108,7 milliards, c’est le nombre d’emails qui sont échangés chaque jour. Environ 40 heures par an et par individu sont dédiées à la gestion de cet impressionnant volume d’emails. Cette gestion des volumes est aussi un enjeu majeur au quotidien pour les entreprises.

Il est pourtant possible de gagner en efficacité, en adoptant les bons réflexes afin de gagner rapidement en productivité. Voici comment procéder.

Les 3 choses que vous pourriez améliorer

Il n’y a aucune raison pour que vous vous sentiez obligé de vérifier les emails de votre boîte de messagerie un par un. Cependant, la plupart des employés disent ressentir de la pression à répondre aux emails le plus rapidement possible. Certains secteurs se sentent particulièrement concernés comme par exemple dans les nouvelles technologies, les nouveaux médias ou encore dans les start up. Cela influence directement la manière dont on va gérer sa journée et cette pression ne devrait pas avoir lieu.

Premièrement, si vous consultez chaque email qui arrive, vous vous laissez distraire et dicter quelles sont vos priorités. Deuxièmement, ouvrir tous les emails peut conduire à en laisser de côté et en oublier. Ce n’est pas parce que vous l’avez ouvert que vous l’avez traité. Troisièmement, vous amenez vos clients et collègues à de trop grandes attentes. Vous les habituez à être à leur disposition et accourir à chaque fois qu’ils tirent la sonnette. Détendez-vous et espacez vos réponses !

2 choses à faire si votre entreprise est obsédée par les emails.

Si vous travaillez dans un environnement où le temps de réponse à un email est crucial ou que vous ne pouvez vous empêchez de surveiller l’arrivée d’email en provenance de certaines personnes, il y a deux choses que vous puissiez faire pour mieux gérer votre temps.

Premièrement, installer des notifications pop-up sur votre ordinateur ou votre téléphone pour vous prévenir de l’arrivée d’emails. Personnellement, je préfère recevoir les notifications sur mon téléphone de sorte à avoir la liste dans l’ordre. J’ai déjà tellement d’applications ouvertes sur mon ordinateur que les notifications se retrouveraient noyées. Le fait d’avoir la liste des messages reçus sur votre téléphone vous permet de répondre immédiatement aux plus urgents et de laisser pour plus tard ceux qui peuvent attendre.

Si votre culture d’entreprise prône une réponse systématique et rapide, alors répondez brièvement pour informer l’émetteur que vous avez pris connaissance de son email et reviendrez vers lui dès que possible avec les éléments de réponses demandées. Ainsi, vous avez fait votre devoir sans pour autant perdre du temps et de l’énergie en sautant d’une tâche à une autre. Mettez le de côté dans votre outil de gestion de projet type Wrike. Vous pouvez vous organiser une liste de tâche quotidienne rien qu’avec les emails à traiter et cocher ce qui a été traité. Une fois que vous avez une vision globale de la tâche à accomplir, vous pouvez l’inclure dans votre plan d’action.

Il y a beaucoup de pression dans le fait de répondre et de traiter un message immédiatement. Arrêtez ça aussi. Vous ne pouvez pas tout résoudre dès qu’on vous le demande. Apprenez à visualiser et organiser l’ensemble de vos tâches avant de vous engager sur une tâche. Ceci dit, il y a une troisième option.

Utilisez les autorépondeurs pour organiser votre journée.

Installer un autorépondeur entre 6h et 14H. Utilisez un message disant que vous consulterez vos emails entre 14h et 16h (par exemple). Ajoutez que pour toute urgence, vous êtes joignable à tel numéro ou sur le support de votre choix. Vous pouvez également préciser que vous faîtes cela pour une meilleure productivité et pour optimiser votre temps de travail. Cette solution satisfait tout le monde : les émetteurs savent à quoi s’en tenir, vous avez répondu immédiatement et vous n’avez pas été interrompu par vos emails jusqu’à temps d’avoir choisi de les consulter.