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Shireen Qudosi

主持會議來鞏固業界領導地位

Jan 21 2013, 09:44 AM by

無論你是大企業或小公司,第一次主持會議或經驗老道─這篇文章對你都大有益處。在規劃會議的時候,請花一分鐘好好為觀眾想想。問問自己以下這些基本問題:
1) 聽眾對主題了解的程度為何?
通常出席會議的成員對生意和業界都有一定的熟悉度。這是通常,不是永遠。你必須考慮自身的特殊情況。甚至在活動報名登陸頁面中放一個簡單快速的問卷調查都很值得。如果已經太遲了,那就把訪客名單看過一遍,把握出席者的背景。依不同的情況調整會議材料。

如果你有時間,可以在整體會議開始之前,開設分開的迷你「混合」講習或研討會以迎合特定知識或程度的需求。
2) 聽眾去那裡是為了什麼?
簡短講一下上述最後一點;如果出席者去那裡是為了學習,他們有權利不用去上給初學者的基本課程。反之對初學者亦然。我曾經在一兩個社群媒體會議中途離席,就是因為(1)聽眾被當成白癡,而且(2)他們不把個人性格當作一回事。

現在你已經確保這個會議既富生產力又強調真人社交互動(你知道的,就是讓人們真正面對面交談的那個復古概念),還有一個小小的不確定因素可能讓一切功敗垂成……那就是出席者。
3) 你的聽眾內向還是外向?
出席會議的原因有一半是人際網路。就算會議內容對你已經是舊聞,你還是會為了建立不同的網路而出席。這表示,如果出席會議的人大部分都很內向,將會是你的損失。我遇過不少這種狀況,在數位媒體業中特別常見。要判斷留下來參加第二階段是否將浪費你的時間有個萬無一失的方法,就是看看有多少人在當低頭族。筆記型電腦尤其是最不應該出現的東西,有了它沒人會想跟同桌的人對話─他們寧願用電腦上 Facebook。我們可以把這標上 #fail 的 hashtag 了。

如果你要派員工出去參加會議,請記得教他們幾項專業禮儀:不跟同桌的人講話非常沒禮貌。當然,這都源自於人們對和同類講話所擁有的不安全感。雖然老實說,我認為我們的文化已經變成沒家教也是可以被接受的。所以會議主持人可以怎麼做?

首先,讓出席者了解當低頭族是不被鼓勵的行為。寫一篇關於這個的部落格文章,把連結放在報名網頁上。在活動開始幾天將把它寄給報名參加的會員(同時附上一篇如何在活動建立人際網路的介紹文章)。你也應該考慮利用「快速相親」的概念來試試水溫,確保每個人都有和別人講到話。

單單辦一場會議不會讓你成為業界領導人士。若聽眾滿載而歸並成功地拓展人脈,他們會持續談論並想到你的會議──唯有如此,你才能把自己當作領導人士。

文章分類 技巧與資源, 社群媒體, Event Marketing

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