La primera razón de que la tasa de asistencia sea baja es porque usted no tiene las conexiones correctas. El envío de las invitaciones es relativamente insignificante si esas invitaciones no están respaldadas por las relaciones que usted ha trabajado para construir a través de algún valor ofrecido a los asistentes.

En un artículo de PlanYourMeetings.com titulado “¿No hay muestras?,  por favor, digame que no es así”, la escritora Mary Crogan ofrece tres preguntas estratégicas para ayudar a reducir las tasas no hay muestras; una de estas cuestiones de valor. Crogan recomienda realizar la determinación de su objetivo para el evento de antemano: “Cada evento debe tener un objetivo estratégico, ya sea para presentar a los miembros, recaudar fondos o de la red, por ejemplo. Al establecer el objetivo desde el principio, los miembros del equipo entenderán mejor cómo sus esfuerzos contribuyen a la imagen y sus asistentes son más propensos a decir que sí a la invitación.”

En una nota aparte que merece mención, Crogan también aconseja a los planificadores com fechas de referencia cruzada con otros eventos locales o de la industria que puedan crear un conflicto de programación para los asistentes. Es un gran consejo.

También puede solucionar el problema de la baja tasa de participación al actuar de manera proactiva. Designar una personalidad magnética dentro de su departamento de recaudación de fondos / comercialización cuyo trabajo incluye el compromiso del cliente / audiencia… en otras palabras, platicando informalmente. Ellos deben entender que su papel se basa principalmente en la creación de conversaciones significativas y la construcción de relaciones con personas influyentes. De esta manera, las llamadas e invitaciones de ellos son menos propensas a ser pasadas por alto en su próximo evento. Los administradores de eventos también podrían querer forjar alianzas y asociaciones estratégicas a eventos con co-anfitriones; de esta manera ambas partes están al tanto de un mayor número de asistentes.

La Planificación de eventos Va de la Mano con el Marketing del Evento

La segunda razón es porque probablemente hizo un mal trabajo de planificación / envío de invitaciones y seguimiento de RSVP – lo cual es una tarea a menudo subestimada por los organizadores de eventos novatos. Durante la planificación de seguros se deriva de una creencia socialmente primitiva que simplemente tiene un evento para atraer a los clientes. La organización de eventos no se trata de “la construcción para que la audiencia venga”; más bien, se trata de decirle a todo el mundo que se ha construido de modo que conozcan que está ahí. Es por eso que el marketing de eventos es un jugador muy importante en la planificación de eventos. Una vez que usted ha planeado el evento, el siguiente paso es la comercialización de él.

Esto no es sólo una tarea de marketing de una sola vez. Usted no puede simplemente tener una explosión social, con la esperanza de que es suficiente como compromiso social. Tiene que tener una nueva estrategia de comunicación, que es precisamente donde la mayoría de las empresas fracasan.

Cindy Delaney estaría de acuerdo. La jefe de Reuniones y Eventos Delany, cree que “el desafío con las redes sociales es que para hacerlo con éxito, alguien tiene que ser asignado casi a tiempo completo”, señalando que la mayoría de la gente no quiere pagar por esos gastos.

Le recomiendo que tenga una invitación impresa junto con una digital para su red social. Recuerde el antiguo peso de méritos, este último es conveniente si se tiene en cuenta que es donde la mayor parte de la gente está actualmente. Por ejemplo, me gustaría tener un documento que invita, pero es más probable que siga adelante si puede confirmar su asistencia y comprometerse con la compra de entradas a través de una página de destino.

Todavía hay mucho más para la planificación de eventos en línea que simplemente una página de destino o un lugar designado para la correspondencia. Como Crogan lo expresó, puede “ir más allá de la información del evento y utilizar las redes sociales para llegar a conocer a su público, introduzca a los asistentes antes del evento, y adapte su programa a sus intereses y necesidades.” En resumen, se puede crear una conversación pre-evento (como sugiere Crogan):

• Iniciar discusiones regulares que incluyan oradores principales.
• Ofrezca pequeños adelantos de las actividades del evento.
• Utilice su cuenta de Twitter con un hashtag # con palabras clave de el evento y hagalo cada vez quiera destacar cosas importantes de su evento.
• Cree un lugar de encuentro en el lugar para sus seguidores de redes sociales para ponerse al día en persona.

Por supuesto, la planificación de marketing de eventos conlleva una logística espacial y de recursos, pero también implica una comprensión de su audiencia del mercado y lo que quieren. El éxito depende de los dos aspectos de la planificación de eventos – sin embargo, todavía no garantiza el éxito completo. Al planificar su estrategia de marketing de eventos, sería prudente tener un plan de juego para recuperarse de un fracaso. La capacidad de recuperarse permitirá la discriminación entre un suceso con anomalía y una capacidad de recuperación. Al examinar un evento que no fué nada exitoso, se observo lo siguiente: (1) su evento contra el de su competidor, junto con el número (2), ambos expertos y comentarios de los consumidores sobre su evento. Se trata de dos medidas que deben ser consideradas, incluso cuando se tiene éxito en el evento.