Todos hemos oído hablar sobre la nube, los entornos colaborativos, que nos ayudan y hacen nuestro trabajo más eficiente, pero ¿cuáles son las verdaderas ventajas de utilizar un almacenamiento en la nube en tu negocio?

¿Qué es exactamente “la nube”?

Cuando hablamos de “la nube” hacemos referencia a un espacio virtual que existe en un servidor remoto y al que se accede a través de internet. En ese espacio puedes almacenar todo tipo de documentos y archivos, ya sean para tu uso personal o para compartirlos con tu equipo.

Se le llama nube por venir del inglés ‘cloud computing’, que hace referencia a algo que existe ‘allá arriba’ (virtualmente hablando, subir y bajar información), sin embargo puedes acceder a lo que está ahí cuando lo necesites.

Los almacenamientos en la nube no fueron creados solo para gente especializada o experta en tecnología, sino para facilitarle la vida a los usuarios finales. Su uso suele ser intuitivo, similar a los exploradores de archivos que ya utilizamos (Finder en Mac o Documentos de Windows).

En Benchmark utilizamos este tipo de almacenamiento y en este artículo queremos mostrarte las ventajas competitivas que te ofrece este servicio para ayudar a tu negocio. En este caso queremos hablarte de Google Drive, por su sincronización con las cuentas de Gmail y sus 15GB gratis.

 

Ventajas de utilizar Google Drive

  1. Te ofrece 15GB de almacenamiento gratis. En esos 15GB puedes subir lo que necesites y quieras, en carpetas y con cuadros de previsualización de los archivos.
  2. Puedes acceder a tu espacio de almacenamiento desde cualquier dispositivo con internet en cualquier parte del mundo. Sin que se altere tu nube y sin ocupar almacenamiento de tu dispositivo: tableta, teléfono inteligente, computadora de escritorio, portátil, etcétera.
  3. No es necesario descargar ni instalar nada, todo funciona desde internet. Es intuitivo y tiene herramientas de administración como carpetas, duplicar documentos, eliminar, renombrar, entre otras.
  4. Te ayuda a colaborar. Google Drive ofrece la posibilidad de crear archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones tipo powerpoint que puedes compartir y modificar (o crear) de manera colaborativa, con quien tú decidas y a quién le otorgues el permiso vía email. Esto optimiza tiempos y facilita la construcción de ideas y documentos entre tus empleados y colaboradores.
  5. Puedes dar seguimiento a las modificaciones de los archivos colaborativos. Puedes checar quién agregó o cambió qué del archivo, en qué día y a qué hora.
  6. Puedes compartir los archivos que subas a la nube. Sin importar si son archivos creados por medio de Google Drive o archivos creados en otros programas y subidos, puedes mantenerlos como privados o compartirlos con quien sea necesario, permiténdoles modificar el contenido o sólo observarlos. Esto es una evolución a la bandeja de entrada de emails, ya que el archivo no va quedando desplazado conforme pasa el tiempo.
  7. Se integra con todo lo que es Google. Puedes guardar archivos adjuntos de Gmail, adjuntar archivos a tus correos sin afectar el peso de éste, buscar y ocupar Google Fotos.
  8. Puedes escanear documentos. Toma una foto de cualquier documento en papel (cartas, recibos, estados de cuenta, etc) y Drive los guarda automáticamente como archivos PDF.
  9. Trabaja sin conexión. Puedes configurar cada archivo para estar disponible sin conexión, en casa que a donde vayas la señal sea débil o no tengas acceso a internet.
  10. Es económico. La nube te permite ahorrar gastos de mantenimiento y servicios, en especial si eres una StartUp o una PyME.

Google Drive nos ofrece muchas ventajas, en especial en el campo del trabajo colaborativo y remoto, sin mencionar que es de gran ayuda el poder acceder a tus archivos desde la calle, el Uber, el salón de clases, una sala de juntas que no es la tuya o cualquier lugar en el que no puedas tener tu ordenador a mano.

 

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