Não há nada mais irritante do que esperar, especialmente por uma ação de outra pessoa no trabalho. A ação ou resposta que você está aguardando pode afetar o seu trabalho, e você pode acabar travado até que essa pessoa tome uma atitude ou te envie as informações que precisa.

Nessas situações, é tentador demonstrar a frustração, na esperança de que isso acelere o retorno. Mas ser profissional significa respeitar o ambiente de trabalho e lembrar o colega de forma educada para que tome uma atitude ou forneça as informações necessárias.

Existem muitostipos de email. Mas os emails de lembrete são únicos porque podem ser tanto internos quanto externos. Enviar lembretes para colegas é algo bastante comum, assim como enviá-los para prospects de vendas quando você quer que eles revisem um contrato, baixem um material ou se inscrevam em um webinar.

Independentemente da situação, qualquer email de lembrete ou aviso deve ser amigável, mas firme, mantendo o profissionalismo e a educação que mencionamos. Então, como criar um email gentil que incentive a pessoa a responder? Continue lendo para descobrir.

Por que você pode precisar enviar um email de lembrete

Há muitas situações em que um email de lembrete pode ser necessário. Hoje, estamos mais conectados do que nunca e existem inúmeras formas de interagir com outras pessoas além do email. Como saber quando uma situação exige esse tipo de contato? Veja alguns exemplos em que um email de lembrete pode ser a escolha certa:

• Um cliente está atrasado no pagamento de um serviço, e você quer dar um empurrãozinho sem prejudicar o relacionamento.
• Há um evento ou reunião próximo, e você precisa saber se a pessoa convidada vai comparecer.
• Você está aguardando dados ou informações de um colega ou parceiro e não consegue avançar em uma tarefa sem eles.
• Você deve dinheiro a um fornecedor ou imposto de envio, mas não pode pagar enquanto não receber a nota fiscal completa.
• Alguém perdeu um prazo, ou ele está se aproximando, e você precisa que a pessoa esteja ciente disso.
• Você se candidatou a um novo emprego ou a uma promoção e ainda não recebeu nenhum retorno. Um email de acompanhamento bem elaborado pode demonstrar seu interesse, mas sem parecer insistente demais.

Claro, existem muitos outros motivos pelos quais você pode precisar enviar um email de lembrete, mas essa lista dá uma boa ideia das situações em que ele pode ser necessário.

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Quando enviar seu email de lembrete

Não existe uma resposta definitiva para essa pergunta. O momento ideal para enviar um email de lembrete depende muito de cada situação. Por exemplo, se for sobre um pagamento em atraso, o comum é enviar o email no primeiro dia útil após o vencimento — e essa mesma regra pode se aplicar a um prazo perdido. Além disso, se você é dono de um pequeno negócio, acompanhar os agendamentos de vários clientes pode ser desafiador. Por isso, muitos empreendedores preferem usar aplicativos de lembrete de agendamentos para automatizar esse processo.

Se você está aguardando informações ou dados para avançar em uma tarefa, fique atento aos prazos e ao tempo necessário para concluí-la. Para emails relacionados a vagas de emprego, você pode optar por esperar um período significativo desde a entrevista ou o prazo mencionado pelo potencial empregador.

Menos importante do que o que você diz é como você diz. Isso vale tanto para estratégias de outreach por email quanto para emails de lembrete. Então, como criar o email de lembrete perfeito?

4 elementos para escrever um email de lembrete educado

A primeira e mais importante regra é garantir que o seu email nunca pareça agressivo ou ameaçador, mesmo quando estiver cobrando um pagamento. Embora você queira incluir um elemento firme, faça isso de forma educada e amigável.

Mesmo que você queira que a pessoa tome uma atitude, não quer que ela fique irritada com o seu tom. Cada email de lembrete que você enviar deve ser claro e gentil. O objetivo é que o destinatário realize a ação desejada, e não que ignore o seu email. Os melhores emails de lembrete têm estes quatro elementos essenciais:

1. Assunto do email

Lembre-se de que esse é o primeiro elemento que o destinatário verá, e um assunto bem pensado é o que faz as pessoas abrirem o email. O ideal é que o assunto seja personalizado, relevante para o conteúdo e transmita o senso de urgência que você deseja.

Pense nos emails que você recebe todos os dias, tanto de remetentes desconhecidos quanto de pessoas que você conhece. O que faz você abrir um email imediatamente ou priorizá-lo? Identificar essas características pode ajudar a criar o seu assunto. Veja alguns exemplos:

• Lembrete rápido sobre os dados solicitados
• Ainda preciso da sua confirmação para o evento do dia 5. Você vai?
• Acompanhamento da minha entrevista no dia 9.
• Lembrete: o relatório vence no dia 12.

2. Saudação

A forma como você cumprimenta alguém pode definir o tom de todo o email. Considere também o seu relacionamento com o destinatário e se a saudação deve ser formal ou informal. Por exemplo, “Prezado(a) Senhor(a)” é muito formal e, a menos que sua organização costume usá-lo com clientes, eu recomendaria evitá-lo.

Um simples “Olá” seguido do nome da pessoa já é suficiente. Mas, seja como for, sempre inclua uma saudação. Entrar direto no assunto do email pode parecer indelicado e ansioso demais.

3. Corpo e solicitação

Agora vem a parte mais importante: apresentar o motivo e o contexto do seu email. Independentemente de quão frustrado ou irritado você esteja com os atrasos, mantenha o corpo do email amigável e educado. Pode haver inúmeros motivos pelos quais a pessoa não respondeu, e a falta de retorno pode ter uma explicação razoável.

Você pode incluir a sua solicitação no corpo do email inicial ou em uma seção de acompanhamento. Veja alguns exemplos de como formular a mensagem:

• Ainda estou aguardando a sua nota fiscal de maio. Por favor, envie assim que puder; caso contrário, não consigo efetuar o pagamento.
• Só passando para acompanhar as informações que enviei na semana passada. Você pode me dizer se ainda tem interesse?
• Por favor, envie os dados solicitados, de preferência até sexta-feira. Preciso planejar e escrever o relatório do programa de marketing de indicação, que deve ser entregue ao cliente na próxima terça-feira.
• Só um lembrete sobre o nosso evento no dia 24. Você acha que conseguirá comparecer? Adoraríamos te ver por lá. Confirme sua presença!
• Para a reunião departamental planejada para o dia 2, por favor, envie os itens que deseja discutir até o final da semana.

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4. Encerramento

Assim como as saudações, os encerramentos são importantes e não devem ser omitidos, pois a ausência deles pode fazer você parecer indelicado ou irritado.

No encerramento, mantenha o mesmo tom amigável e educado que usou ao longo do email. Você pode incluir um lembrete gentil e final sobre o que precisa, e o encerramento pode ter duas partes: uma frase de fechamento e uma despedida. Exemplos da primeira parte:

• Agradeço antecipadamente pelas informações solicitadas.
• Espero te ver no dia 31!
• Agradeço antecipadamente pela entrega rápida dos produtos.
• Aguardo o seu retorno.

As despedidas podem ser curtas e diretas, mas ainda assim educadas:

• Obrigado(a),
• Abraços,
• Até logo,

Conclusão

Uma boa comunicação profissional deve ser a base de como você trabalha, incluindo o seu email marketing e suas estratégias de outreach.

Seja enviando um email para um colega, cliente ou prospect de vendas, você deve sempre ser educado, independentemente de quão frustrado esteja com a falta de resposta. Use as dicas acima para manter a calma e fazer o acompanhamento de forma adequada para obter o retorno que você precisa.

Perguntas Frequentes

1. Como enviar um email de lembrete de forma educada?

Seja breve, claro e amigável. Siga estes passos:

• Assunto: indique o tema e adicione um leve senso de urgência. Exemplo: “Lembrete rápido: nota fiscal vence amanhã.”
• Saudação: use o nome da pessoa e uma abertura calorosa, como “Oi, Ana, tudo bem?”
• Contexto: em uma frase, relembre a solicitação original ou o prazo.
• Solicitação clara: diga exatamente o que você precisa e até quando. Seja objetivo.
• Encerramento amigável: agradeça e finalize com um tom positivo: “Obrigado pela ajuda — até logo!”

2. Qual é uma forma profissional de dizer “só um lembrete”?

Experimente expressões como:

• “Só passando para avisar…”
• “Um aviso rápido sobre…”
• “Acompanhamento gentil sobre…”
• “Queria checar como está…”

Essas opções suavizam o tom e ainda incentivam o destinatário a agir.

3. O que fazer se eu ainda não receber resposta após o email de lembrete?

Aguarde um pouco mais — geralmente dois ou três dias úteis — e então tente o seguinte:

• Envie um segundo acompanhamento: seja ainda mais breve. Reafirme a solicitação e inclua um prazo claro.
• Ofereça ajuda: pergunte se a pessoa precisa de mais informações para avançar.
• Mude o canal: se o email não funcionar, uma ligação rápida ou mensagem pode resolver o impasse.
• Escale com educação: para assuntos urgentes, copie um gestor ou colega com uma breve explicação.

Mantenha a cordialidade em cada etapa para preservar o relacionamento.

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Richard Conn é Diretor Sênior de Geração de Demanda na 8×8, uma plataforma de comunicação líder com contact center integrado, voz, vídeo e chat. A empresa também é fornecedora dos melhores sistemas de telefonia em nuvem para pequenas empresas. Richard é um líder de marketing digital analítico e orientado a resultados, com histórico comprovado de grandes melhorias de ROI em ambientes B2B competitivos e dinâmicos. Richard Conn também publicou artigos em domínios como ZoomShift e Upside. Confira o LinkedIn dele.