Todos nós já ouvimos incansavelmente frases no trabalho como “otimize o seu tempo” e “priorize suas tarefas”, e você com certeza já ouviu isso se trabalha em uma start up com uma montanha de tarefas que está prestes a se tornar uma avalanche. O desafio que encaramos é fazer o impossível para priorizar o nosso tempo e otimizar as tarefas quando não há horas o suficiente de trabalho em um dia. Se você vai a reuniões, responde perguntas e e-mails, e muito mais, o fato é que você tem um tempo muito limitado para trabalhar. Com produtividade sendo uma importante palavra em 2015, assim como foi em 2014, a questão que eu prevejo para este ano é: como aumentar a produtividade sem perder a alma?

“Perder a alma” é um risco importante a ser mencionado. Todos nós podemos aumentar a produtividade. Nós podemos chegar mais cedo no trabalho, ficar até mais tarde, comer o almoço na nossa mesa, surfar na internet um pouco menos, socializar menos… e ter um pouco menos de alma no final do dia.

O fato é que você não deveria consistentemente e injustificadamente chegar todos os dias mais cedo ou ficar até mais tarde no trabalho. Esse é um tempo importante que você precisa consigo mesmo, para buscar suas paixões ou passar um tempo com a família e recarregar as energias. Você não deveria almoçar na sua mesa. É importante sair do escritório para tomar um ar e ir a um espaço físico diferente por um tempo – o que é também o porquê de eu suspeitar de qualquer empresa que oferece almoço grátis, quando nós realmente precisamos desse tempo fora.

Seguindo adiante, surfar na internet é um importante quebrador de tarefas que funciona como um micro escape para a mente depois de realizar tantas tarefas. É um privilégio que, quando utilizado com respeito, não deveria ser um problema para a produtividade. Os 10 ou 15 minutos que você guardaria em um dia sem passar o tempo na internet, não vale o que você perde – que é uma chance de introduzir um novo pensamento ou ideia na sua mente na forma de pequenas interrupções criativas que, na verdade, geram produtividade. É o mesmo que levantar da sua mesa para andar um pouco pelo local de trabalho, é uma coisa que a sua mente necessita e que nos leva a socializar. Socializar com os colegas é importante para a criação do time e harmonia. Novamente, quando feito com razão, isso não deveria tirar muito tempo do seu dia.

Então agora estamos de volta à questão de como otimizar o seu dia sem sacrificar esses pequenos tesouros que são parte de criar um ambiente de trabalho positivo. O dilema para qualquer companhia encarar este problema é achar um jeito de aumentar a produtividade individual sem transformar o seu local de trabalho em uma máquina em que cada pessoa seja mais que um robô.

No bom número de empresas em que já trabalhei ou fui consultada, de longe, os ambientes de maior sucesso, eficazes e relaxados foram os que ofereceram interrupção com uma tarefa limitada. A combinação ideal era um espaço aberto de trabalho (um conceito de piso aberto que estimula a colaboração e sinergia, mas em que foram definidas interrupções para tarefas). Isto significa que as perguntas para os membros da equipe foram salvas para reuniões e discussões de projeto também foram salvas para qualquer comunicação por e-mail ou reuniões. A abordagem é bem sucedida por uma razão principal e isso é o nível limitado de interrupção que tal procedimento é capaz de garantir. Você pode ler os e-mails em seu momento de lazer quando você já cumpriu uma tarefa e as reuniões são algo que pode ser planejado.

Por outro lado, cada vez que um membro da equipe teve que parar e abordar uma questão ou tarefa por fora, eles foram atrás dessa tarefa durante 5 a 30 minutos, o que não inclui o tempo que se leva para mentalmente voltar para o que você estava fazendo antes.

Se produtividade é o nome do jogo em 2015, descubra quais interrupções os funcionários estão encontrando no dia-a-dia e coloque um fim nelas. Se o seu time sofre com o trabalho em grupo sem individualidades, então escolha fazer uma pesquisa anônima com o time através do Survey Monkey. Deste modo, você vai obter respostas reais (e possivelmente até sugestões para soluções) sem prejudicar ninguém.