Yo diría que el reto más grande en el marketing es la gestión del tiempo. Cuando estamos encargados de proyectos que varían en su complejidad y tienen diferentes partes móviles, hacemos malabares con todo lo que tenemos que organizar interna y externamente. Es una tarea imposible, pero es factible con las habilidades adecuadas para la gestión del tiempo.  En mi experiencia, esto es lo que ha funcionado e incluso las mejores herramientas para elaborar tus tareas a la altura.

La Técnica de Pomodoro

Hace poco me enteré de esta herramienta cuando me encontraba en la tarea de organizar todas mis actividades. La técnica de Pomodoro divide tus tareas en incrementos de 25 minutos. Es muy parecido a la idea de 30/60/90, donde se divide tu día en tareas segmentadas que tienen ya sea 30, 60, o 90 minutos. Sin embargo, en este caso (si tu tienes una pila de proyectos para trabajar), tu puedes hacer un compromiso para dedicarte solo 25 minutos a la tarea. De esta manera, todo lo que está en tu lista de tareas llama la atención sin perjudicar a ningún proyecto.

Creado por un emprendedor, Pomodoro se pone a trabajar en carreras cortas que ayudan a segmentar los proyectos grandes: “Cuando nos enfrentamos a una tarea grande o serie de tareas, dividimos el trabajo en intervalos cortos cronometrados (llamados “Pomodoros”) que están espaciados por estancias cortas. Esto entrena tu cerebro para concentrarse por períodos cortos y te ayuda a mantenerte activo con los plazos o las bandejas de entrada en constante recarga”.

Trello

La técnica de Pomodoro es realmente útil cuando se combina con una herramienta de gestión de proyectos como Trello. Una herramienta de gestión de proyectos (una versión mucho más simplificada de cualquiera de las herramientas más complicadas como Wrike o Asana), Trello es ideal para los principiantes que sólo tienen que tener su lista de tareas ordenadas en algún lugar digitalmente. Trello te permite crear tablas en diversas categorías que tú designas, según sea necesario. Dentro de cada tabla, se puede hacer lo mismo que con cualquier otro sistema de gestión de proyectos y crear listas de control, teniendo una descripción, estableciendo una fecha de vencimiento, adjuntar elementos, etc.

El lado positivo es que pone en marcha entornos grandes y no requiere de un gerente de proyecto maestro. La desventaja es que no es escalable y si tienes varias personas de tu equipo, a continuación, cada persona tiene su propia cuenta en Trello – y mientras que puedes ver las otras tareas, es la falta de integración en un programa maestro (como tendrías con Wrike) hace que sea difícil evaluar donde tu y tus proyectos encajan en el gran esquema de las cosas.

Cuando se agrupan, Pomodoro y Trello son una combinación feroz que te ayudan a realizar el trabajo. En mi experiencia, al pasar de Wrike a Trello, puede ser muy perjudicial pasar de una máquina de la gestión de proyectos bien afinada como Wrike a una categoría de sistema basado en una tarjeta PM con el sistema como Trello. ¿Por dónde empezar? ¿Qué es lo que realmente funciona?

Pomodoro me ayudó a resolver esas preguntas clasificando por categoría las tarjetas de “Tareas para esta semana” estableciendo 25 minutos para cada tarea. Incluso en un entorno de marketing agitado, es posible encontrar 25 minutos.  De hecho, si volviera a Wrike, yo todavía usaría Pomodoro para ayudarme con los proyectos más largos ya que en Wrike se llevan a cabo los proyectos durante días, si no es que en semanas.

Aunque Wrike es un sistema mucho más superior para la planificación de proyectos grandes con atención a los detalles, Wrike tiene un costo inicial de $ 600 (sin plan de pago mensual), lo que lo hace inalcanzable si tú estás probando sistemas o deseas algo más barato para empezar.  Por el contrario, Trello le costará menos de $ 10 al mes.

Biografía del autor:

by Shireen Qudosi

Shireen Qudosi is Benchmark Email's Online Marketing Specialist and Small Business Advocate. An Orange County based writer, Shireen specializes in online marketing and public relations. She has written for over 75 publications and has launched nine successful new media campaigns to date. Her work has been featured in the New York Times, Denver Post, the Oklahoman and Green Air Radio, among others.