Quand nous avons décidé de nous lancer pour de bon dans le management LEAN chez Benchmark, nous savions que nous allions rencontrer un obstacle supplémentaire car notre équipe est dispersée à travers le monde. Pouvait-on de façon réaliste enseigner le concept du Lean à plus de 140 Benchmarkers qui travaillent en 9 langues et sur 8 fuseaux horaires ? Plus important encore, pouvait-on construire une culture LEAN qui se ressentirait dans notre manière de prendre des décisions et de travailler au quotidien ? C’était là des questions importantes auxquelles notre leadership devait répondre.

Nous avions déjà monté notre équipe Equipe Lean donc nous devions maintenant nous atteler à l’intégration du Lean dans notre vie quotidienne. Nous devions propager le message de l’amélioration continue. Nous faisions déjà des points rapides, de petites réunions et des  weekly Level 10 pour nos différentes équipes. Mais nous ne faisions pas de réunion régulière à laquelle tous les employés de l’entreprise assistaient. Allions-nous parvenir à réunir tout le monde, tous les jours ouvrables, dans tous nos bureaux dans le monde ? Pouvions-nous nous permettre cette perte de temps ? La réponse était : absolument ! En fait, nous ne pouvions pas nous permettre de NE PAS tenir ces réunions, surtout si nous voulions aboutir à une vraie transformation lean. Nous voyions cela comme un investissement dans nos équipes et espérions qu’elles le verraient de la même façon.

Je m’inquiétais surtout pour les programmeurs. Ils ont tendance à être très intelligents, très manichéens et pas très sensibles. Je les voyais déjà me dire « Mais pourquoi est-ce qu’on perd notre temps à faire ça ? J’ai un programme à coder ! »

Nous avons décidé de nous réunir tous les jours pendant 19 minutes, et nous avons donc appelé notre réunion Lean 19. Dans chacune des 6 autres régions, ils ont choisi une heure à laquelle ils pouvaient se tenir tous les jours. Au siège, à Los Alamitos, nous avons choisi 9h41. C’était un horaire étrange, ce qui fait que tout le monde s’en souvenait. Nous avions un rappel automatique sur Slack qui postait à 9h39, puis nous « sonnions la coche » à 9h40. La plupart des employés étaient déjà en route pour la salle de conférence et assis à 9h41.

Les premiers mois, les réunions consistaient à apprendre les principes du Lean, à parler de nos « améliorations de 2 secondes », à passer en revue l’une de nos valeurs clefs, puis à regarder un Ted Talk comme source d’inspiration.

Au départ, nous avons eu un peu de mal à embarquer tout le monde, et je pense que certains se sont dit que nous étions fous. Je m’inquiétais surtout pour les programmeurs. Ils ont tendance à être très intelligents, très manichéens et pas très sensibles. Je les voyais déjà me dire « Mais pourquoi est-ce qu’on perd notre temps à faire ça ? J’ai un programme à coder ! ». Mais j’avais tort. Non seulement ils nous ont suivis, mais ils ont adoré. En fait, ils semblaient apprendre le Lean plus rapidement que les autres.

Notre première réunion Lean 19 a eu lieu le 18 juillet 2016. Depuis, nous avons tenu une réunion presque tous les jours ouvrables, et elles ne font que s’améliorer.