Bis vor Kurzem hatten wir ein Designteam, was alles bei Benchmark gemacht hat. Das bedeutet, dass das gleiche Designteam, was Produkte erstellt und neue Funktionen entwickelt hat, auch für das Design der Marketingkampagnen und für die Bildung und Aufrechthaltung unserer Marke zuständig war. Ich erinnere mich an eine Situation in der unser Team eine E-Mail designte, um eine neue Funktion zu bewerben, die wir kurz danach veröffentlichen wollten. Mit keinem E-Mail-Designsystem im Einsatz, aber einem Wunsch, eine gewisse Konsistenz zu erreichen, verbrachten wir über eine Stunde damit Überschriften alter E-Mails zu durchforsten, um den korrekten Farbwert für das Grau zu finden, was wir in der Vergangenheit verwendeten. Es wurde klar, dass wir ein Problem hatten. Es gab jedoch keinen Druck auf eine Lösung hinzuarbeiten, bis vor sechs Monaten, als Benchmark sich dazu entschied, die Verantwortlichkeiten unseres einzigen Designteams mit dem neu geformten Marketing-Designteam zu teilen.

In der Vergangenheit, als einziges Designteam, war es schwer E-Mail-Vorlagen für die Abteilungen unseres Unternehmens zu erstellen. Mit jedem spezifischen Zweck oder Bedürfnis der Abteilung musste unser Team etwas ganz von vorne designen. Wenn die Marketingabteilung eine E-Mail in letzter Minute wollte, war nicht genügend Zeit vorhanden, um eins für sie in entsprechender Qualität zu erstellen. Wie Sie sich vorstellen können verschwendeten wir Zeit damit, eine gewisse Konsistenz in unseren Designs aufrechtzuhalten, ohne ein standardisiertes System zu haben und waren dadurch oft frustriert und durcheinander. Die gleichen Design-Inkonsistenzen wurden über unseren internationalen Büros vervielfacht, mit E-Mails in neun verschiedene Sprachen. Mit der Entscheidung ein eigenständiges Marketing-Designteam zu haben, was für das Design der E-Mail-Vorlagen zuständig ist, erkannten wir, dass wir ein System einführen mussten. Anderenfalls würden unsere Erfahrungen mit Frustration, Unpünktlichkeit, unklarer Markenstimme und Rückkehr zu alten E-Mails, um eine Art von konsistenten Stil zu finden nicht nur weitergehen, sondern noch verstärkt werden.
Wegen diesen Problemen wollten wir ein modulares Designsystem erstellen, was unsere Probleme bezüglich Inkonsistenz und Unpünktlichkeit lösen würde. Wir machten eine Inventur von allen E-Mails, die im vergangenen Jahr von unseren Benchmark-Teams gesendet wurden, inklusive der von unseren internationalen Büros und ordneten sie alle nach Sprache und Zweck, um zu sehen, welche spezifischen Bedürfnisse jedes Büro zu erfüllen hat und welche Art von E-Mails jede Region sendete. Manche Regionen fokussierten sich mehr auf Bildung, während andere sich mehr auf Events und Partner fokussierten. Die Marketingbedürfnisse ändern sich auch je nach Region. Es ist wichtig eine Lösung zu kreieren, die alle unsere Büros miteinschließt und nicht anzunehmen, dass die Marketingbedürfnisse einer Region die gleichen wie an anderen Orten sind.

Wir notierten uns alle E-Mails, die sich wiederholten, um ein Verständnis dafür zu bekommen, welche modularen Einheiten wir benötigten, z.B. monatliche/wöchentliche Newsletter, Werbeaktionen, Webinar-Einladungen, Produktankündigungen, automatische System-E-Mails und sogar persönliche E-Mails von den Firmenbesitzern. Anschließend dokumentierten wir die Struktur jeder dieser E-Mails und die inhaltlichen Sektionen, aus denen sie bestanden. Danach dokumentierten wir die Stile jeder Sektion. Wir fanden heraus, dass viele verschiedene Stile für Kopfzeilen, Inhaltsblöcke, Schriftarten, Social Media Buttons, Kontaktinformationen und Bilder verwendet wurden. Nachdem wir alles dokumentiert hatten, waren wir in der Lage einheitliche Stile für jeden Fall zu erstellen. Dinge, die wir berücksichtigten, als wir das machten, waren das aktuelle Branding, das Bewusstsein für andere Sprachen und was für diese geeignet war; Stile für mobile Geräte, Lesbarkeit, Ästhetik. Es verlangte von uns alles durchzugehen, was wir zuvor erstellt hatten und daraus einen Standard für Ästhetik und Gefallen für unsere Kunden zu entwickeln

Etwas anderes, was wir machen mussten, war eine Bilder-Strategie zu finden und zu erstellen, und was wir bei Bildern machen sollten, denn diese können das Aussehen einer E-Mail dramatisch verändern. Um konsistent zu bleiben, erstellten wir einen Ratgeber, den wir an unsere anderen internationalen Designteams und an unser Marketingteam weitergaben. Wir kollaborierten auch mit dem Marketingteam, um sicherzustellen, dass unsere Ziele die Gleichen waren.

Unsere letzte Herausforderung war es, alle darauf einzustellen, das neue System anwenden zu können. Wir erreichten das leicht mit unserer E-Mail-Plattform. Wir stellten unser Designsystem als Hauptkonto ein und kreierten ein Unterkonto für jedes Büro. Mit der Funktion E-Mail-Designs zu Unterkonten senden, war es ein einfach, jeden auf dem Laufenden zu halten. Früher machte jeder sein eigenes Ding, in einem separaten Konto. Jetzt, da alles über ein Konto lief, hatte jeder Zugang zu den E-Mail-Design-Vorlagen und das half dabei, die Einheitlichkeit zu erreichen, nach der wir suchten, und eine einfache Bedienung sowie ein standardisiertes Vorgehen zu gewährleisten.

Ich lernte, dass es einfacher ist, alles im Ganzen zu betrachten und ein System zu erstellen, als ein Design für jedes individuelle Problem zu entwerfen. Der Schlüssel dabei ist jedoch nicht etwas zu erstellen und es dann zu vergessen, stattdessen muss es ständig genutzt und laufend verbessert werden, gefolgt von aktualisierter Dokumentation, um die Standards aufrechtzuhalten und Einheitlichkeit zu erreichen. Wir nutzten unser eigenes E-Mail-Bearbeitungsprogramm, um das Design aller unserer E-Mails zu erstellen. Wir machten das, weil es dadurch für die lokalen und regionalen Content Manager einfacher war. Idealerweise hätten wir alles selbst programmiert, um mehr Kontrolle zu haben und Standards schneller aktualisieren zu können. Aber bis jetzt war es einfacher, unseren eigenen E-Mail-Designer zu nutzen und es gab uns die Möglichkeit, unser eigenes Produkt vorzustellen und die einfache Bedienbarkeit selbst zu erleben.

Diese Information ist hilfreich und ich wünschte, es hätte früher schon eine so detaillierte Informationsquelle gegeben, bevor ich alles selbst herausfinden musste. Es hat einen großen Unterschied bei uns bewirkt. Es war eine schwierige Situation und dauerte lange Zeit, bis wir eine Lösung finden konnten. Also, es könnte hilfreich für unsere Nutzer sein, deshalb war es mir wichtig, diesen Prozess, den wir durchmachten, zu teilen.