Como um marqueteiro de evento experiente, você está confiante de que cuidou de tudo, planejando todas as atividades possíveis que vai beneficiar e melhorar o perfil do seu evento de todas as maneiras imagináveis: para o público, para os palestrantes e para os patrocinadores. Infelizmente, algumas das atividades mais benéficas são as mais negligenciadas pelos gerentes de evento e justamente são essas as que diferenciam um evento ruim de um evento maravilhoso.

1. Analise os altos e baixos do comparecimento durante o evento. Metade do seu público foi embora no meio do evento para jogar golfe? Ou eles preferem perder as atividades da noite para assistir um show?
2. Pergunte a participantes aleatórios se eles estão gostando do evento e se encontraram algum problema. As respostas deles podem trazer algumas situações à tona, como problemas para estacionar, comida ruim e até mesmo algo que você planejou, que pode ser considerado uma inconveniência, como cadeiras não muito confortáveis.
3. Crie um portfólio com todos os recortes de jornal, impressões do site e uma newsletter com a cobertura do evento e que será enviado aos patrocinadores depois do evento.
4. Você pode verificar quando o seu público começa a ir embora, para te dar uma perspectiva de que recursos você pode inserir no próximo evento, para motivá-los a ficar até o final.
5. Distribua um questionário que seja qualitativo e quantitativo que pode ser usado como ferramenta de pesquisa para poder ter uma ideia de campanhas futuras de marketing de evento.
6. Tenha um fotógrafo ou cinegrafista para capturar seus patrocinadores mais importantes com celebridades, palestrantes e outros dignitários. Também tenha o mesmo profissional para fotografar cada stand ou exibidores em conversas com compradores em potencial.
7. Entre em contato com toda organização e associação de marketing de evento que seja remotamente ligado ao seu segmento. Através da conexão com outros membros, você pode conseguir dicas, sugestões e técnicas para melhorar o seu evento que você talvez nunca nem tenha pensado.
8. Observe a reação do público em todas as etapas do seu evento. Todas as pesquisas que você fez não são o suficiente do que a percepção de quando você observa se o seu público está entediando ou adorando seu evento.
9. Prepare uma série de surpresas para o seu público: surpresas embaixo das cadeiras, um sorteio ou uma oportunidade de ficar cara a cara com uma celebridade… use a sua imaginação!
10. Ofereça um certificado, placa, prêmio, vídeo ou uma carta de agradecimento para cada palestrante pela participação.
11. Ofereça um resumo pós-evento para todos os patrocinadores, informando sobre como o apoio deles beneficiou o evento, com um plano de ação para mostrar formas de aumentar a participação deles no próximo evento, para melhorar a visibilidade e os resultados.
12. Ofereça atividades para os maridos, esposas, filhos e namorados que estiverem acompanhando o participante. Você não pode esperar que eles fiquem empolgados com uma demonstração da mais recente tecnologia em bombas hidráulicas.
13. Ofereça um espaço para a imprensa onde entrevistas com os palestrantes e participantes podem ser feitas.
14. Envie uma carta ou email para representantes da imprensa online. Send a personal letter or email to each key offline and online press representative. Não se trata de um comunicado de imprensa comum, mas uma carta direta reconhecendo as referências dos jornalistas e agradecendo a eles por terem feito a cobertura do seu evento.
15. Faça o monitoramento da mídia. Não se limite em analisar as conversas nas redes sociais, mas obtenha os benefícios de uma empresa que tem os recursos para monitorar até as mídias mais obscuras, que não estão inclusas em sites como o Google News.

Você nunca estará preparado ‘demais’ para um evento ou algo parecido. E você não erra quando conduz atividades importantes!

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