Trotz, wie sich alles verändert hat, über die letzten 20 Jahre, wie wir miteinander kommunizieren und Informationen sammeln, gibt es immer noch eine Sache, die stark steht und das ist E-mail und E-mail Marketing. Heute, versenden wir über 100 Billionen E-mails pro Tag. Es wird immer noch als die “Gebrauchsform” aller Geschäftskommunikation angesehen. Und eigenartig genug, während die meisten von uns geübt sind eine Tastatur in Maschinenschreibunterrichten zu gebrauchen, so hat es niemand wirklich erwägt, ob wir nicht geübt werden sollten in anderen technologischen Plattformen, wie E-mail und soziale Medien. Nun, wenn sie es erwägen, dass E-mail das dominierende Mittel für Geschäftskommunikation ist, sollte dieses nicht eine Standardübung garantieren?

Kürzlich bin ich über viele E-mail Fehler gekommen – entweder darüber zu wissen, wie man richtig per E-mail kommuniziert, oder eine Feinabstimmung, wie sie über wichtige E-mails kommen oder selbst Leute die es durcheinander bringen, wie ihr Geschäft E-mails gebrauchen sollte. Es existieren so viele Momente, dass ich mir manchmal so vorkomme, als ob wir eine Auffrischung der E-mail Grundkenntnisse brauchen.

 

1. Du sollst nicht weniger denken über E-mails – E-mails sind entscheidend in einer schnell- lebenden Wirtschaft und hier ist der Grund dafür. Zu aller erst, Handy Technologie hat es möglich gemacht, immer “unterwegs” zu sein. Dieses bedeutet wiederum, dass Menschen nicht immer verfügbar sind ihren Anrug entgegenzunehmen – welches uns zu unserem zweiten Punkt bringt. Weil wir so flexible Arbeitskräfte sind, nehmen wir heutzutage zwei oder drei unterschiedliche Sachen, zur gleichen Zeit an. Menschen jonglieren üblicherweise zwei Arbeitsplätze, mehrere Projekte oder wir teilen uns die Zeit, zwischen Arbeit und anderen beruflichen Beschäftigungen. Diese zwei Gründe sind wahrscheinlich warum Sie 100 Millionen von E-mail pro Tag sehen; denn dieses ist die Weise, wie Menschen kommumizieren.
2. Du musst deine Begeisterung kontrollieren – Entweder der Gebrauch von zu vielen Ausrufezeichen oder der exessive Gebrauch von Emoticons, bitte kontrollieren sie wie “aufgeregt” soe sind in ihren E-mails. Niemand ist wirklich so aufgeregt. Eine fähige Person, so wie wir eine fähige Person einstufen würden, ist jemand, der eher mehr zurückhaltend mit seinen Emotionen ist. Und falls sie strategisch Emoticons oder Ausrufezeichen gebrauchen, um ein bisschen leben in ihre E-mails zu bringen, dann begrenzen sie es auf eins pro E-mail.
3. Du musst auf deine Grammatik achten – Hören sie auf faul zu sein. Wir wissen, dass alle Leute sich daran gewohnt haben in kurzform Sprache schreiben (Verbindlichkeit an Twitter) und auf Autokorrektur (Verbindlichkeit von Smart Phones), aber E-mails erfordern immer noch eine richtige Grammatik, Ausschreibweise und der Gebrauch von ganzen Sätzen.
4. Du musst immer rechtzeitig sein – Von unseren heutigen Arbeitskräften wird erwartet, dass sie schnell auf E-mails antworten. Als eine Standardregel, wird erwartet, dass während normalen Geschäftszeiten keine E-mail für mehr als eine Stunde unbeantwortet bleiben sollte. Natürlich, können sie nicht immer auf alles antworten, aber sie können jemanden wissen lassen, dass sie die Nachricht gesehen haben und dass sie auf diese schnellstmöglich zurückkommen werden- Die Alternative- nicht zu antworten, ist also ob sie einen Gast an ihrer Tür klopfen lassen und niemanden zu Hause haben. Die Nachricht, die sie ihrem Gast schicken ist: Geh mir nicht auf die Nerven, her zu kommen.
5. Du darfst kein digitaler Hamsterer sein – In diesem Moment, muss ich beichten, dass ich mehr als 30.000 E-mails in meinem Posteingang habe. Offensichtlich, habe ich ein Problem. In einem Artikel von Time Magazine, bietet Google’s Eric Schmidt 9 E-mail Regeln an und hamstern ist eines von ihnen. Sein Argument gegen E-mail hamstern ist basiert auf Produktivität. Hier ist, was er zu dem Thema zu sagen hat:

   “Wie lange schaust du in dein Postfach, einfach nur um zu entscheiden, welche E-Mail du als nächstes beantworten wirst? Wie viel Zeit verbringst du damit, E-Mails zu öffnen und zu lesen, die sie allerdings schon gelesen hatten? Die Zeit, die Sie damit verbringen, welche Begriffe Sie als nächstes angreifen sollten, ist verschwendete Zeit. Das gleiche gilt für die Zeit, die Sie damit verbringen eine Nachricht wiederholt zu lesen und die Sie stetig wieder lesen (und versagt haben, darauf zu handeln).”

6. Du darfst “löschen” klicken” – E-mails ähneln sich ihrem Kleiderschrank, in dem Sinne, das wenn sie etwas nicht für ein Jahr gebraucht haben, dann sind sie wahrscheinlich darüber hinweg. Falls sie eine E-mail von jemanden für mehr als ein Jahr nicht gelesen haben, dann bedeutet dieses wahrscheinlich, dass sie diese niemals wieder lesen werden… oder sie je wieder gebrauchen werden. Falls es für sie immer noch ein Problem ist “löschen” zu klicken, dann teilen sie den Prozess auf, als erstes nach Sendern zu schauen, von denen sie wissen, dass sie die E-mails löschen müssen.
7. Du darfst Sachen abbestellen – Auf dieser Note, wenn Sie eine E-mail Kampanie von jemanden in einem Jahr nicht gelesen haben, dann können Sie diese höchstwarscheinlich von ihrer Email- Liste abbestellen.
8. Du musst intelligent mehrere Sachen auf einmal machen – Nun, wenn Sie schon dabei sind ihr Posteingang sauber zu machen, ist es eine gute Zeit, die ganzen TED Unterhaltungen anzuhören, die sich auf ihrer Netflixschlange oder auf ihrem Podcasts sich aufstapelten.
9. Du musst alles Labeln und Filtern – Zum Glück sind E-mails schon soweit, dass wir sie nach unseren Gebräuchen sortieren können. Dieser nächste Hinweis kommt auch von Schmidt, der uns rät, E-mails, die eine rasche Rückmeldung erfordern, mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Sein Hinweis ist: “Wenn Sie jemanden eine Nachricht schicken mit einem Aktionselement, welches sie verfolgen wollen, dann kopieren sie dieses, labeln sie die Nachricht mit den Worten “follow up.” Dieses hilft ihnen es leichter zu finden und die Sachen nachzuverfolgen, die noch nicht erledigt sind; senden sie einfach die gleiche Nachricht, mit einer anderen Betreffzeile, wo sie fragen können, “Ist es fertig?”
10. Du sollst weise mit deiner Zeit sein – Obwohl Sie dazu verpflichtet sind, E-mails schnell zu antworten, so machen sie es sich bewusst, dass sie nicht ihre ganze Zeit damit verbringen müssen E-mails zu beantworten. Ihre Antworten müssen keine Aufsätze sein. Halten Sie Antworten kurz und kommen sie schnell auf den Punkt – besonders wenn sie sich mit sondierenden Köpfen auseinandersetzen müssen, die nur kostenlose Informationen über Sachen haben wollen, anderseits berechnen sie ihre Arbeitszeit dafür.
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