In einer Arbeitsplatzkultur, die von Authentizität und Kultur besessen ist, stellt sich immer noch die folgende Frage: warum hören sich unsere automatisierten E-Mail Benachrichtigungen immer noch nach einer Android Aufnahme an, die verglichen werden kann, mit einer billigen Version eines Science-Fiction Films aus den 50-iger Jahren? Die Marketing Agenturen sind selber Schuld daran. Denn diese moderieren einige der exzentrischsten Persönlichkeiten, aber wenn es zu dem Moment kommt, dass Sie sagen, dass Sie sich von dem E-Mail Weg trennen, dann verlieren alle Ihren eigenen Verstand und es kommt zu dem Eindruck, dass Sie eine Person sind, die eine Hülle um sich trägt.

Dies muss nicht so sein. Sie können einen Schritt weitergehen. Wir können Ihnen helfen.

Lassen Sie zuerst, Ihr authentisches Selbst, in Ihre Botschaften mit einfließen. Was macht Sie, Sie? Gibt es eine Art und Weise, wie Sie sich in Ihren E-Mails ausdrücken, die von Ihren Kunden akzeptiert und gemocht wird? Die Chancen sind, ja. Jeder hat eine einzigartige Persönlichkeit, die sich durch den täglichen E-Mail Austausch ausdrückt und es ist das, was uns dabei hilft, uns von den Fluten der E-Mails, die jeden Tag in unsere Posteingänge gelangen, zu unterscheiden. Also, ist der erste Schritt sich selbst zu sein.

Zweitens, seien Sie ehrlich über das, was Sie eigentlich tun. Befinden Sie sich auf dem Weg eines dringend benötigten Urlaubs? Dann sagen Sie das auch. Vielleicht können Sie uns auch einen Tipp geben, wo Sie hinfahren, damit wir grün vor Neid werden. Auf einer eigennützigen Note der Geschäftsentwicklung, muss ich Ihnen sagen, dass diese Details Sie nur menschlicher machen und Ihre Kunden bekommen das Gefühl, Sie wirklich zu kennen. Es ist viel einfacher etwas nicht zu mögen, frustriert mit jemanden zu sein oder jemanden stehen zu lassen, den man kennt und mit dem man eine Verbindung hat. Also stellen Sie eine Bindung her.

Drittens, haben Sie keine Angst davor, Humor anzuwenden. Eine Person, die geschickt Humor einsetzen kann, ist ein leistungsfähiges Mittel an jedem Arbeitsplatz. Sie bringen eine Leichtigkeit und eine Erleichterung in den eintönigen Tagesablauf. Wenn das auf Sie zutrifft, dann fügen Sie ein bisschen Humor in Ihre automatisierten E-Mails ein. Hier ist ein klassisches Beispiel einer automatisierten Antwortzeile, die danach schreit: “Ich bin wirklich langweilig.”

“Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin zur Zeit nicht im Büro und komme erst am Montag zurück. Während dieser Zeit, werde ich nur begrenzten Zugang zu meinen E-Mails haben. Für sofortige Hilfe, rufen Sie mich auf meinem Handy an.” 

Während dies alle notwendigen Informationen weitergibt – wie zum Beispiel: wann Sie zurück sein werden, ob Sie Zugriff auf Ihre E-Mails haben und eine alternative Möglichkeit zur Kommunikation – so ist es aber letztlich schlicht langweilig. Hier findest du nun einige aussagekräftige Alternativen, die von Hubspot inspiriert wurden.

“Ich bin zur Zeit bei einem Vorstellungsgespräch und werde Ihnen antworten, falls ich die Stelle nicht bekommen sollte.”

Sie müssen schon zugeben, dass es ein bisschen frech ist. Es ist allerdings nicht empfehlenswert, es sei denn, Ihre Kollegen besitzen einen guten Sinn für Humor.

“Ich bin zur Zeit nicht im Büro, aber wenn es wichtig sein sollte, fühlen Sie sich frei, mir zu tweeten @shireenqudosi mit #Sie unterbrechenMeinenUrlaub

Dies ist ideal, besonders für interne Kollegen, die es anscheinend nicht verstehen, dass Sie im Urlaub sind. Es ist außerdem ideal, weil, wenn Sie im Urlaub sind, dann ist es eher möglich, dass Sie Ihr Twitter Konto abrufen, anstelle von Ihrem E-Mail Konto – und es stellt sicher, dass nur die wichtigsten Nachrichten zu Ihnen, in einer ununterbrochenen und beschränkten Kapazität, gelangen.

Menschen benutzen automatisierte Antworten aus einer ganzen Reihe von Gründen – dabei geht es nicht immer um Urlaubszeiten. Es kann sich zum Beispiel auch um einen Mutterschaftsurlaub handeln- wenn es so ist, dann erzählen Sie uns doch, für welchen Namen Sie sich entschieden haben. Sie könnten auf einem Seminar sein – wenn dies der Fall sein sollte, dann erzählen Sie uns doch, wohin sie unterwegs sind, wie dies Ihre Fertigkeiten verbessern wird und wie die Kunden durch Ihre Dienstleistungen davon profitieren können. Vielleicht erledigen Sie auch etwas einzigartiges, wie dass Sie ein neues Projekt angehen – wenn es das sein sollte, dann erwähnen Sie es und geben Sie Ihren Kunden einen Einblick auf all die interessanten Sachen, die Ihr Unternehmen vollbringen möchte. Sie könnten allerdings auch nur für einen Moment zur Seite treten, um Ihren eigenen Tag zu segmentieren und um dadurch produktiver zu sein und um nicht auf eine E-Mail Überladung zu stoßen.