Se você um planejador de eventos, você sabe que pode entrar em pânico pelo menos em uns 20 momentos antes e durante cada um dos seus eventos. Desde não ter convidados o suficiente até um cancelamento em cima da hora de um dos palestrantes, existem inúmeras coisas que podem dar errado. Não importa o quanto nós gostaríamos de ter tudo sob controle, algumas coisas não podem ser evitadas. No entanto, a maioria pode. Precisão cirúrgica no planejamento e a mistura na dose certa de TOC e neuroses podem te dar o evento perfeito. Por sorte, eu tenho essas habilidades. O que os outros chamariam de complexo de Napoleão, eu chamo de anos de experiência em ter a certeza de não estragar tudo.

Eu não vou chamar isso de ditadura de eventos. Como todo líder que surge quando a demanda pede, eu vou chamar isso de liderança de eventos: 3 regras que devem ser seguidas para dominar a concorrência.

Evernote – Eu sou obcecada pelo Evernote. Com certeza, é o melhor software em nuvem já criado… e é perfeito para planejamento de eventos. Como o post de Anjelika Temple no Brit + Co, chamado “evento, ” o aplicativo pode ser usado para criar categorias de evento para separar toda a informação e recursos para serem facilmente acessados pelos colaboradores através dos recursos de compartilhamento do Evernote. Você não tem como errar se você conhecer bem esse aplicativo. Não tem como se manter desorganizado.

Vendedor – Nenhum evento é um show de um homem só, embora eu já tenha visto incontáveis gerentes achatem que conseguem fazer tudo sozinhos. Uma pessoa pode, com certeza, se esses tiverem orçamento para poder delegar responsabilidades às outras pessoas. Leve em conta o exemplo de que você precisa de um trabalho gráfico, floristas, buffet, fotógrafo e muito mais. Existem algumas coisas que você pode fazer sozinhos. Por exemplo, eu poderia criar os convites, mas eu sei que meu tempo e energia seriam perdidos quando eu posso contratar alguém de confiança que vai trabalhar duas vezes mais rápido e me entregará um produto muito melhor. O mesmo vale para qualquer vendedor. Se você estiver muito ocupado para micro gerenciar todos os passos do evento, você vai acabar falhando miseravelmente; você não vai conseguir arrumar o evento inteiro pois estará muito focado nos mínimos detalhes.

Locais – Ter um evento em um lugar diferente de onde fica a sua empresa pode ser complicado por dois motivos, o primeiro sendo logísticas. É tão fácil esquecer o que precisa ser transportado e como isso vai acontecer quando tudo precisa acontecer remotamente. Uma lista rigorosa e ter a certeza de que designou as pessoas certas para tarefa pode evitar que isso aconteça. O segundo problema é a falta de controle que você tem sobre o local. Aqui é onde você pode ser o neurótico de sempre e passas todas as questões que tem dúvida com o gerente do local. Isso vai te permitir cuidar de qualquer problema antes do evento, como luz, som, acesso do fotógrafo, estacionamento – o que mais você pensar e que provavelmente vai acabar sendo um problema uma hora ou outra. Perceba que, se você tiver um bom vendedor, eles serão capazes de cuidar desses problemas sem que você precise falar com eles.

O único conselho que eu daria para qualquer pessoa sobre o sucesso de um evento é reconhecer o que exatamente faz um evento. Muitas pessoas ficam confusas sobre isso e perdem muitas oportunidades. Um evento não é apenas uma feira ou uma conferência; ele pode ser um lançamento de produto, um mixer, uma casa aberta, ou uma palestra. Quanto mais cedo você reconhecer a cara de um evento, mais cedo vai poder maximizar cada uma dessas oportunidades.

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