A pesar de lo mucho que ha cambiado los últimos 20 años la forma en que nos comunicamos y reunimos la información, hay una cosa que aún se mantiene fuerte y eso es el correo electrónico.  Actualmente, estamos enviando más de 100 mil millones de correos electrónicos diarios. Todavía se considera la forma “de enviar el mensaje electrónico” de la comunicación empresarial.  Y por extraño que parezca, mientras estábamos capacitados para utilizar un teclado en las clases de mecanografía, en realidad nadie se ha detenido a considerar si debemos estar capacitados para utilizar otras plataformas basadas en la tecnología como el correo electrónico y las redes sociales. Ahora bien, si se tiene en cuenta que el correo electrónico es el principal medio de comunicación en los negocios, ¿no debería justificar algún estándar para la práctica?

Recientemente me he encontrado con tantos errores en el correo electrónico – ya sea sobre el saber comunicarse a través del correo electrónico, como tener la configuración más precisa de cómo se llega a través de correos electrónicos, o incluso personas que confunden cómo su negocio debe utilizar el correo electrónico. Ha habido tantos momentos últimamente que me siento que necesitamos capacitarnos para desarrollar las habilidades básicas del correo electrónico… o como me gusta llamarlo, Los 10 Mandamientos del correo electrónico.

 

1.  No pensar mal del email – El correo electrónico es crítico en una economía impulsada a ritmo acelerado, y aquí está el porqué. En primer lugar, la tecnología móvil ha permitido siempre su presentación, a su vez, significa que la gente no siempre está disponible para contestar su llamada “sobre la marcha.” – Lo que nos lleva a nuestro segundo punto. Porque somos una fuerza laboral tan flexible, ahora estamos enfocados en dos cosas a la vez y a veces en tres diferentes al mismo tiempo. La gente por lo general hace malabares en sus puestos de trabajo, haciendo múltiples proyectos o dividen su tiempo entre el trabajo y otras actividades profesionales. Estas dos razones son, probablemente, el por qué usted está viendo 100 millones de correos electrónicos por día;  así es cómo las personas se comunican.
2.  No perder el control de su entusiasmo – Ya se trate de un uso excesivo de signos de exclamación o el uso excesivo de emoticones, por favor controle su “emoción” en el correo electrónico. Una persona capaz, al menos en términos de la forma en que estamos condicionados a identificar a las personas capaces, es por lo general un poco más reservada con sus emociones.  Y si usted está estratégicamente utilizando emoticones o signos de exclamación para traer un poco de vida en sus correos electrónicos, por favor, limítese a uno por cada dirección de correo electrónico.
3.  No olvidar prestar atención a la gramática – Deje de ser perezoso. Sabemos que todo el mundo se ha acostumbrado al lenguaje puntuado (cortesía de Twitter) y auto corrección (cortesía de los teléfonos inteligentes), pero los correos electrónicos todavía requieren ortografía, puntuación y el uso de oraciones completas.
4.  Sea puntual – La fuerza de trabajo de hoy espera ser recompensada y para eso debe responder rápidamente a los correos electrónicos. Como regla estándar, sino se recibe el correo electrónico durante el horario laboral estándar debe quedar sin respuesta durante más de una hora. Por supuesto, no siempre se puede responder en su totalidad, pero puede decirle a alguien que ha visto su mensaje que usted volverá a ponerse en contacto con el usuario. La alternativa de no responder a su correo electrónico puntualmente es como tener invitados golpeando la puerta de su casa y que no haya nadie para recibirlos. El mensaje que está enviando a su huésped es: no se moleste en venir.
5.  No sea un acaparador digital – Actualmente, confieso que tengo algo así como 30,000 correos electrónicos en mi buzón.  Evidentemente, tengo un problema.  En un artículo de la revista Time, de Google, Eric Schmidt, ofrece  9 reglas para el correo electrónico eficaz y el acaparamiento es una de las cosas que debe evitar.  Su argumento contra el acaparamiento del correo electrónico se basa en la productividad. Esto es lo que tiene que decir:

   “¿Cuánto tiempo pasa usted mirando su bandeja de entrada, tratando de decidir qué dirección de correo electrónico va a responder? ¿Cuánto tiempo pasa para aperturar la lectura de mensajes de correo electrónico? Cada vez que pasa pensando en los artículos de su bandeja de entrada debe atacar al siguiente para evitar la pérdida de tiempo. Lo mismo debe realizar con cualquier mensaje que esté recibiendo.”

6.  No hará clic en “Eliminar” – Los correos electrónicos son muy parecidos a su armario, si usted no ha estado en contacto con él en un año, es probable que esté fuera de ese usuario.  Si usted no ha leído un correo electrónico de alguien en un año, es probable que ya no lo necesiten. Si al presionar la opción de eliminar sigue siendo un problema para usted, le recomiendo segmentar el proceso mediante la búsqueda de los remitentes que necesita eliminar.
7.  Darse de baja – En ese caso, si usted no ha leído una campaña de correo electrónico de alguien en un año, entonces usted probablemente puede darse de baja de su lista de correo también.
8.  Realizar Multitarea inteligente – Ahora, mientras que usted está limpiando su bandeja de entrada, es un buen momento para escuchar a todos esos TED Talks que se han ido acumulando en su lista de Netflix o en sus podcasts.
9.  Etiquetar y Filtrar – Afortunadamente el  correo electrónico ha avanzado lo suficiente como para permitir archivar, según sea necesario. Este siguiente consejo también viene de Schmidt que nos aconseja prestar atención a los mensajes de correo electrónico que necesita un seguimiento. Su consejo: “Cuando se envía una nota a alguien con un elemento de acción que desea realizar un seguimiento, copie a usted mismo, entonces agregue la etiqueta a la nota “seguimiento” Eso hace que sea más fácil encontrar y dar seguimiento a las cosas que no han sido hechas;  simplemente vuelva a enviar la nota original con una nueva introducción preguntando “¿Ha terminado lo que se le asignó?”
10.  Evitar el desgaste de su tiempo – A pesar de que usted ha recibido la orden de responder a los mensajes de correo electrónico de forma rápida, debe saber que usted no tiene que invertir todo su tiempo respondiendo a mensajes de correo electrónico. Sus respuestas no tienen que ser un ensayo. Mantenga respuestas breves y objetivas, especialmente si usted está tratando de sondear las mentes que quieren información gratuita. Mantega un equilibrio para evitar desgastarse.