Es gibt wirklich keinen plausiblen Grund, warum Sie jede E-Mail, die in Ihren Posteingang gelangt, lesen sollten. Die meisten Mitarbeiter sagen jedoch, dass Sie sich unter Druck fühlen, auf jede E-Mail so schnell wie möglich zu antworten- besonders in schnelllebigen Büroumgebungen wie im Tech Bereich, in den neuen Medien und in den Start-Ups. Es muss allerdings nicht so sein, und in der Tat, sollte es auch nicht so sein. Dies wird einige Probleme verursachen, wenn dies die Weise ist, wie Sie ihren Tag angehen.

Als erstes, wenn Sie jede E-Mail überprüfen, die Sie empfangen, dann lenken Sie sich selber ab, von dem, was vor Ihnen liegt und Sie erlauben es, dass jemand anderes Sie dirigiert und Ihnen aufträgt, was Ihre Priorität sein muss. Zweitens, alles auf einmal abzurufen, bedeutet auch, dass Sie anfälliger sind, dass etwas, Ihnen durch die Lappen gehen kann. Nur weil Sie etwas überprüft haben, bedeutet dies nicht gleichzeitig, dass Sie es erledigt haben. Drittens, Sie stellen Ihre Kunden und Ihre Kollegen auf sehr hohe und unrealistische Erwartungen ein. Sie trainieren Sie auf sofortige Befriedigung Ihrer Wünsche und handeln in stetiger Dienstschaft; Sie rennen sofort zu Ihnen, wenn die sprichwörtliche Glocke läutet. Es ist lächerlich. Also, hören Sie damit auf.

Wenn Sie in einer Umgebung arbeiten, wo die Zeiten einer E-Mail Antwort entscheidend sind oder Sie immer Ausschau halten müssen, von E-Mails von bestimmten Absendern, dann gibt es ein paar Dinge, die Sie tun können, um Ihre Zeit besser einzuteilen.

Als erstes, richten Sie E-Mail Pop-Up-Benachrichtigungen auf Ihrem Bildschirm oder Ihrem Telefon ein. Ich ziehe es vor, die Pop-Ups auf meinem Telefon zu haben, so dass sie auf eine saubere und ununterbrochene Seite gelangen. Persönlich, habe ich einfach zu viele Dinge gleichzeitig auf meinem Monitor am laufen, so dass es durch aus wahrscheinlich ist, dass diese Pop-Ups darauf verloren gehen. Sie sind allerdings in der Lage, kurzgefasste Nachrichten, die auf Ihrem Telefon auftauchen, zu lesen; was Ihnen die Erlaubnis gibt, solche Botschaften zu ignorieren, was Sie nicht für später benötigen und was es Ihnen möglich macht, auf etwas zu antworten, was dringender ist.

Wenn alles dazu neigt dringend zu sein in Ihrer Unternehmenskultur und es nach einer immer schnellen Antwort verlangt, dann senden Sie eine kurze Antwort, die Menschen darauf hinweist, dass Sie die E-Mail gesehen haben, aber dass Sie darauf später zurückkommen, einschließlich darüber, Fragen zu stellen, die Sie eventuell haben. Auf diese Weise, haben Sie Ihre Aufgabe weise erledigt, aber haben gleichzeitig keine Gehirnzellen verschwendet, in dem Sie es versucht haben, diese Aufgabe in dem Moment zu lösen. Legen Sie es zur Seite in Ihrer Projekt-Management Funktion, wie Wrike. Sie können eine tägliche Aufgabe nur für Ihre E-Mail Anfragen haben und eine Target-Liste oder ein Kontrollkästchen besitzen, worauf steht, was als nächstes beantwortet werden muss. Wenn Sie es abgehakt haben und die Aufgabe besser verstanden haben, dann können Sie einen Plan für diese Aufgabe gemäß des gesamten Kalenders erstellen.

Es besteht ein hoher Druck, nicht nur sofort zu antworten, sondern es auch sofortig zu erledigen. Hören Sie auch damit auf. Sie können es nicht alles auf einmal erledigen, sobald Sie oder irgend jemand anderes es sich anschauen wird. Schauen Sie immer zuerst auf das gesamte Bild Ihres Projekt-Managements, bevor Sie sich für etwas festlegen. Das bedeutet, dass es immer noch eine bessere dritte Methode gibt.

Richten Sie tägliche automatisierte Nachrichten ein, die von 6am bis 2pm eingeschaltet sind. Die automatisierte Nachricht sollte dabei sagen, dass Sie Ihre E-Mails von 2pm-4pm abrufen (oder eine andere Zeit, die am besten für Sie funktioniert). Fügen Sie weiterhin dazu, dass wenn etwas sehr dringendes benötigt wird, dass Sie immer unter einer bestimmten Nummer zu erreichen sind oder dass Sie auf eine andere Weise immer zu erreichen sind. Sie können außerdem dort hinzufügen, dass Sie dieses aus dem Grund einer höheren Produktivität tun, so dass Sie das beste aus Ihrer Arbeitszeit machen können. Diese Lösung macht alle Seiten glücklich: Die Sender wissen, was vor sich geht, Sie haben sofort geantwortet und Sie werden nicht durch E-Mails unterbrochen, bis Sie sich dafür entscheiden, von E-Mails unterbrochen zu werden.