Quand j’ai été invitée à faire partie de l’équipe Lean Benchmark, j’étais très enthousiaste. Lean signifie “maigre, au plus juste”.

Ce nouveau concept lean avait beaucoup de sens, dès le départ, quant aux tâches quotidiennes que nous effectuons, grâce à tous les outils numériques et aux logiciels que nous utilisons. A présent, nous sommes en mesure de les simplifier grâce au Lean.

J’adorais l’idée. Non seulement j’aime être lean au travail, mais c’est également ma manière de fonctionner. J’utilise même les notions du lean pour noter mes activités quotidiennes.

Ça vous paraît étrange ? Eh bien, imaginez à quel point j’étais motivée quand on m’a proposé de mener les réunions Lean pour l’Amérique latine et l’Europe.

L’équipe

Ma super équipe Lean comprend 15 personnes. Ils viennent de pays et de cultures différents, et nous n’avons que peu de choses en commun : nous parlons tous espagnol, et nous sommes tous des Benchmarkers.

La réunion : les débuts

« C’est pas possible. C’est à moi de mener la réunion Lean ! »

Tous les jours, nous lisions le journal des Stoïciens, un très beau livre qui contient les citations les plus célèbres d’Epictète, de Marc-Aurèle, entre autres.

Nous avons également partagé nos améliorations lean de 2 secondes, qui représentent un engagement quotidien pour l’amélioration continue. Tout le monde écrit ses améliorations et les raconte. Nous avons également regardé une vidéo de développement personnel. Le vendredi, nous avons notre présentation sur les Valeurs Fondamentales, pendant laquelle nous réfléchissons et discutons de la même manière. Tout semblait bien se passer, mais la réalité s’est révélée tout autre.

Notre réunion se faisait par écran interposé, et non en personne. C’était un obstacle parce que nous ne pouvions pas observer les réactions en temps réel à travers l’écran, et pour être franche, je ne savais pas vraiment qui était enthousiaste.

Le défi

Faire en sorte que toute l’équipe soit intéressée et engagée pendant les réunions, là était le défi. Je ne peux pas encore crier victoire, et je dois admettre que c’est quelque chose que nous devons essayer d’améliorer. Nous avons mis en place un certain nombre de nouvelles idées pour rendre les réunions plus interactives, et je dis « nous » parce que Frieder (le responsable pour l’Allemagne) et Raquel (la responsable régionale pour l’Europe) m’ont apporté tout leur soutien, à chaque étape. Ça a vraiment été un travail d’équipe.

L’un des premiers changements a été d’arrêter de traduire notre Stoïcisme quotidien ; nous avons plutôt cherché quelque chose dans notre langue. Ensuite, nous avons continué avec les vidéos fournies par l’Equipe Lean, mais nous nous sommes également mis à chercher des vidéos en espagnol, et pour finir des vidéos qui ont suscité notre curiosité. Nous avons également commencé à faire du partage d’écran, ce qui était une autre excellente suggestion pour améliorer nos réunions.

Deuxième changement, nous avons commencé à mieux nous connaître. L’une des meilleures expériences d’après moi !

J’ai eu l’idée d’écrire nos noms et une activité sur des papiers et de les mettre dans un chapeau, pour les tirer au sort.

Voici quelques-unes des histoires que les membres de notre équipe ont partagées pendant nos réunions Lean 19 :

Le résultat

Je suis persuadée que nous sommes maintenant plus que des collègues. Comme je l’ai dit auparavant, c’est un chantier qui vient à peine de commencer.  Je ne m’attendais pas à ce que les améliorations s’arrêtent. Nous allons continuer de nous réinventer jour après jour, et avec de la chance, nous finirons par apprécier les 19 minutes quotidiennes que dure notre réunion autours du concept lean. Car après tout,  pourquoi ne pas nous lier d’amitié malgré la distance et les différentes cultures, qui, en fin de compte, enrichissent notre entreprise Benchmark.