Es gibt nichts Ärgerlicheres als zu warten, vor allem, wenn es um die Arbeit geht. Die Aktion oder Antwort, auf die Sie warten, könnte sich auf Ihre Arbeit auswirken und Sie könnten sich in einer Sackgasse wiederfinden, bis diese Person etwas unternimmt oder Ihnen die benötigten Informationen sendet.

In solchen Situationen ist es verlockend, wütend zu werden und diese Wut zu zeigen, in der Hoffnung, dass dies zu einer schnelleren Lösung führt. Professionelles Verhalten bedeutet jedoch, dass Sie am Arbeitsplatz Respekt zeigen und einen Weg finden, Ihren Kollegen höflich an Ihre Forderung nach Maßnahmen oder Informationen zu erinnern.

Es gibt viele verschiedene Arten von E-Mails. Aber Erinnerungs-E-Mails sind insofern einzigartig, als sie sowohl intern als auch extern sein können. Das Senden von Erinnerungs-E-Mails an Kollegen ist nicht ungewöhnlich, ebenso wie das Senden von Erinnerungs-E-Mails an potenzielle Kunden, wenn diese aufgefordert werden, einen Vertrag zu prüfen, einen Inhalt herunterzuladen oder sich für Ihr Webinar anzumelden.

Unabhängig von der Situation sollte jede Erinnerungs- oder Aufforderungs-E-Mail freundlich, aber bestimmt sein und gleichzeitig die erwähnte Professionalität und Höflichkeit bewahren. Wie sollten Sie also eine höfliche E-Mail verfassen, die die Person dazu bringt, zu antworten? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

 

Warum sollten Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden?

Es gibt viele Situationen, in denen eine Erinnerungs-E-Mail notwendig ist. Allerdings waren wir noch nie so vernetzt wie heute, und es gibt unzählige Möglichkeiten, mit anderen zu interagieren, als eine E-Mail zu senden. Wie erkennen Sie, wann eine Situation einen E-Mail-Touchpoint rechtfertigt? Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, in denen Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden sollten:

• Ein Kunde ist mit der Zahlung einer Dienstleistung im Verzug und Sie möchten ihm einen Schubs geben, ohne die Beziehung zu beschädigen.
• Es steht eine Veranstaltung oder ein Treffen an und Sie müssen wissen, ob die Person, die Sie eingeladen haben, daran teilnehmen wird.
• Sie warten auf Daten oder Informationen von einem Kollegen oder Partner und können ohne diese nicht mit einer bestimmten Arbeit fortfahren.
• Sie schulden einem Lieferanten Geld oder Umsatzsteuer, können ihn aber nicht bezahlen, bevor Sie eine vollständige Rechnung erhalten haben.
• Jemand hat eine Frist versäumt oder eine drohende Frist läuft ab, und Sie müssen die Person darauf aufmerksam machen.
• Sie haben sich für eine neue Stelle oder eine Beförderung beworben und haben noch nichts gehört. Eine gut formulierte Nachfass-E-Mail kann Ihre Begeisterung zeigen, aber Sie wollen nicht zu aufdringlich sein.

Natürlich gibt es noch viele weitere Beispiele dafür, warum Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden sollten, aber diese Liste gibt Ihnen eine Vorstellung von den Situationen, in denen sie benötigt werden.

 

Wann Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail senden sollten

Auf diese Frage gibt es keine endgültige Antwort. Wann Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden, hängt sehr stark von den individuellen Umständen ab. Wenn es zum Beispiel um eine fällige Zahlung geht, würden Sie die E-Mail normalerweise am ersten Werktag nach der Zahlung senden, und diese Regel könnte auch für eine verpasste Frist gelten. Außerdem ist es für Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens nicht einfach, die Termine mehrerer Kunden im Auge zu behalten. Aus diesem Grund verwenden Unternehmer lieber Terminerinnerungs-Apps, um diesen Prozess zu automatisieren.

Wenn Sie auf Informationen oder Daten warten, um mit einer Aufgabe fortzufahren, sollten Sie sich bewusst sein, welche Frist Sie haben und wie lange es dauern wird, die Aufgabe zu erledigen. Bei berufsbezogenen E-Mails sollten Sie warten, bis eine längere Zeitspanne seit einem Vorstellungsgespräch oder einem vom potenziellen Arbeitgeber genannten Zeitrahmen verstrichen ist.

Vielleicht weniger wichtig als der Zeitpunkt, zu dem Sie etwas sagen, ist, was Sie sagen und wie Sie es sagen. Das gilt für E-Mail-Kampagnen und Erinnerungs-E-Mails gleichermaßen. Wie formulieren Sie also die perfekte Erinnerungs-E-Mail?

 

4 Elemente für das Schreiben einer höflichen Erinnerungs-E-Mail

Die erste und wichtigste Regel ist, dass Ihre E-Mail auf keinen Fall aggressiv oder bedrohlich wirken darf, selbst wenn Sie eine Zahlung einfordern. Sie sollten zwar ein gewisses Maß an Entschlossenheit an den Tag legen, dies aber auf höfliche und freundliche Art und Weise tun.

Sie wollen zwar, dass die Person etwas unternimmt, aber Sie wollen nicht, dass sie sich über Ihren Tonfall ärgert. Jede Erinnerungs-E-Mail, die Sie senden, sollte klar und freundlich sein. Sie möchten, dass Ihr Empfänger die gewünschte Aktion durchführt, anstatt Ihre E-Mail zu ignorieren. Die besten Erinnerungsmails haben diese vier Kernelemente:

1. E-Mail Betreffzeile

Denken Sie daran, dass dies das erste ist, was der Empfänger sieht, und eine gut durchdachte Betreffzeile ist das, was Menschen dazu bringt, eine E-Mail zu öffnen. Im Idealfall ist die Betreffzeile personalisiert, relevant für den Inhalt und vermittelt das Gefühl der Dringlichkeit, das Sie wünschen.

Denken Sie an die E-Mails, die Sie jeden Tag erhalten, sowohl von unbekannten Absendern als auch von Menschen, die Sie kennen. Was veranlasst Sie, eine E-Mail sofort zu öffnen oder ihr Priorität einzuräumen? Die Identifizierung dieser Charakteristika kann Ihnen als Handbuch dienen, wie Ihre Betreffzeile aussehen sollte. Hier sind einige Beispiele:

• Kurze Erinnerung an die angeforderten Daten
• Wir brauchen immer noch eine Antwort für die Veranstaltung am 5. Werden Sie kommen?
• Nachbereitung meines Interviews am 9.
• Erinnerung daran, dass der Bericht am 12. fällig ist.

2. Gruß

Wie Sie jemanden grüßen, kann den Ton für den Rest Ihrer E-Mail angeben. Sie sollten auch darüber nachdenken, in welcher Beziehung Sie zu dem Empfänger stehen und ob Ihr Gruß formell oder informell sein sollte. Beispielsweise ist “Sehr geehrte Damen und Herren” sehr förmlich, und wenn dies nicht die übliche Anrede in Ihrem Unternehmen ist, wenn Sie mit Kunden zu tun haben, empfehle ich Ihnen, diesen Weg nicht einzuschlagen.

Ein einfaches Hallo und der Name der Person sollten genügen. Aber was auch immer Sie tun, fügen Sie immer einen Gruß hinzu. Direkt in den Text der E-Mail einzusteigen, könnte als unhöflich und übereifrig erscheinen.

3. Textkörper und Anfrage

Jetzt kommt der wichtige Teil, in dem Sie den Grund und den Kontext für Ihre E-Mail angeben. Auch hier spielt es keine Rolle, wie frustriert oder verärgert Sie über etwaige Verzögerungen sind; halten Sie den Textkörper Ihrer E-Mail freundlich und höflich. Es kann zahlreiche Gründe geben, warum die Person nicht geantwortet hat, und für eine ausbleibende Antwort kann es eine vernünftige Erklärung geben.

Sie können Ihr Ersuchen entweder in den ursprünglichen Textkörper der Mail einfügen oder es in einen Folgeabschnitt einfügen. Hier sind einige Beispiele, wie Sie Ihre Mail formulieren können:

• Ich warte immer noch auf die Rechnung für Mai von Ihnen. Bitte senden Sie sie mir, sobald Sie können, sonst kann ich die Zahlung nicht ausstellen.
• Ich möchte mich nur an die Informationen halten, die ich Ihnen letzte Woche geschickt habe. Sind Sie immer noch interessiert?
• Könnten Sie mir bitte die angeforderten Daten schicken, am besten bis Freitag?Ich muss den Bericht für das Referral-Marketing-Programm planen und schreiben, der dem Kunden bis nächsten Dienstag vorliegen muss.
• Nur zur Erinnerung an unsere Veranstaltung am 24. Werden Sie daran teilnehmen können? Wir würden uns freuen, Sie zu sehen. Bitte melden Sie sich an, wenn wir Sie dort sehen werden!
• Könnten Sie uns für das geplante Abteilungsmeeting am 2. Oktober bis Ende der Woche die Punkte senden, die Sie besprechen möchten?

4. Abmelden

Genau wie bei den Grüßen ist es wichtig, Abmeldungen einzubauen, denn wenn Sie diese vernachlässigen, können Sie als unhöflich oder verärgert wirken.

Bei der Abmeldung sollten Sie denselben freundlichen und höflichen Ton beibehalten, den Sie in Ihrer gesamten E-Mail verwendet haben. Sie können eine sanfte, letzte Erinnerung daran einfügen, was Sie brauchen, und Ihre Abmeldung kann aus zwei Abschnitten bestehen: einem Schlusswort und einem eigentlichen Abschied. Beispiele für den ersten Abschnitt können sein:

• Vielen Dank im Voraus für die gewünschten Informationen.
• Ich hoffe, Sie am 31. zu sehen!
• Vielen Dank im Voraus für die prompte Lieferung der Produkte.
• Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Tatsächliche Abmeldungen können kurz und bündig, aber dennoch höflich sein:

• Nochmals vielen Dank,
• Das Beste,
• Wir sprechen uns bald,

 

Das Mitnehmen

Eine gute Geschäftskommunikation sollte die Grundlage für Ihre Arbeit sein, und dazu gehört auch Ihr E-Mail-Marketing und Ihre Kontaktaufnahme.

Ganz gleich, ob Sie einen Kollegen, einen Kunden oder einen potenziellen Kunden anschreiben, Sie sollten immer höflich bleiben, egal wie frustriert Sie über die ausbleibende Antwort sind. Nutzen Sie die oben genannten Tipps, um einen kühlen Kopf zu bewahren und sich in angemessener Weise zu melden, damit Sie die gewünschte Antwort erhalten.

 

Author Bio

Richard Conn ist Senior Director für Demand Generation bei 8×8, einer führenden Kommunikationsplattform mit integriertem Contact Center, Sprach-, Video- und Chatfunktionen. Es ist auch der Anbieter der besten Cloud-Telefonsysteme für kleine Unternehmen. Richard Conn ist ein analytischer und ergebnisorientierter Leiter für digitales Marketing mit einer Erfolgsbilanz bei der Erzielung bedeutender ROI-Verbesserungen in schnelllebigen, wettbewerbsintensiven B2B-Umgebungen. Richard Conn hat auch Artikel für Domains wie ZoomShift und Upside veröffentlicht. Prüfen Sie sein LinkedIn.