Essa semana eu tive o privilégio de ouvir uma excelente apresentação no Mind Tools chamada de os 7 C’s da Comunicação. O valor da apresentação não estava exatamente nos itens a serem tratados, mas sim na conversa que gerou com o time que ali estava.

O primeiro item é CLAREZA. Certamente todos sabemos que é importante comunicar sua ideia com clareza. O que a maioria das pessoas não percebe é que fazer isso não significa jogar fora ideias que desviam sua mensagem. Quando você tem algo a dizer, seja um e-mail escrito ou uma mensagem verbal, esteja certo de que cada ideia está conectada a outra. Não importa o quão genial a mensagem soa, se uma ideia específica não se encaixa na alma da mensagem, então guarde-a para um momento mais oportuno.

A “alma” da mensagem deve conter uma ou duas ideias-chave. Cada parte da comunicação deve ter um número limitado de mensagens para que você não confunda o ouvinte ou leitor. O ideal seria limitar à uma ideia por vez, mas isso não é muito prático.

Outro aspecto sobre a clareza na comunicação é ter certeza de que seu receptor não tenha que ler as entrelinhas ou fazer suposições sobre sua mensagem. Algumas vezes suposições são feitas tanto por você quanto pelo seu receptor, especialmente nesses casos onde sua audiência não está necessariamente no mesmo patamar que você está. Pergunte a você mesmo, por exemplo, se há algum envolvimento cultural no tema, ou se sua audiência possui o mesmo nível de conhecimento ou terminologias sobre aquele assunto. Caso não, então você precisa se ajustar a essa necessidade.

O segundo item é ser CONCISO. Ser conciso é ater-se a um ponto e manter sua mensagem direta. Redatores (e agora até mesmo “tweeters”) já estão familiarizados com esse limite de palavras. Como um redator, por exemplo, cortar os excessos de um texto para deixa-lo com cerca de 150 palavras realmente ajuda a chegar na ideia central e a não encher linguiça. Enxergue a frase abaixo como um exemplo do porque você também deseja ser breve e eliminar os excessos de palavras:

A razão pela qual você quer chegar ao ponto rapidamente é para que você possa melhor motivar seu leitor a também fazer uma decisão mais rapidamente. Você quer chegar no seu ponto rapidamente para que ser leitor tome a decisão rapidamente.

O complicado em ser conciso é saber se você quer repetir a mensagem. A regra geral é não; você não quer dizer a mesma coisa duas vezes. Ainda assim, eu diria que quando uma mensagem necessita de muitas informações, é sempre uma boa ideia retomar e sublinhar o item central no final. Destacar partes importantes de uma informações ajuda a direcionar ao que realmente interessa – principalmente em mensagens de e-mail.

O terceiro item é meu preferido, e trata de ser CONCRETO. Quando sua mensagem é concreta, sua audiência tenha uma imagem clara do que você está dizendo. Você está dando foco e uma mensagem sólida para se ater. Mas uma mensagem concreta não é apenas sobre fatos: é sobre juntar fatos com emoções que lidam as pessoas a se preocupar uma vez que encontram valor na sua mensagem. Se você conseguir enfatizar o valor – desde um slogan, à uma conversinha de elevador ou um site – você está praticamente garantindo iniciativas.