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Hal Licino

保持簿記清楚明瞭之必要

Jan 24 2013, 06:00 AM by

有太多小企業主把簿記視為公司營運的必要之惡,他們從事這個紀錄所有活動的工作時所付出的熱情就跟看《Liz & Dick》差不多。簿記當然不一定必須和觀賞琳賽蘿涵照著爛劇本過度演出一樣為你帶來同樣的「喜悅」。遵照下列步驟,你就會發現簿記其實很簡單,而且是簡單必要的生意步驟。
  • 分開銀行帳戶 – 混合在雞尾酒派對裡是很棒的,但在簿記裡可絕對不是什麼好事。把生意用和個人帳戶分開,需要付款或領薪水時再從生意用帳戶領錢,或直接從那個帳戶開支票。如果你有員工,建議你再開一個專門支付薪水的帳戶。

  • 架設一個系統 – 收入支出的任何一毛錢都必須記錄,如果一切都井井有條,這個要求就比較容易達成。花點時間建立實體和電子歸檔系統,並確定兩者都能正確完整的執行。

  • 買正確的軟體 - 你不需要每個月花掉幾千美金去買企業資源軟體,你的小企業只需要像 QuickBooks 或 Sage Peachtree 這種簡單、直接又經濟的基本程式就可以了。

  • 準時上繳稅務報告 – 即使你現在沒有足夠的現金繳稅,也記得在截止日期前繳交報告以避免罰金持續累積。

  • 紀錄要讓人看得懂 – 當然,一張後面寫著「李r XYZ 晚」的餐廳收據對你而言可能一目瞭然,但對稽查員而言可是天書…而即使是你本人,在幾年後也無法把這簡略的草寫翻譯成正確內容。「和XYZ公司李先生吃晚餐」會是比較適當的紀錄方式。

  • 注意間隔 – 任何你開立的東西,如發票和支票,序號都應該是連續的,其中不應該有間隔。所以如果你作廢了一張支票或發票,記錄下來這個缺號,否則稽核的時候你就必須為這筆付帳。

  • 立刻開收據 – 你越快開立收據,就越快能拿到錢。所以一旦工程完成或到一段落,就馬上開立收據並盡速兌現!

  • 正確的開收據 – 沒有什麼比錯誤的收據能更快將好客戶變成發火的客戶。即使錯誤對他們有利,他們還是會從此把你視為什麼都不懂的業餘初學者。

  • 每天核對銀行帳戶 – 如果等到銀行每月例行發送的帳單才一併對帳,那會是個龐大繁雜的工程,因為你很可能不會記得四周來所有的花費細節。有了網路銀行,你可以每天核對自己的帳戶,並在記憶都還新鮮時幫每筆進帳做註記。

  • 現金在手,萬事不愁 – 即使現在現金卡和信用卡幾乎全世界通行,但我還是建議你隨時準備一些現金以應付較小或隨興的開支,但每筆支出也都要詳細記錄。

  • 保持分類簡單明瞭 – 你不需要把支出明細精密分到連「墨水匣」和「碳粉匣」都要分開紀錄,只要一個「辦公室公物」就可以了,感激不盡。

  • 生意是生意,人是人 – 不,你經營生意不是為了讓你的表哥阿龍可以在他的野狼一二五上噴一個超煞氣會轉彎的白海豚。如果你的朋友或親戚需要貸款,帶他們去銀行。

簿記已經不再是《小氣財神》裡鮑伯裹著厚棉襖全身發抖地撰寫帳本的苦情模樣了。它是任何生意的中心,如果簿記做得好,你的企業也會運作得更為順暢!

文章分類 技巧與資源

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