ação (avaliar) seguida do título do projeto (projeto ABC).
O email desnecessário
Nos tornamos tão dependentes da comunicação por e-mail que a maioria de nós agora depende do e-mail para se comunicar. Uma vez que o e-mail é uma ótima maneira de juntar várias pessoas em uma conversa e ter um registro digital da comunicação, às vezes depender exclusivamente do e-mail é uma desvantagem. Ao lidar com clientes ou até mesmo colegas, às vezes é melhor mesmo apenas fazer uma ligação ou conversar pessoalmente. Se você notar que a pessoa não compreendeu totalmente sua mensagem, ou que está mostrando sinais de frustração, ou ainda que a conversa está levando muito mais tempo do que deveria, então é hora de passar para uma outra forma de comunicação.
Não espelhe seus leitores
As pessoas gostam de fazer negócios com aqueles que têm uma personalidade parecida. Dito isto, se o seu leitor é sério então seus e-mails também devem refletir um tom sóbrio. Se o seu cliente adora caras felizes nos e-mails, então vá em frente e faça o mesmo. Uma comunicação de email bem-sucedida envolve seguir a personalidade do leitor, mas sem perder o profissionalismo. Parte dessa arte está em ser capaz de combinar o tom da comunicação com o contexto do seu público. Uma vez que no email não é possível se comunicação com linguagem corporal, expressões faciais ou tom de voz, é muito importante saber transparecer isso na mensagem.
Email em formato de diário
Os e-mails foram criados para ser uma comunicação eficiente e rápida. No entanto, esse efeito é perdido quando o email parece um diário. Ele não deve tomar do seu leitor mais tempo do que o suficiente para entender o que você quer dizer. Chegar ao ponto rapidamente é a regra de ouro. Diga ao leitor o que você está enviando e que medidas você gostaria que ele tomasse. Faça disso uma prioridade para manter o e-mail o mais breve e direto que puder. Sublinhe ou coloque em negrito a ação que deve ser feita ou as datas específicas que você precisa que seus leitores se lembrem. Quanto mais fácil for para os outros, mais sucesso sua comunicação terá.