Viele Menschen haben verschiedene Einstellungen und Vorstellungen wenn es im Veranstaltungen im E-Mail Marketing, Social Media Marketing oder dem Newsletter Marketing geht. Ein haeufiges Missverstaendnis ist, dass Veranstaltungs-Management zu einem Ende kommt, sobald das Ereignis fertig und vorbei ist. Ein buchstaeblicher immenser Aufwand geht in die Vorbereitung und in die Durchfuehrung der Veranstaltung, also warum sollten Sie weiter daran arbeiten, wenn schon alles vorueber ist? Das Durchfuehren einer Personal-Nachbesprechung, zum Beispiel, bietet einen kritischen Einblick in die Funktionsweise der gesamten Veranstaltung und ist eine Prozedur, die ebenso unverzichtbar ist, wie eine Rueckmeldung von den Teilnehmern zu bekommen und genauso wichtig wie auf allen Kanaelen den Teilnehmern nachzugehen. Ein paar kritische Praktiken umzusetzen, richtet sich auf die Veranstaltuns-Nachbesprechung aus, denn es bietet wertvolle Daten, welche Sie fuer Ihre spaeteren Veranstaltungen nutzen koennen, genauso wie die Begeisterung aller Beteiligten und Betroffenen hoch zu halten.

Der Nachbesprechungs-Prozess ist ein Schluessel fuer zukuenftigen Erfolg

Die Nachbesprechung sollte die erste Aktivitaet sein, in der Sie sich engagieren, nachdem ihre Veranstaltung vorbei ist. Der Nachbesprechungs-Prozess sollte das Ausmass der Sitzung einbeziehen, sowie das Planungsteam, jegliche Anbieter, Lieferanten, Mitarbeiter oder andere Parteien, die eine Schluesselrolle in dem Programm gehabt haben. Besprechen Sie Ihre Fehler und reden Sie darueber, wie Sie diese fuer die naechste Veranstaltung verbessern koennen, aber diskutieren Sie auch darueber, wie Sie den Planungs-und Budgetierungsprozess verbessern koennen. Die Diskussion sollte nicht zu lange um ein bestimmtes Thema gehen, sondern eher eine allgemeine Uebersicht der Veranstaltung darstellen. Das ist warum Sie sicherstellen sollten, das Sie die Kontrolle der Diskussion beibehalten, wann Sie wissen muessen, eine Loesung anzubieten und wann es Zeit ist, zum naechsten Punkt des Interesses zu kommen. Stellen Sie sicher, die Diskussion zu dokumentieren, sowie alle erkannten Fehler und Bereiche die nach einer Verbesserung rufen.

Halten Sie getrennte Besprechungen mit dem Management und den Sponsoren

Eine voellig getrennte Nachbesprechung sollte mit dem Management gehalten werden, um eine Rueckmeldung aus Ihrer Sicht zu bekommen und Sie koennen sicher sein, dass die Information  die sie von dieser Nachbesprechung erhalten, wird ganz anders sein, als die von den Teilnehmern oder den Organisatoren. Da es letztlich an dem Management liegt, die Weiterfuehrung des Veranstaltung-Kalender abzusagen oder zu genehmigen, ist es sehr wichtig, ihre umfassende Beurteilung zu erhalten, ob die Ziele der Veranstaltung letztlich erreicht worden sind. Zuletzt sollten Sie mit allen Sponsoren, Ausstellern, anderen Interessengruppen und anderen praesentierenden Teilnehmern sich treffen, um zu sehen, ob die Veranstaltung ihre Investition wert war und ob Sie Anregungen und Wuensche fuer zukuenftige Ereignisse haben.

Fragen Sie Ihre Sponsoren einige kritische Fragen

Ziehen Sie es in Erwaegung, die folgenden Fragen Ihre Sponsoren zu fragen, als ein integraler Bestandteil dieser Nachbesprechung:

1. Wuerden Sie wieder teilnehmen?
2. War der Standort und die Zeit der Veranstaltung geeignet?
3. Hat die Veranstaltung genuegend Anerkennung fuer Ihre Teilnahme gegeben?
4. In wie weit haben Sie die Netzwerkmoeglichkeiten geschaetzt?
5. Was waren die Highlights (und die Tiefpunkte) der Veranstaltung?
6. Was wuerden Sie gerne was sich fuer das naechste mal aendert oder verbessert?

Empfangen Sie dieses und dann wenden Sie diese Rueckmeldungen, die Sie gesammelt haben, an.

Sobald Sie die Rueckmeldung von allen moeglichen Quellen gesammelt haben, sollten Sie jedes Stueck von Daten analysieren, sodass die Endergebnisse fuer eine gruendliche, genaue und definitive Bewertung genutzt werden koennen. Bewahren Sie diese Information auf, damit Sie es als eine Referenz fuer zukuenftige Ereignisse nutzen koennen die Sie organisieren werden und Sie werden sehen, dass diese Ihnen wertvolle Einblicke geben koennen. Eine Zusammenfassung der Umfragen sollten auch mit dem Managment und mit den Mitarbeitern geteilt werden, denn diese sind ein Teil des Planungsteams. Die Information die Sie gesammelt haben, kann auch als eine Inspiration fuer die Erstellung von Inhalten fuer zukuenftige Programme genutzt werden. Zum Beispiel, in einer grossen Konferenz, kann es wichtig sein, mehr ueber die Teilnehmer zu wissen und die Rollen die Sie in Ihren Organisationen haben, ganz egal, ob die Veranstaltung ihr erster Besuch ist.

Als ein Teil der Nachbesprechung und Begutachtung, sollten Sie auch nach vorne schauen auf die naechste Veranstaltung und dieses aus einer Marketing Sicht. Basiert auf dieser Rueckmeldung, sollten Sie es in Erwaehnung ziehen, eine kleinere, regionale Veranstaltung zu halten, zwischen Ihren grossen Konferenzen oder eine beliebige Anzahl von lukrativen Optionen, die Sie aushecken koennen und die basiert sind auf der Perspektive, die Sie von den wichtigen Nachbesprechungen erhalten haben. Halten Sie Ihre Nachbesprechungen nicht zu kurz, denn es ist der Schluessel zum Erfolg Ihrer zukuenftigen Veranstaltung!
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