Até pouco tempo atrás, tínhamos apenas uma equipe de design responsável por todo o design da Benchmark. Isso significava que a mesma equipe que estava criando os produtos e desenvolvendo os novos recursos também era responsável pelo marketing, criação e manutenção de nosso branding. Me lembro de um dia em que nosso time estava desenhando um email para promover um novo recurso que íamos lançar. Com nenhum processo de design e um desejo de manter uma certa consistência, nós passamos mais de uma hora pesquisando nos emails anteriores o valor certo do código para a cor cinza que usávamos no passado. Aí ficou muito claro que nós tínhamos um problema. Contudo, encontrar uma solução demorou um pouco que foi quando há seis meses a Benchmark decidiu dividir as responsabilidades de nosso único time de design com uma equipe recém formada de marketing e design.

No passado, como uma equipe única de design, criar templates de email para nosso departamento da empresa era difícil. Cada email tinha um propósito específico ou necessidade, e isso fazia com que nosso time começasse todos os modelos do zero. Se o departamento de marketing quisesse um email de última hora, nunca havia tempo suficiente para criar um de boa qualidade. Como pode imaginar, gastamos muito tempo tentando manter uma certa consistência em nossos designs sem um processo padrão, e nos encontrávamos, muitas vezes, frustrados e confusos. E essas mesmas inconsistências no design eram multiplicadas por toda a empresa com emails sendo enviados em nove idiomas diferentes a partir dos escritórios da Benchmark mundialmente.

Com esta mudança de ter uma equipe de marketing e design inteiramente dedicada a tomar posse do design de templates dos emails, reconhecemos que um processo precisava ser criado. De outra forma, nossa experiência com as frustrações, falta de tempo, branding mal posicionado e ter que voltar aos velhos emails para encontrar alguma consistência não só continuaria como seria também amplificado.

Para estes problemas, queríamos criar um processo de design modular que ajudaria a solucionar problemas de inconsistência e falta de tempo. Nós fizemos um inventário de todos os emails que foram enviados no último ano pelos nossos times da Benchmark, incluindo aqueles de nossos escritórios internacionais, e os organizamos por idioma e propósito para entender as necessidades específicas que cada escritório possuía e que tipos de emails cada região estava enviando. Algumas regiões estavam mais focadas em educar os clientes, enquanto outras mais focadas nos eventos e parcerias. As necessidades de marketing era diferente em cada região. O importante aqui era criar soluções que incluiriam todos os nossos escritórios e não supor que as necessidades de marketing de uma região seriam as mesmas para todas as outras.

Anotamos todos os emails que vimos repetir para ter uma ideia das peças modulares que talvez precisaríamos criar, como por exemplo: newsletters semanais/mensais, promoções, convites à webinários, anúncios de produtos, emails automatizados do sistema e até mesmo os emails pessoais dos donos da empresa. Em seguida, documentamos os estilos de cada seção. Descobrimos que tínhamos inúmeros estilos diferentes sendo usados para cabeçalhos, blocos de conteúdo, tipografia, botões das mídias sociais, informações de contato, estilo de imagens, entre outras coisas. Após termos documentado tudo, fomos capazes de criar estilos unificados para cada um dos casos de uso. Algumas coisas que estávamos considerando ao fazer isso era nosso branding atual, estar ciente de todos os outros idiomas e o que era apropriado para cada um eles, estilos móveis (são vistos pelo celular), legibilidade e estética. Foi necessário que revirássemos por tudo que já havíamos feito e criássemos um padrão de apelo estético para nossos clientes.

Outra coisa que foi preciso fazer foi criar e encontrar uma estratégia para as imagens e o que precisávamos fazer para elas, já que elas podem mudar drasticamente o visual de um email. Para manter a consistência, criamos um Guia e o repassamos para nossa equipe internacional de designers e para nossa equipe de marketing. Também colaboramos com a equipe de marketing para assegurar que as metas fossem alinhadas e tudo conversado.

Nosso desafio final era o de colocar em prática este novo sistema à nível nacional e internacional. Conseguimos fazê-lo facilmente através de nossa plataforma de email. Configuramos nosso sistema de design como uma conta mestre e colocamos cada escritório como uma subconta desta conta principal. Usando o recurso de enviar os modelos de emails para as subcontas, nós pudemos atualizar facilmente nossas equipes com o novo design. Anteriormente, cada conta criava a sua própria newsletter em suas próprias contas separadas. Agora, ao ficar abaixo de uma conta só, todos têm acesso aos modelos de email que foram desenhados para cada ocasião específica e isso ajuda a manter o padrão.

Eu aprendi que é mais fácil pensar em tudo como um todo e criar e gerenciar um sistema do que desenhar algo específico para cada problema individualmente. A chave, contudo, não é apenas criar algo e esquecê-lo. Deve-se usá-la e revisitá-la de forma a fazer ajustes, seguidos de uma atualização constante à documentação para continuar a mantes nossos padrões e consistência. Isto não é algo que nós já sabemos por completo, mas é um processo contínuo de aprendizado e crescimento. Nós usamos nosso próprio editor para desenhar todos os nossos emails. Fizemos isto para que fosse um processo mais fácil para gerentes de conteúdo locais e regionais. Idealmente iríamos fazer tudo em códigos para ter mais controle e para poder atualizar os padrões com mais agilidade. Porém, usar nosso próprio designer de emails se pareceu mais simples e nos deu uma oportunidade de usar nosso próprio produto e observar quão fácil é usá-lo.

A informação é útil e quem dera eu tivesse toda a solução já em detalhes quando entrei aqui nessa jornada. De fato, fez uma grande diferença para nós. Demoramos para encontrar a solução ideal, mas valeu a pena. Então se pudermos, de alguma forma, ajudar nossos usuários também… sentimos que seria importante compartilhar nosso processo. Faça bom proveito!