Non c’è niente di più fastidioso dell’attesa, soprattutto di un’azione da parte di un’altra persona in una situazione di lavoro. L’azione o la risposta che stai aspettando potrebbe avere un impatto sul lavoro che stai svolgendo e potresti trovarti in una situazione di stallo finché quella persona non agisce o non ti invia le informazioni di cui hai bisogno.

In queste situazioni, è forte la tentazione di arrabbiarsi e di mostrare la propria rabbia nella speranza di ottenere una risposta più rapida. Tuttavia, essere professionali significa mostrare rispetto sul posto di lavoro e trovare un modo per ricordare gentilmente al collega la tua richiesta di azione o di informazioni.

Esistono molti tipi di email. Ma le email di promemoria sono uniche perché possono essere sia interne che esterne. L’invio di email di promemoria ai colleghi non è raro, così come l’invio di email di promemoria ai potenziali clienti quando si chiede loro di rivedere un contratto, scaricare un contenuto o iscriversi a un webinar.

A prescindere dalla situazione, qualsiasi email di sollecito o di stimolo deve essere amichevole ma decisa, mantenendo la professionalità e l’educazione di cui abbiamo parlato. Quindi, come si fa a creare un’email educata che spinga la persona a rispondere? Continua a leggere per scoprirlo.

 

Perché dovresti inviare un’email di promemoria?

Ci sono molte situazioni in cui un’email di promemoria può essere necessaria. Tuttavia, non siamo mai stati così connessi come ora e ci sono molti modi per interagire con gli altri, oltre all’invio di un’email. Come fai a sapere quando una situazione giustifica un contatto via email? Di seguito sono riportati alcuni esempi in cui potresti voler inviare un’email di promemoria:

• Un cliente è in ritardo con il pagamento di un servizio e tu vuoi fargli un cenno senza danneggiare la relazione.
• C’è un evento o una riunione imminente e devi sapere se la persona che hai invitato parteciperà.
• Stai aspettando dati o informazioni da un collega o da un partner e non puoi procedere con un particolare lavoro senza di essi.
• Devi a un fornitore del denaro o delle tasse di spedizione ma non puoi pagarlo finché non ricevi una fattura completa.
• Qualcuno non ha rispettato una scadenza o la scadenza è imminente e hai bisogno che la persona ne sia al corrente.
• Hai fatto domanda per un nuovo lavoro o per una promozione e non hai avuto notizie. Un’email di follow-up ben fatta può mostrare il tuo entusiasmo, ma non devi essere troppo insistente.

Naturalmente ci sono molti altri esempi di perché potresti aver bisogno di inviare un’email di promemoria, ma questo elenco ti aiuta a farti un’idea delle potenziali situazioni in cui saranno necessarie.

 

Quando inviare l’email di promemoria

Non esiste una risposta definitiva a questa domanda. Il momento in cui scegliere di inviare un’email di sollecito dipende molto dalle singole circostanze. Ad esempio, se si tratta di un pagamento in scadenza, di solito l’email viene inviata il primo giorno lavorativo successivo a quello in cui il pagamento dovrebbe essere stato effettuato e questa regola potrebbe valere anche per una scadenza non rispettata. Inoltre, se sei un piccolo imprenditore, tenere traccia degli appuntamenti per diversi clienti non è facile. Ecco perché i proprietari di aziende preferiscono utilizzare le app di promemoria per appuntamenti per automatizzare questo processo.

Se sei in attesa di informazioni o dati per procedere con un’attività, allora devi essere consapevole delle scadenze che hai e di quanto tempo ci vorrà per completare l’attività. Per le email relative al lavoro, puoi scegliere di aspettare che sia trascorso un periodo significativo da un colloquio o da una scadenza indicata dal potenziale datore di lavoro.

Forse meno importante del momento in cui dici qualcosa è quello che dici e come lo dici. Questo vale sia per le email di sensibilizzazione che per le email di promemoria. Quindi, come si fa a creare l’email di promemoria perfetta?

 

4 Elementi per scrivere un’email di sollecito educata

La prima e più importante regola è assicurarsi che la tua email non risulti mai aggressiva o minacciosa, anche se stai inseguendo un pagamento. Sebbene tu voglia includere un elemento di fermezza, questo deve essere fatto in modo educato e amichevole.

Sebbene tu voglia che la persona agisca, non vuoi che si infastidisca per il tuo tono. Ogni email di sollecito che invii deve essere chiara e gentile. Vuoi che il destinatario compia l’azione desiderata invece di ignorare la tua email. I migliori promemoria via email hanno questi quattro elementi fondamentali:

1. Oggetto dell’email

Devi ricordare che è la prima cosa che il destinatario vedrà e che un oggetto email ben congegnato è ciò che spinge le persone ad aprire un’email. L’ideale è che l’oggetto sia personalizzato, pertinente al contenuto e che dia il senso di urgenza che desideri.

Pensa alle email che ricevi ogni giorno, sia da mittenti sconosciuti che da persone che conosci. Cosa ti spinge ad aprire un’email all’istante o a darle priorità? L’identificazione di queste caratteristiche può guidarti nel definire l’oggetto della tua email. Ecco alcuni esempi:

• Un rapido promemoria sui dati richiesti
• Abbiamo ancora bisogno di un RSVP per l’evento del 5. Vieni?
• Seguito della mia intervista del 9.
• Ti ricordo che il report dovrà essere consegnato il 12.

2. Saluti

Il modo in cui saluti qualcuno può dare il tono al resto della tua email. Dovresti anche pensare a quale sia il tuo rapporto con il destinatario e se il tuo saluto debba essere formale o informale. Ad esempio, “Gentile signore/signora” è estremamente formale e, a meno che non sia quello che la tua azienda usa normalmente quando ha a che fare con i clienti, ti consiglio di non seguire questa strada.

Un semplice ciao e il nome della persona dovrebbero essere sufficienti. Ma qualunque cosa tu faccia, includi sempre un saluto. Entrare subito nel corpo dell’email potrebbe risultare scortese e troppo impaziente.

3. Corpo e richiesta

Ora arriva la parte importante in cui fornisci il motivo e il contesto della tua email. Anche in questo caso, non importa quanto tu sia frustrato o infastidito da eventuali ritardi; mantieni il corpo della tua email amichevole ed educato. I motivi per cui la persona non ha risposto possono essere molteplici e la mancata risposta può avere una spiegazione ragionevole.

Puoi includere la tua richiesta nel corpo iniziale della mail oppure inserirla in una sezione successiva. Ecco alcuni esempi di come formulare la tua mail:

• Sono ancora in attesa della tua fattura di maggio. Ti prego di inviarmela quando puoi, altrimenti non potrò effettuare il pagamento.
• Sto seguendo le informazioni che ti ho inviato la scorsa settimana. Sei ancora interessato?
• Potresti inviare i dati richiesti, possibilmente entro venerdì? Devo pianificare e scrivere il report per il programma di referral marketing, che dovrà essere consegnato al cliente entro martedì prossimo.
• Ti ricordiamo il nostro evento del 24. Riuscirai a partecipare? Ci farebbe piacere vederti. Per favore RSVP se ci vediamo lì!
• Per la riunione di dipartimento prevista per il 2, potresti inviare tutti gli argomenti che desideri vengano discussi entro la fine della settimana?

4. Firma di chiusura

Proprio come i saluti, anche le firme di chiusura sono importanti da includere, perché trascurarle può farti apparire scortese o arrabbiato.

Per quanto riguarda la firma, devi mantenere lo stesso tono amichevole ed educato che hai usato per tutta l’email. Puoi includere un ultimo e gentile promemoria di ciò che ti serve e puoi inserire due sezioni nella firma: una chiusura e un vero e proprio addio. Esempi della prima sezione possono essere:

• Grazie in anticipo per le informazioni richieste.
• Spero di vederti il 31!
• Grazie in anticipo per la pronta consegna dei prodotti.
• Attendo con ansia la tua risposta.

Le firme effettive possono essere brevi e dolci, ma sempre educate:

• Grazie mille,
• Saluti
• Ci sentiamo presto,

Risultato

Una buona comunicazione aziendale dovrebbe essere alla base del tuo modo di lavorare, e questo include l’email marketing e l’outreach.

Che tu stia inviando un’email a un collega, a un cliente o a un potenziale venditore, devi sempre essere educato, anche se ti senti frustrato per la mancata risposta. Utilizza i consigli di cui sopra per mantenere la calma e per dare seguito alle tue richieste in modo appropriato per ottenere la risposta che desideri.

 

Biografia dell’autore

Richard Conn è il Direttore Senior per la Demand Generation di 8×8, una piattaforma di comunicazione leader con contact center integrato, voce, video e chat. È anche il fornitore dei migliori sistemi telefonici in cloud per le piccole imprese. Richard è un leader del marketing digitale analitico e orientato ai risultati, con un’esperienza consolidata nel raggiungimento di importanti miglioramenti del ROI in ambienti B2B veloci e competitivi. Richard Conn ha anche pubblicato articoli per domini come ZoomShift e Upside. Dai un’occhiata a LinkedIn.