Funktionierendes E-Mail-Marketing ist schön und gut; doch ohne Empfänger ist auch die schönste Mail-Kampagne vergebene Liebesmüh. Kontaktdaten zu sammeln, zu pflegen und zentral zugänglich zu machen ist daher eine der wichtigsten vorbereitenden Aufgaben, wenn Ihre Bemühungen in Sachen E-Mail-Marketing nicht im Sande verlaufen sollen. Mit CRM-Systemen (= Customer Relationship Management) haben Sie alle aktuellen Daten zu Ihren Leads und Kontakten immer griffbereit und generieren ganz einfach neue Datensätze für zukünftige Kunden. Das B2B-Vergleichsportal trusted hat 4 der besten CRM-Systeme für E-Mail-Marketing auf dem Markt verglichen und verrät, wo die Stärken und Schwächen der einzelnen Anbieter liegen. Das Beste: Alle vorgestellten Systeme lassen sich spielend leicht mit Benchmark verknüpfen, was den problemlosen Datenaustausch möglich macht.

Pipedrive

In Pipedrive ist die namensgebende Sales-Pipeline der Dreh- und Angelpunkt. Eingepflegte Kundenkontakte werden hier – ähnliche wie auf einem Kanban-Board zur Projektplanung – in unterschiedliche “Stages” eingeteilt. Abhängig davon, wie weit sie im Sales-Prozess bereits fortgeschritten sind, werden sie beispielsweise unter “Neue Leads”, “Kontakt hergestellt”, “Angebot unterbreitet” oder “Angebot unterzeichnet” gesammelt. So entsteht eine systematische Aufbereitung Ihres Kontaktpools, der vor allem für Marketing/Sales interessant ist, da Kunden in einer bestimmten Phase auch jeweils individuell angesprochen und behandelt werden können.

Funktional konzentriert sich Pipedrive auf das Wesentliche und bleibt von Anfang an schlank und intuitiv. Neue Kontakte und Angebote sind schnell angelegt; dabei ist das Kontaktformular bzw. die Eingabemaske für neue Kontakte bewusst schlicht und übersichtlich gehalten, um die manuelle Datenpflege zu erleichtern. Zu einzelnen Kontakten steht jeweils eine Übersicht zur Verfügung, die die wichtigsten Daten und Aktivitäten umfasst und zum Beispiel auch offenbart, wann die letzte Kommunikation stattgefunden hat. Ein Erinnerungssystem ist ebenfalls integriert: Rote oder grüne Icons in der Sales-Pipeline erinnern daran, wann welche Aktion ansteht – etwa ob eine Mail verschickt oder ein Angebot unterzeichnet werden muss, etc.

Die größte Stärke von Pipedrive – die klare Fokussierung auf den Einsatz des CRMs als Sales-Katalysator – ist gleichzeitig auch eine Schwäche. Pipedrive ist kompakter als viele andere CRM-Tools im aktuellen Vergleich und entfaltet funktional nur wenig Tiefgang. Das macht das Tool zwar ideal für CRM- und Sales-Einsteiger, sorgt aber auch für Lücken, die größere Enterprise-Lösungen bereits konsequent füllen können. So fehlt es beispielsweise beim Reporting noch an Liebe zum Detail. Auch Social-Anbindungen hat der Provider noch nicht drauf.

Dafür bleibt das Preissystem von Pipedrive durch die Bank fair und auch für kleine Unternehmen und Startups attraktiv. Schon ab 10 Euro pro nutzen Sie das Sales-CRM mit fast allen Funktionen. Teurere Pakete gibt es zwar, diese warten aber in der Regel nicht mit zusätzlichen Features auf, sondern beinhalten zum Beispiel mehr Speicherplatz und einige Zusatzoptionen in Sachen Hosting und Verwaltung.

Fazit: Für schnelle und schlanke Sales-Prozesse ist Pipedrive eine Top-Lösung, auch für kleine Teams und EInzelkämpfer. Größere Unternehmen werden allerdings den nötigen Tiefgang vermissen, die vor allem für das Reporting nicht ganz unrelevant ist. Plus: Die Ansicht der Kontakte in der Pipeline ist zwar eine tolle Sache, um neue Leads schnell zu konvertieren und dynamische Sales-Prozesse abzubilden – kann aber eben auch schnell unübersichtlich werden. Trotzdem: Dank des günstigen Einstiegspreises ist Pipedrive in jedem Fall einen genaueren Blick wert. Vor allem, da Einsteiger sich schnell im Tool zurechtfinden.

Und so können Sie Pipedrive mit Benchmark verknüpfen.

SugarCRM

Was den Funktionsumfang anbelangt, darf SugarCRM sich bereits mit Branchengrößen wie Marktführer Salesforce messen. Neben der reinen Kontaktverwaltung umfasst das Tool außerdem Lead-Management, Kampagnen-Planung und -Verwaltung und einfaches E-Mail-Marketing – sofern Sie das Tool nicht im Verbund mit professionellen E-Mail-Marketing-Lösungen wie Benchmark nutzen wollen. So stehen im Grunde alle Features zur Verfügung, die Sie von einem CRM erwarten würden – und sogar noch einige Zusatzfeatures wie Aufgaben- und Dokumentenmanagement.

Trotz des großen Funktionsumfangs wirkt SugarCRM nie überladen oder zu komplex. Die Nutzeroberfläche präsentiert sich übersichtlich und in modern-frischem Gewand und die User-Experience ist im Vergleich sehr gut. Vom zentralen Dashboard aus gelangen Sie zu Ihrer Datenbank oder zu einzelnen Kontakten. Der Clou: Die Software ist hochgradig anpassbar, was bereits beim Dashboard losgeht. Hier können Sie individuell einrichten, welche Daten Sie benötigen und welche Informationen SugarCRM beim Start der Software für Sie bereithalten soll. So lässt sich SugarCRM ideal in jeden noch so ausgefallenen Workflow einbetten.

Zudem ist das Tool sehr flexibel und leicht zu integrieren, ob nun als flexible Cloud oder planbare On-Premise-Lösung. Es fügt sich leicht in die bestehende Tool-Infrastruktur ein. Grund dafür ist der hauseigene App Store SugarExchange mit über 250 Integrationen zu Business-Tools und -Systemen. Um die Sache abzurunden hat SugarCRM außerdem noch mobile Apps für iOS und Android im Gepäck.

Damit macht SugarCRM nicht nur dem Namen nach einen zuckersüßen ersten Eindruck – unter dem sich allerdings ein bitterer Beigeschmack verbirgt. Dieser hört auf den Namen “Mindestabnahme” und macht den Preis von 40 Euro pro User und Monat – wohlgemerkt im günstigsten Tarif – zu einer kleinen Hürde für Unternehmen mit kleinem Budget. 10 Userlizenzen müssen Sie nämlich mindestens einplanen, wenn Sie sich für SugarCRM interessieren, wodurch das Abo direkt mit 400 Euro pro Monat zu Buche schlägt. Dass der Provider zudem keine Monatsabonnements, sondern ausschließlich Jahresverträge bietet, macht das Tool preislich auch nicht attraktiver. Frei nach Schiller: Prüfe, wer sich lange bindet.

Fazit: KMUs und Startups werden es schwer haben, sich mit dem Pricing von SugarCRM anzufreunden, das auf jährlicher Zahlweise und einer störenden Mindestabnahme basiert. Wer sich das Tool allerdings leisten kann und will findet darin eine flexible, schöne und mächtige Plattform für die Kontaktverwaltung und das Lead-Management, die mit vielen innovativen Features aufwarten kann. Durch die vielen kollaborativen Features und das integrierte Dokumenten- und Aufgabenmanagement ist SugarCRM vor allem für größere Teams interessant – wodurch sich auch die Mindestabnahme von 10 Lizenzen wieder erklären lässt.

Und so können Sie SugarCRM mit Benchmark verknüpfen.

Zoho CRM

Das CRM der Softwaresuite Zoho ist ähnlich funktionsstark wie SugarCRM und bringt teilweise sogar noch mehr. Zusätzlich zum Kontaktmanagement sind auch Schnittstellen zu diversen Sozialen Netzwerken wie Facebook und Twitter integriert, um Leads auf diesem Wege zu generieren. Der Clou: Auch Marketing Automation anhand selbstprogrammierter Workflows ist mit dabei; so lösen Sie bestimmte Aktionen (das Versenden einer Mail, etc.) aus, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist (der Kunde hat das Angebot unterschrieben, etc.).

Da sind wir aber auch schon bei der Crux des Zoho CRM, das gerade durch solche Profi-Features durchaus das Potential hat, Einsteiger ein wenig zu erschlagen. Bisherige User bemängeln, dass viele Handgriffe mit dem Tool nicht gerade intuitiv sind und dass vor allem das Programmieren der Automation-Features eine nicht eben kurze Einarbeitungszeit erfordert. Das zwar ansprechende, oft aber auch unübersichtliche Interface tut dazu sein Übriges. Auch seltsam: Der Umgang des Tools mit selbst erstellten Reports, die – je nach Berichtsart – in unterschiedliche Ordner sortiert werden, wo sie nur durch Suchen wieder gefunden werden können. Der initiale Datenimport per Excel-Liste ist zwar möglich, aber ebenfalls aufwändig, da größere Tabellen erst mühsam vorbereitet werden müssen, bevor Zoho CRM die Daten fehlerfrei übernimmt.

All das macht klar: Zoho CRM ist nicht unbedingt für kleine Teams und schon gar nicht für Anfänger konzipiert. Eine gewisse Erfahrung in Sachen Datenhaltung und -pflege und Vorerfahrung mit anderen CRM-Tools sind unabdingbar, wenn SIe keine langatmigen Schulungen und eine lange Trial-and-Error-Phase in Kauf nehmen wollen, bis alles richtig läuft. Ein Glück, dass für den Einstieg zahlreiche Hilfsmaterialien wie Dokumentationen und Videoanleitungen zur Verfügung stehen und auch der Support auf Zack ist.

Und noch eine gute Nachricht: Eine abgespeckte Version des großen und ein wenig klobigen Zoho CRM stellt der Provider kostenlos zur Verfügung. In dieser Gratis-Version sind ausschließlich Basis-Features integriert; zudem ist sie nur mit maximal 3 Nutzerzugängen ausgestattet. Für kleine Sales-Teams und Freelancer stellt diese Basisversion allerdings eine gute Alternative zu vielen kostenpflichtigen Tools dar – oder kann als Einstieg in die wesentlich umfangreichere Vollversion dienen, die je nach Ausstattung mit zwischen 12 und 100 US-Dollar pro Monat und Nutzer zu Buche schlägt.

Fazit: Zoho CRM platziert sich als funktionsstarkes und komplexes Tool mit Tiefgang und überzeugt vor allem durch Spezialfeatures wie Social CRM und der frei konfigurierbaren Marketing Automation. Ebenso komplex wie der Funktionsumfang ist allerdings auch das Handling der Software, die vor allem Einsteiger zunächst abschrecken könnte. Nach einer gewissen Einarbeitungszeit – die durch umfassendes Online-Material erleichtert wird – wird dieses Manko allerdings recht gut ausgeglichen. Tipp: Für Sales-Teams mit bis zu 3 Mitarbeitern ist die Software komplett kostenlos!

Und so können Sie Zoho mit Benchmark verknüpfen.

Zendesk Sell

Zendesk Sell (ehemals Base CRM) ist ein kleiner Alleskönner. In den günstigeren Plans richtet sich das schlanke und schnelle Tool vor allem an kleine bis mittelständische Unternehmen. Die größeren Tarife skalieren die ursprünglich schlanke Plattform dann aber schnell zu einem echten Leistungsträger mit großem Funktionsumfang.

Toll an Zendesk Sell ist die Möglichkeit, Leads anhand von Daten zu priorisieren. Dazu zieht der hauseigene Algorithmus verschiedene Kennzahlen in die Berechnung eines “Sell Scores” mit ein: wie viel verspricht sich das Unternehmen vom jeweiligen Deal, wie wahrscheinlich ist der Abschluss, etc. So arbeitet das gesamte Sales-Team fokussiert und mit den richtigen Prioritäten.

Ähnlich wie Pipedrive ist Zendesk Sell eine Sales-basierte Plattform mit einem selbst konfigurierbaren Funnel. Dabei ist die Plattform hochskalierbar – von Basisfunktionen im kleinsten Paket “Team” (20 Dollar pro Nutzer und Monat), über die umfangreicheren Pakete “Professional” und “Enterprise” (49 und 99 Dollar), die mit E-Mail-Marketing-Features, zusätzlichen Schnittstellen, erweiterten Analytics und Task Automation aufwarten, bis hin zum größten Paket “Elite” (200 Dollar) für eine unbegrenzte Anzahl an Sales-Pipelines. Letzteres kommt außerdem noch mit Premium-Support, diversen APIs zum Datenaustausch und einem erweiterten Performance-Dashboard daher.

Dieser Ansatz gefällt, denn so wächst das System mit dem Unternehmen mit. Flexible Monatsverträge ermöglichen Ihnen, nach Belieben zwischen den einzelnen Preispaketen zu wechseln, und so nach und nach neue Funktionen und Features für sich freizuschalten.

Ein großes Plus an Zendesk Sell ist die einfach zu bedienende Oberfläche, in der sich auch Anfänger recht schnell zurechtfinden. Die Aufmachung und die Usability des Tools wird von Nutzerseite stark gelobt und dürfte ein USP des Anbieters sein. Durch die Integration in Zapier steht außerdem eine breite Auswahl an Schnittstellen zu verschiedensten Tools zur Verfügung, beispielsweise auch zu Benchmark. Bemängeln könnte man hier höchstens den relativ hohen Preis in den größeren Paketen.

Fazit: Zu Zendesk Sell zu greifen ist auf keinen Fall eine schlechte Idee. Das Sales-CRM hat eine hervorragende Usability und einen großen Funktionsumfang, abhängig vom gewählten Preispaket. Nützliche Funktionen wie die Priorisierung von Leads und die mobile Nutzung via App sind klare Argumente für das Zendesk CRM. Ausgefallene Features, wie zum Beispiel die Generierung von Leads per Social Media, fehlen allerdings auch. Zudem lässt sich gegen das Tool ins Felde führen, dass die Basisversion für 3 Nutzer bereits mit 20 Dollar zu Buche schlägt; Pipedrive ist da günstiger, und bei Zoho sind 3 User sogar umsonst. Alles in allem darf Zendesk Sell dennoch einen Platz unter den besten CRM-Systemen für sich beanspruchen.

Und so können Sie Zenkdesk mit Benchmark verknüpfen.

Über trusted

trusted ist ein Vergleichsportal für Business-Software und B2B-Tools aus der Cloud. Das junge Unternehmen aus München hat bereits rund 2.000 Tools aus über 250 Kategorien miteinander verglichen und die Ergebnisse in unabhängigen Test- und Vergleichsberichten festgehalten. Darunter auch E-Mail-Marketing-Tools und CRM-Systeme.