Il n’y a rien de plus pénible que d’attendre, en particulier une action de la part de quelqu’un d’autre dans une situation professionnelle. L’action ou la réponse que vous attendez pourrait avoir un impact sur votre travail et vous pourriez vous retrouver dans une impasse jusqu’à ce que cette personne agisse ou vous envoie les informations dont vous avez besoin.

Dans ces situations, il est tentant de s’énerver et de manifester sa colère dans l’espoir d’obtenir un résultat plus rapide. Cependant, être professionnel signifie faire preuve de respect et de professionnalisme afin de trouver un moyen de rappeler poliment à votre collègue votre demande d’action ou d’information.

Il existe de nombreux types d’emails. Mais les emails de rappel sont uniques en ce sens qu’ils peuvent être aussi bien internes qu’externes. Il n’est pas rare d’envoyer des emails de rappel à des collègues, mais aussi à des prospects lorsqu’on leur demande de réviser un contrat, de télécharger un contenu ou de s’inscrire à un webinaire.

Quelle que soit la situation, tout email de rappel ou d’incitation doit être amical mais ferme, tout en conservant le professionnalisme et la politesse que nous avons mentionnés. Alors, comment rédiger un email courtois qui incitera la personne à répondre ? Lisez la suite pour le savoir.

 

Pourquoi envoyer un email de rappel ?

Il existe de nombreuses situations pour lesquelles un email de rappel se révèle nécessaire. Cependant, nous n’avons jamais été aussi connectés qu’aujourd’hui, et il existe des tonnes de façons d’interagir avec les autres autrement qu’en envoyant un email. Comment savoir si une situation justifie l’envoi d’un email ? Voici quelques exemples de situations dans lesquelles il peut être utile d’envoyer un email de rappel:

• Un client a du retard dans le paiement d’un service et vous voulez lui faire comprendre sans compromettre la relation.
• Un événement ou une réunion est prévu et vous devez savoir si la personne que vous avez invitée y participera.
• Vous attendez des données ou des informations de la part d’un collègue ou d’un partenaire et vous ne pouvez pas poursuivre dans votre travail sans ces informations.
• Vous devez de l’argent ou des frais de transport à un fournisseur, mais vous ne pouvez pas le payer tant que vous n’avez pas reçu une facture complète.
• Quelqu’un a manqué une échéance (ou une échéance est imminente) et vous avez besoin que cette personne en soit informée.
• Vous avez postulé à un nouvel emploi ou à une promotion et vous n’avez toujours pas reçu de réponse. Un email de suivi bien conçu peut montrer votre enthousiasme, sans toutefois être trop pressant.

Bien entendu, il existe de nombreux autres motifs pour lesquels vous pourriez avoir besoin d’envoyer un email de rappel, mais cette liste vous permet de vous faire une idée des situations potentielles pour lesquelles un email de rappel est nécessaire.

 

Quand envoyer votre email de rappel ?

Il n’y a pas de réponse définitive à cette question. Le moment où vous décidez d’envoyer un email de rappel dépend en grande partie de circonstances individuelles. Par exemple, s’il s’agit d’une échéance de paiement, vous devriez normalement envoyer l’email le premier jour ouvrable suivant la date à laquelle le paiement aurait dû être effectué. Par ailleurs, si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, il n’est pas facile de suivre les rendez-vous de plusieurs clients. C’est pourquoi les entrepreneurs préfèrent utiliser des applications de rappel de rendez-vous pour automatiser ce processus.

Si vous attendez des informations ou des données pour poursuivre une tâche, vous devez être conscient de la date limite que vous avez fixée et du temps qu’il vous faudra pour accomplir cette tâche. Pour les emails relatifs à l’emploi, vous pouvez choisir d’attendre qu’une période significative se soit écoulée depuis l’entretien ou le délai mentionné par l’employeur potentiel.

Ce que vous dites et la manière dont vous le dites sont peut-être moins importants que le moment où vous le dites. Cela vaut aussi bien pour les emails de sensibilisation que pour les emails de rappel. Alors, comment créer l’email de rappel parfait ?

 

4 éléments pour rédiger un email de rappel courtois

La première règle, et la plus importante, est de veiller à ce que votre email n’apparaisse à aucun moment comme agressif ou menaçant, même si vous êtes en quête d’un paiement. Bien que vous souhaitiez faire preuve de fermeté, vous devez le faire de manière polie et amicale.

Bien que vous souhaitiez que la personne passe à l’action, vous ne voulez pas qu’elle soit contrariée par votre ton. Chaque email de rappel que vous envoyez doit être clair et aimable. Vous voulez que votre destinataire entreprenne l’action souhaitée au lieu d’ignorer votre email. Les meilleurs emails de rappel comportent ces quatre éléments essentiels :

1. Ligne d’objet de l’email

N’oubliez pas qu’il s’agit de la première chose que le destinataire verra, et qu’une ligne d’objet bien pensée est ce qui incite les gens à ouvrir un email. Idéalement, vous souhaitez que la ligne d’objet soit personnalisée, qu’elle soit en rapport avec le contenu et qu’elle donne le sentiment d’urgence que vous recherchez.

Pensez aux emails que vous recevez chaque jour, qu’ils proviennent d’expéditeurs inconnus ou de personnes que vous connaissez. Qu’est-ce qui fait que vous ouvrez un email instantanément ou que vous lui donnez la priorité ? L’identification de ces caractéristiques peut vous guider dans l’élaboration de votre ligne d’objet. Voici quelques exemples :

• Petit rappel sur les informations requises
• Nous attendons toujours un RSVP pour l’événement du 5. Vous venez ?
• Suivi de mon entretien du 9
• Rappel concernant le rapport à rendre le 12

2. Salutations

La façon dont vous saluez quelqu’un peut donner le ton au reste de votre email. Vous devez également réfléchir à la relation que vous entretenez avec le destinataire et déterminer si votre salutation doit être formelle ou informelle. Par exemple, « Chère Madame, Cher Monsieur » est une formule très formelle et, à moins que votre organisation ne l’utilise habituellement dans ses relations avec les clients, je vous recommande de ne pas l’utiliser.

Un simple bonjour et le nom de la personne devraient suffire. Mais quoi que vous fassiez, incluez toujours une formule de politesse. Si vous entrez directement dans le corps de l’email, vous risquez de paraître impoli et trop pressé.

3. Corps et requête

Vient maintenant la partie importante où vous donnez la raison et le contexte de votre email. Encore une fois, peu importe que vous soyez frustré ou agacé par les retards ; le corps de votre email doit rester amical et poli. Il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles la personne n’a pas répondu, et l’absence de réponse peut avoir une explication raisonnable.

Vous pouvez soit inclure votre demande dans le corps initial de l’email, soit la faire figurer dans une section de suivi. Voici quelques exemples de formulation de votre email :

• Je suis toujours dans l’attente de votre facture du mois de mai. Merci de me la faire parvenir dès que possible, faute de quoi je ne pourrai pas procéder au paiement.
• Je fais suite aux informations que je vous ai envoyées la semaine dernière. Êtes-vous toujours intéressé ?
• Pourriez-vous me faire parvenir les données requises, idéalement d’ici vendredi ? Je dois planifier et rédiger le rapport du programme marketing qui doit être remis au client d’ici mardi prochain.
• Juste un petit rappel à propos de notre événement du 24. Serez-vous en mesure d’y assister ? Nous serions ravis de vous voir. Merci de répondre à l’invitation si vous souhaitez vous joindre à nous !
• Pour la réunion de service prévue le 2, pourriez-vous nous envoyer d’ici la fin de la semaine les points que vous souhaitez voir abordés ?

4. Fermeture de l’email

Tout comme les salutations, les formules de conclusion sont importantes, car si vous les négligez, vous risquez de passer pour quelqu’un d’impoli ou de fâché.

Dans votre conclusion, vous devez conserver le même ton amical et poli que celui que vous avez utilisé tout au long de votre email. Vous pouvez inclure un dernier rappel aimable de ce dont vous avez besoin, et votre conclusion peut comporter deux parties : une clôture et un au revoir proprement dit. Voici quelques exemples de la première partie :

• Merci d’avance pour les informations sollicitées.
• Au plaisir de vous voir le 31 !
• Merci d’avance pour la livraison rapide des produits.
• Je reste dans l’attente de votre réponse.

Les conclusions actuelles peuvent être courtes et agréables, tout en restant polies :

• Merci encore,
• Bien à vous,
• À bientôt,

 

À retenir

Une bonne communication d’entreprise doit être la base de votre travail, et cela inclut l’email marketing et la sensibilisation.

Que vous envoyiez un email à un collègue, un client ou un prospect, vous devez toujours rester poli, même si vous vous sentez frustré par l’absence de réponse. Les conseils ci-dessus vous aideront à garder votre sang-froid et à assurer un suivi adéquat afin d’obtenir la réponse que vous attendez.

 

Bio de l’auteur

Richard Conn est Senior Director for Demand Generation chez 8×8, une plateforme de communication de premier plan avec un centre de contact intégré, des fonctionnalités vocales, vidéo et de chat. C’est également le fournisseur des meilleurs systèmes téléphoniques cloud pour les petites entreprises. Richard est un leader du marketing digital analytique et axé sur les résultats, avec un historique d’améliorations majeures du ROI dans des environnements B2B concurrentiels et en évolution rapide. Richard Conn a également publié des articles pour des domaines tels que ZoomShift et Upside. Consultez son LinkedIn.