Seitdem Benchmark Email sein kostenloses Kostenloses PTA  Patenschaft  Programm bekanntgegeben hat, haben wir viele Rückmeldungen von Lehrern und Eltern empfangen, und das hat uns zum Nachdenken angeregt. Der schwerste Teil ein Lehrer zu sein, wurde mir gesagt, ist nicht den Kindern etwas beizubringen, sondern dafür zu sorgen das alle auf „der gleichen Seite“ – im wörtlichen und im übertragenden Sinne, sind. Wenn das geschafft ist, ist der Rest sehr einfach.

Einige von Euch PTA Mitglieder fühlen sich da draußen in der gleichen Weise wie andere PTA Kollegen. Sitzungen können ein wenig hektisch sein, wenn nicht alle auf der „gleichen Seite“ sind, und seine wir ehrlich, so wie die Menschen heutzutage beschäftigt sind, ist es kein Wunder dass PTA Treffen ein wenig unorganisiert sein können

Das heißt, PTA Treffen, die nicht mit einem informativen, schön angelegten E-Mail Rundschreiben ergänzt werden, können unorganisiert sein.

Das Inhaltsverzeichnis

Gehen wir ganz zum Anfang. Ich weiß, dies mag offensichtlich erscheinen, aber der erste Schritt bei der Schaffung eines effektiven Rundschreibens ist das Inhaltsverzeichnis. Sie wollen das die Eltern und Lehrer die sich zu Ihrem Rundschreiben abonnieren, die Information die Sie suchen schnell und schmerzlos finden. Heutzutage ist jeder sehr beschäftigt und Ihre Leser werden es schätzen die Information die sie nicht interessiert zu überspringen.

Seitenleisten

Trennen Sie die Abschnitte ihres Rundschreiben mit Seitenleisten und Spalten, um die Informationen nicht zu mischen. Halten Sie die Hauptartikel in der Mitte Ihres Rundschreibens und stellen Sie Sektionen wie „Neuheiten“ und „Veranstaltungen“ in leicht zu sehende Seitenleisten. Die verschiedene Abschnitte unterteilt zu halten wird Ihnen helfen Ihr Rundschreiben zu organisieren damit es Ihre Leser leichter lesen, und mit ein bisschen Kreativität von Ihrer Seite, wenn es auf Farben und Platzierung kommt, kann Ihre E-Mail wirklich toll aussehen.

Häufige Fragen

Nicht jede PTA ist gleich, und es kann schwierig für neue Mitglieder sein ihren Halt zu finden, besonders wenn es auf Sachen ankommt die Veteran Mitglieder schon lange wissen wie Treffpunkte, Uhrzeiten usw. Fügen Sie eine Sektion mit den am meisten gefragten Fragen in Ihr Rundschreiben ein damit die Neulinge sich willkommen fühlen während Sie lernen wo es weitergeht.

Artikel Vorschau

Anstelle das Sie ganze Artikel in Ihre E-Mail einfügen, betrachten Sie nur den ersten Absatz eines Artikels einzufügen, oder sogar nur eine Zusammenfassung. Dies funktioniert mit großen Artikel besonders gut, da sie sonst sehr viel Platz wegnehmen. Nach der Zusammenfassung, könne Sie ein „mehr lesen“ Link einfügen die zu einer kompletten Version des Artikels auf Ihrer Webseite führt. Diese Vorschau- Methode ist toll für Artikel die viele Fotos, Grafiken oder irgendetwas was zu groß ist um es im Rundschreiben zu zeigen, enthalten.

Personalisieren Sie

Als letztes, vergessen Sie nicht ihrem E-Mail etwas Persönlichkeit zu geben. Sie sind kein Gerichtsschreiber, Sie sind ein Mitglied einer PTA die nach mehr Mitglieder sucht. Sie sind ein Teil einer Gemeinschaft und je komfortabler sich die Leute fühlen, desto effektiver kann Ihre Gruppe sein.

Seien Sie offen für Feedback

Man braucht einige Versuche damit ein Rundschreiben um in sich zu kommen. Am Anfang gibt es immer ein paar Sachen die Sie vergessen werden, und andere die nicht unbedingt drinnen sein mussten. Hinterlassen Sie einen Feedback Link am Ende Ihrer E-Mail damit Ihre Abonnenten Sie mit Kommentaren oder Fragen an Sie stellen können.

Ihr PTA ist genau die Art von Organisation für die E-Mail Rundschreiben existieren. Es gibt keine einfachere Weise um Kontakt mit einer großen, diversen Gruppe von Leuten die so effektiv ist, zu halten. Viel Glück mit Ihrem Rundschreiben und vergessen Sie nicht kreativ zu sein.