Cet article a été publié pour la première fois en juillet 2023 et a été mis à jour en juin 2026.

Rien de plus frustrant que d’attendre — surtout quand on dépend de l’action de quelqu’un d’autre dans un contexte professionnel. L’action ou la réponse attendue peut bloquer votre travail, et vous pouvez vous retrouver dans une impasse jusqu’à ce que cette personne agisse ou vous transmette les informations dont vous avez besoin.

Dans ces situations, la tentation est grande de laisser paraître son agacement en espérant accélérer les choses. Mais le professionnalisme implique de respecter ses interlocuteurs et de rappeler poliment à son collègue de passer à l’action ou de fournir les informations attendues.

Il existe de nombreux types d’emails. Les emails de rappel ont ceci de particulier qu’ils peuvent être à la fois internes et externes. Envoyer des rappels à des collègues est courant, tout comme en envoyer à des prospects commerciaux pour les inviter à relire un contrat, télécharger un contenu ou s’inscrire à un webinaire.

Quelle que soit la situation, tout email de rappel ou de relance doit être à la fois aimable et ferme, en maintenant le professionnalisme et la politesse évoqués. Alors, comment rédiger un email poli qui incite votre interlocuteur à répondre ? La réponse est dans la suite de cet article.

 

Pourquoi envoyer un email de rappel ?

Il existe de nombreuses situations pour lesquelles un email de rappel se révèle nécessaire. Cependant, nous n’avons jamais été aussi connectés qu’aujourd’hui, et il existe des tonnes de façons d’interagir avec les autres autrement qu’en envoyant un email. Comment savoir si une situation justifie l’envoi d’un email ? Voici quelques exemples de situations dans lesquelles il peut être utile d’envoyer un email de rappel:

Exemples d’email de rappel

• Un client a du retard dans le paiement d’un service et vous voulez lui faire comprendre sans compromettre la relation. I was thinking if you could add “Vous pouvez envoyer une relance facture impayée comme ceci :

• Un événement ou une réunion est prévu et vous devez savoir si la personne que vous avez invitée y participera.
• Vous attendez des données ou des informations de la part d’un collègue ou d’un partenaire et vous ne pouvez pas poursuivre dans votre travail sans ces informations.
• Vous devez de l’argent ou des frais de transport à un fournisseur, mais vous ne pouvez pas le payer tant que vous n’avez pas reçu une facture complète.
• Quelqu’un a manqué une échéance (ou une échéance est imminente) et vous avez besoin que cette personne en soit informée.

• Vous avez postulé à un nouvel emploi ou à une promotion et vous n’avez toujours pas reçu de réponse. Un email de suivi bien conçu peut montrer votre enthousiasme, sans toutefois être trop pressant.

Bien entendu, il existe de nombreux autres motifs pour lesquels vous pourriez avoir besoin d’envoyer un email de rappel, mais cette liste vous permet de vous faire une idée des situations potentielles pour lesquelles un email de rappel est nécessaire.

 

Quand envoyer votre email de rappel ?

Il n’y a pas de réponse définitive à cette question. Le moment où vous décidez d’envoyer un email de rappel dépend en grande partie de circonstances individuelles. Par exemple, s’il s’agit d’une échéance de paiement, vous devriez normalement envoyer l’email le premier jour ouvrable suivant la date à laquelle le paiement aurait dû être effectué. Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, il peut être difficile de suivre les rendez-vous de plusieurs clients. C’est pourquoi de nombreux entrepreneurs préfèrent utiliser des applications de rappel de rendez-vous pour automatiser ce processus.

Lorsque vous attendez des informations ou des données pour poursuivre une tâche, il est important d’être conscient de la date limite que vous avez fixée et du temps qu’il vous faudra pour accomplir cette tâche. Pour les emails liés à l’emploi, il est souvent préférable d’attendre qu’une période significative se soit écoulée depuis l’entretien ou le délai mentionné par l’employeur potentiel.

Ce que vous dites et la manière dont vous le dites sont peut-être moins importants que le moment où vous envoyez votre email. Cela s’applique non seulement aux emails de sensibilisation, mais aussi à meilleur email de suivi. Le timing est essentiel pour garantir que vos messages soient bien reçus et qu’ils suscitent une réponse. Alors, comment créer l’email de rappel parfait ?

4 éléments pour rédiger un email de rappel courtois

La première règle, et la plus importante, est de veiller à ce que votre email n’apparaisse à aucun moment comme agressif ou menaçant, même si vous êtes en quête d’un paiement. Bien que vous souhaitiez faire preuve de fermeté, vous devez le faire de manière polie et amicale.

Bien que vous souhaitiez que la personne passe à l’action, vous ne voulez pas qu’elle soit contrariée par votre ton. Chaque email de rappel que vous envoyez doit être clair et aimable. Vous voulez que votre destinataire entreprenne l’action souhaitée au lieu d’ignorer votre email. Les meilleurs emails de rappel comportent ces quatre éléments essentiels :

1. Ligne d’objet de l’email

N’oubliez pas qu’il s’agit de la première chose que le destinataire verra, et qu’une ligne d’objet bien pensée est ce qui incite les gens à ouvrir un email. Idéalement, vous souhaitez que la ligne d’objet soit personnalisée, qu’elle soit en rapport avec le contenu et qu’elle donne le sentiment d’urgence que vous recherchez.

Pensez aux emails que vous recevez chaque jour, qu’ils proviennent d’expéditeurs inconnus ou de personnes que vous connaissez. Qu’est-ce qui fait que vous ouvrez un email instantanément ou que vous lui donnez la priorité ? L’identification de ces caractéristiques peut vous guider dans l’élaboration de votre ligne d’objet. Voici quelques exemples :

• Petit rappel sur les informations requises
• Nous attendons toujours un RSVP pour l’événement du 5. Vous venez ?
• Suivi de mon entretien du 9
• Rappel concernant le rapport à rendre le 12

2. Salutations

La façon dont vous saluez quelqu’un peut donner le ton au reste de votre email. Vous devez également réfléchir à la relation que vous entretenez avec le destinataire et déterminer si votre salutation doit être formelle ou informelle. Par exemple, « Chère Madame, Cher Monsieur » est une formule très formelle et, à moins que votre organisation ne l’utilise habituellement dans ses relations avec les clients, je vous recommande de ne pas l’utiliser.

Un simple bonjour et le nom de la personne devraient suffire. Mais quoi que vous fassiez, incluez toujours une formule de politesse. Si vous entrez directement dans le corps de l’email, vous risquez de paraître impoli et trop pressé.

3. Corps et requête

Vient maintenant la partie importante où vous donnez la raison et le contexte de votre email. Encore une fois, peu importe que vous soyez frustré ou agacé par les retards ; le corps de votre email doit rester amical et poli. Il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles la personne n’a pas répondu, et l’absence de réponse peut avoir une explication raisonnable.

Vous pouvez soit inclure votre demande dans le corps initial de l’email, soit la faire figurer dans une section de suivi. Voici quelques exemples de formulation de votre email :

• Je suis toujours dans l’attente de votre facture du mois de mai. Merci de me la faire parvenir dès que possible, faute de quoi je ne pourrai pas procéder au paiement.
• Je fais suite aux informations que je vous ai envoyées la semaine dernière. Êtes-vous toujours intéressé ?
• Pourriez-vous me faire parvenir les données requises, idéalement d’ici vendredi ? Je dois planifier et rédiger le rapport du programme marketing qui doit être remis au client d’ici mardi prochain.
• Juste un petit rappel à propos de notre événement du 24. Serez-vous en mesure d’y assister ? Nous serions ravis de vous voir. Merci de répondre à l’invitation si vous souhaitez vous joindre à nous !
• Pour la réunion de service prévue le 2, pourriez-vous nous envoyer d’ici la fin de la semaine les points que vous souhaitez voir abordés ?

4. Fermeture de l’email

Tout comme les salutations, les formules de conclusion sont importantes, car si vous les négligez, vous risquez de passer pour quelqu’un d’impoli ou de fâché.

Dans votre conclusion, vous devez conserver le même ton amical et poli que celui que vous avez utilisé tout au long de votre email. Vous pouvez inclure un dernier rappel aimable de ce dont vous avez besoin, et votre conclusion peut comporter deux parties : une clôture et un au revoir proprement dit. Voici quelques exemples de la première partie :

• Merci d’avance pour les informations sollicitées.
• Au plaisir de vous voir le 31 !
• Merci d’avance pour la livraison rapide des produits.
• Je reste dans l’attente de votre réponse.

Les conclusions actuelles peuvent être courtes et agréables, tout en restant polies :

• Merci encore,
• Bien à vous,
• À bientôt,

En résumé

Une communication professionnelle de qualité est le fondement de la façon dont vous travaillez, y compris dans votre email marketing et vos actions de prospection.

Que vous écriviez à un collègue, un client ou un prospect commercial, soyez toujours poli, quelle que soit votre frustration face au manque de réponse. Utilisez les conseils ci-dessus pour garder votre calme et relancer de manière appropriée, afin d’obtenir la réponse que vous attendez.

Questions fréquentes

1. Comment envoyer un email de rappel poli ?

Restez court, clair et aimable. Suivez ces étapes :

• Objet : indiquez le sujet et ajoutez une touche d’urgence légère. Exemple : Petit rappel : facture à régler demain.
• Introduction : utilisez le prénom de la personne et une ouverture chaleureuse, par exemple : « Bonjour Alex, j’espère que vous allez bien. »
• Contexte : en une phrase, rappelez la demande ou le délai initial.
• Demande claire : indiquez exactement ce dont vous avez besoin et pour quand. Soyez actionnable.
• Clôture aimable : remerciez-les et concluez avec un ton bienveillant : « Merci pour votre aide — à très vite ! »

2. Quelle formulation professionnelle pour « je vous rappelle » ?

Essayez ces formulations :

• « Petit rappel de ma part… »
• « Courte relance concernant… »
• « Je me permets de faire suite… »
• « Je souhaitais simplement vérifier… »

Ces formules adoucissent le ton tout en incitant le lecteur à agir.

3. Que faire si je ne reçois toujours pas de réponse après mon email de rappel ?

Accordez encore un peu de temps — généralement deux à trois jours ouvrables — puis tentez ces options :

• Envoyez un deuxième suivi : restez encore plus concis. Reformulez la demande et ajoutez un délai clair.
• Proposez votre aide : demandez s’ils ont besoin d’informations supplémentaires pour avancer.
• Changez de canal : si l’email échoue, un appel rapide ou un message sur une messagerie instantanée peut débloquer la situation.
• Escaladez poliment : pour les questions urgentes, mettez en copie un manager ou un collègue avec une brève note explicative.

Restez courtois à chaque étape pour préserver la relation.

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Bio de l’auteur

Richard Conn est Senior Director for Demand Generation chez 8×8, une plateforme de communication de premier plan avec un centre de contact intégré, des fonctionnalités vocales, vidéo et de chat. C’est également le fournisseur des meilleurs systèmes téléphoniques cloud pour les petites entreprises. Richard est un leader du marketing digital analytique et axé sur les résultats, avec un historique d’améliorations majeures du ROI dans des environnements B2B concurrentiels et en évolution rapide. Richard Conn a également publié des articles pour des domaines tels que ZoomShift et Upside. Consultez son LinkedIn.