No hay nada más molesto que esperar, sobre todo a que alguien haga algo en una situación laboral. La acción o la respuesta que esperas podría afectar al trabajo que estás haciendo y podrías encontrarte en un callejón sin salida hasta que esa persona actúe o te envíe la información que necesitas.

En estas situaciones, es fácil enfadarse y mostrar ese malestar con la esperanza de obtener una respuesta más rápida. Sin embargo, ser profesional significa mostrar consideración en el entorno laboral y encontrar la forma de recordar educadamente a tu colega tu petición de acción o información.

Existen muchos tipos de email. Pero los emails de recordatorio tienen la particularidad de que pueden ser tanto internos como externos. No es raro enviar emails recordatorios a tus colegas, así como enviar recordatorios a clientes potenciales cuando les pides que revisen un contrato, descarguen un contenido o se registren en tu seminario web.

Sea cual sea la situación, cualquier email de recordatorio o de aviso debe ser cordial pero contundente, manteniendo la profesionalidad y la educación que mencionábamos. Entonces, ¿cómo debes crear un email amable que empuje a la persona a responder? Sigue leyendo para averiguarlo.

 

¿Para qué necesitas enviar emails de recordatorio?

Hay muchas situaciones en las que puede ser necesario un email recordatorio. Sin embargo, nunca hemos estado tan conectados como ahora, y hay muchísimas formas de interactuar con los demás aparte del envío de un email. ¿Cómo sabes cuándo una situación justifica un recordatorio por email? Estos son algunos ejemplos en los que tal vez te interese enviar un email recordatorio:

• Un cliente se retrasa en el pago de un servicio y quieres darle un toque sin dañar la relación.
• Hay un evento o una reunión próximamente y necesitas saber si la persona a la que has invitado va a asistir.
• Estás esperando datos o información de un compañero o socio y no puedes seguir adelante con un trabajo sin ellos.
• Debes dinero a un proveedor o un impuesto de envío, pero no puedes pagarle hasta que recibas una factura completa.
• Alguien ha incumplido un plazo, o se aproxima uno, y necesitas que esa persona esté al corriente.
• Has solicitado un nuevo empleo o un ascenso y no has tenido noticias. Un email de seguimiento bien elaborado puede demostrar tu interés, pero no quieres ser demasiado insistente.

Por supuesto, hay muchas más situaciones en las que podrías necesitar enviar un email recordatorio, pero esta lista te ayuda a hacerte una idea de las posibles situaciones en las que serán útiles.

 

Cuándo enviar el email recordatorio

No hay una respuesta concreta para esta pregunta. El momento que elijas para enviar el email recordatorio depende mucho de las circunstancias individuales. Por ejemplo, si se trata de un pago pendiente, lo normal es que envíes el email el primer día laborable después de que se haya efectuado el pago, y esta regla también podría aplicarse en caso de incumplimiento de un plazo. Además, si eres propietario de una pequeña empresa, llevar un registro de las citas de varios clientes no es fácil. Por eso, los empresarios prefieren utilizar aplicaciones de recordatorio de citas para automatizar este proceso.

Si estás esperando información o datos para llevar a cabo una tarea, debes ser consciente de los plazos que tienes y del tiempo que tardarás en completarla. En el caso de los emails relacionados con el trabajo, puedes seleccionar esperar hasta que haya transcurrido un periodo significativo desde cualquier entrevista o cualquier plazo mencionado por el posible empleador.

Quizá sea menos importante que cuándo dices algo lo que dices y cómo lo dices. Esto es válido tanto para la difusión por email como para los emails recordatorios. Entonces, ¿cómo se crea ese email recordatorio perfecto?

 

4 elementos para escribir un email de recordatorio con educación

La primera regla, y la más importante, es asegurarte de que en ningún momento tu email parezca agresivo o amenazador, aunque estés reclamando un pago. Aunque quieras incluir un toque de contundencia, debes hacerlo de forma educada y amable.

Aunque quieras que esa persona actúe, no quieres que se sienta molesta por el tono que utilizas. Cada email recordatorio que envíes debe ser claro y amable. Quieres que el destinatario realice la acción deseada en lugar de ignorar tu email. Los mejores emails recordatorios tienen estos cuatro elementos básicos:

1. Asunto del email

Debes recordar que esto es lo primero que verá el destinatario cuando reciba tu correo, y un asunto de email bien elaborado es lo que hace que la gente abra ese email. Lo ideal es que la línea de asunto sea personalizada, relevante para el contenido y que dé la sensación de urgencia que deseas.

Piensa en los emails que recibes cada día, tanto de remitentes desconocidos como de personas que conoces. ¿Qué te hace abrir un email al instante o darle prioridad? Identificar estas caracterizaciones puede orientarte sobre cómo debe ser tu línea de asunto. He aquí algunos ejemplos:

• Recordatorio urgente sobre los datos solicitados
• Todavía necesitamos una RSVP para el evento del día 5. ¿Vendrás?
• Seguimiento de mi entrevista del día 9.
• Recordatorio de que el informe debe presentarse el día 12.

2. Saludo

La forma en que saludas a alguien puede marcar el tono del resto de tu email. También debes pensar cuál es tu relación con el receptor y si tu saludo debe ser más formal o más informal. Por ejemplo, “Estimado señor/señora” es extremadamente formal y, a menos que sea lo que tu empresa utiliza normalmente cuando trata con clientes, te recomendaría que no lo utilizaras.

Un simple hola y el nombre de la persona deberían ser suficientes. Pero hagas lo que hagas, incluye siempre un saludo. Entrar directamente en el cuerpo del email puede parecer poco educado y demasiado insistente.

3. Cuerpo del email y solicitud

Ahora viene la parte importante, en la que explicas el motivo y el contexto de tu email. De nuevo, no importa lo enfadado o irritado que estés por los posibles retrasos; mantén el cuerpo de tu email amable y educado. Puede haber numerosas razones por las que la persona no haya respondido, y la falta de respuesta puede tener una explicación razonable.

Puedes incluir tu petición en el cuerpo inicial del correo o hacerlo en una sección posterior. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo redactar tu correo:

• Sigo esperando que me envíes la factura de mayo. Por favor, envíamela cuando puedas; de lo contrario, no podré efectuar el pago.
• Sólo estoy haciendo un seguimiento de la información que envié la semana pasada. ¿Sigues interesada?
• Tengo que planificar y redactar el informe para el programa de referidos de marketing, que debe entregarse al cliente el próximo martes.
• Sólo un recordatorio sobre nuestro evento del día 24. ¿Podrás asistir? Nos encantaría verte. Por favor, ¡confirma tu asistencia si te vamos a ver allí!
• Para la reunión de departamento prevista para el día 2, ¿podrías enviarnos antes del fin de semana los temas que quieres que tratemos?

4. Firma del email

Al igual que los saludos, es importante incluir las despedidas, ya que si las descuidas puedes parecer maleducado o molesto.

En la despedida, debes mantener el mismo tono amable y educado que has utilizado en todo el email. Puedes incluir un último recordatorio cordial de lo que necesitas, y puede haber dos secciones en tu despedida: un cierre y una despedida propiamente dicha. Ejemplos de la primera sección pueden ser:

• Gracias de antemano por la información solicitada.
• ¡Espero veros el día 31!
• Gracias de antemano por la pronta entrega de los productos.
• Espero tu respuesta.

Las firmas reales pueden ser cortas y dulces, pero siempre educadas:

• Gracias de nuevo,
• Muchas gracias,
• Hablamos pronto,

 

La conclusión

Una buena comunicación empresarial debe ser la base de tu trabajo, y eso incluye el email marketing y la comunicación.

Tanto si envías un email a un compañero, a un cliente o a un cliente potencial, siempre debes ser educado, por muy enfadado que te sientas por la falta de respuesta. Utiliza estos consejos para mantener la calma y hacer un seguimiento adecuado que te ayude a obtener la respuesta que buscas.

 

 

Biografía del Autor

Richard Conn es el Director Senior de Generación de Demanda de 8×8, una plataforma de comunicación líder con un centro de contacto integrado y funciones de voz, vídeo y chat. También es el proveedor de los mejores sistemas telefónicos en la nube para pequeñas empresas. Richard es un líder de marketing digital analítico y orientado a los resultados, con un historial de consecución de importantes mejoras del ROI en entornos B2B competitivos y de ritmo rápido. Richard Conn también ha publicado artículos para dominios como ZoomShift y Upside. Echa un vistazo a su LinkedIn.