メールマーケティングのプロジェクトの進め方ワークショップレポート

2018年5月21日、『メールマーケティングのプロジェクトの進め方』と題して、Benchmark東京オフィスにてメールマーケティングに取り組む方々を対象に、様々な業種のメールマーケティングに携わる方々に参加頂きました。

メールマーケティングの目的は、見込客の育成、既存顧客のサービ利用促進など多様にあり、そのために最適とされる配信ツール、メール件名や本文の作成方法など、既に多くのソリューション・事例・ノウハウが世に出ています。

しかし、そのようなものがありながら、いざ始めようとすると、
「webで見た事例通りに進まない･･･」
「関連するメンバーとのコミュニケーションがうまく取れない･･･」
といった課題が出てきてしまい、思い描いたような成果を出せないことが起こってしまいます。

そこで、本セミナーでは、メールマーケティングに取り組むことを一つのプロジェクトととらえ、それを進めていくためのプランと打ち手をイメージ・取捨選択できるようになることを目的に開催しました。

当日のプログラム

プログラムは私（前田）がプロジェクトがうまく進まない理由とその対策、及びワークショップのファシリテートを。株式会社STYZでNPO向けのファンドレイジング・コンサルタントやメールマーケティング支援を行っている堤大介氏に、メールマーケティングプロジェクトのケーススタディと、ワークショップの講評を行って頂きました。

1.プロジェクトがうまく進まない理由とその解決方法について
2.メールマーケティングプロジェクトのケーススタディ
3.ワークショップ、グループディスカッション
4.全体発表、講評
5.ゲスト講師の堤氏によるメールマーケティングの仮説思考4ステップ

なぜプロジェクトはうまく進まないか？

冒頭にも述べた通り、メールマーケティングを行う目的は企業や部署によって異なります。今回のワークショップでも、「自社サービスの利用促進・頻度向上」、「展示会で獲得した名刺のナーチャリング」、「既存・見込客とのコミュニケーション向上」などがありました。

ステージも様々で、これからメールマーケティングに取り組もうとしている方から、実際にメールマーケティングは始めているけれど、定期的なコンテンツ配信ができていなかったり、PDCAサイクルを回せていなかったりといった課題に直面している方々がいらっしゃいました。

当初思い浮かべていたプロジェクトのゴールと、いざ初めてみてからの現実とのギャップに戸惑ってしまうことは、必ずと言っていいほどプロジェクトには付いて回ります。

戦争論の大家、クラウゼヴィッツにこんな格言があります。

この格言ほど、プロジェクトの本質を言い当てている言葉はありません。
こうしたことを回避するために、できるだけ事前に事例情報やツール比較情報などを収集したがりますが、事例というものは、「個別具多的な状況に癒着」しているものです。

他社にはそのプロジェクトを成功させるに相応しい人材スキル、予算、チームの価値観やカルチャーなどと「運」などが影響したのであって、その事例に書いていることをそのまま自社に当てはめようとしてもうまくいくことは稀です。

また、私たちはプロジェクトを開始するにあたって、何かしら計画書を書きます。しかし計画書とはその名の通り計画段階で書くものであって、実際にプロジェクトがスタートして以降、想定外の事象に遭遇し、それへの対処をどのように行ったかを記録し、その対処の結果、プロジェクトの進め方が変わったといった情報を記録している方はほとんどいません。

せいぜいMTGで議事録に「こんなことがあったので、こう対応する」といった記述に止まっているのではないでしょうか？
こうなってくると、プロジェクトは計画書通りに進んでおらず、途中経過を聞いた上司や経営者から、「どうなっているのだ？」と詰め寄られることになります。

当初の計画からズレていくプロジェクト。そのズレはプロジェクトに対するメンバーやステークホルダーとの考えのズレを誘発し、「お互いに考えていることが違う」、「思ったように動いてくれない」といった事態を引き起こしてしまいます。

このように、「事前にそのプロジェクトをやったことがない」事例を鵜呑みにしてもうまくいかないということ。変化するプロジェクトの状況を適切に記録し共有していないといったことが、プロジェクトの失敗要因です。

プロジェクト譜（通称「プ譜」

こうした事態を招かないよう私が考案したのが、プロジェクトの状況を可視化するためのツール『プロジェクト譜（通称「プ譜」）です。

プ譜についての詳細は説明すると長くなってしまうため、こちらの記事を参照頂くとして、サンプルとして私が関わっているプロジェクトと、堤氏によるメールマーケティングコンサルティング事例を、プ譜に落とし込んで、個々のメールマーケティングプロジェクトの解説を行いました。

私が提示したプ譜は、「トライアル申込客に対してメールマーケティングだけでナーチャリングする」ことを目的としたプ譜です。

(トライアル申込客のナーチャリング例)

堤氏には事前に、「メールマガジンの創刊」と、「メールマガジンのリニューアル」のプ譜を作成頂きました。

(メールマガジンの創刊の例)

(メールマガジンのリニューアルの例)

プ譜を書くときのポイントは、プロジェクトで果たしたいゴール（「獲得目標」と言います）が、どのようになっていれば成功と言えるかという評価基準（「勝利条件」と言います）を、どのように表現するか、です。

例えば、私がサンプル提示したメール活用プロジェクトの獲得目標は、「トライアイル申込客をメール対応でナーチャリングする」で、その勝利条件は、「トライアル申込客から、御礼メールに対して返信をもらう」としました。

これは、トライアル申込客に対し、応募フォームに書かれた情報を元に個別メッセージを入れた御礼メールを人的に作成して送ることで、トライアル申込客から返信メールが来ると、その後のサービス成約につながっていることが理由でした。

このように勝利条件を設定すると、その勝利条件を果たすための「中間目的」と、個々の中間目を果たすための施策が決まっていきます。このことが意味するのは、勝利条件をどのように設定するかが、プロジェクトの進め方を決定づけるということです。

もし、このサンプル事例の勝利条件が、どうなっていればナーチャリングが成功と言えるかを深く考えず、なんとなく「トライアル申込客に毎週1回メールを送る」になっていたらどうでしょう？

毎週1回メールを送るためのネタをどのように集めるか？週一で配信できるようにするために、どうスケジューリングするかといった中間目的や施策を設定するようになります。

そして、さらに大事なのは、この勝利条件をプロジェクトメンバーやステークホルダーときちんと共有しておくことです。
ここがズレていることがプロジェクトの失敗要因であることは前述した通りなので、みなさんにメールマーケティングプロジェクトのプ譜を、事前に全員で書いて共有し、意思統一を図っておくことをお勧めします。

ワークショップでは参加者のみなさんにも同様に、個々の目的を果たすためのプ譜を書いて頂きました。

残念ながら個々の業務について書かれている内容のためここでは公開できませんが、色々な目的、ステージの方々が書かれたプ譜に対し、堤さんが適切なアドバイスをして頂くことで、みなさんの疑問・課題に応えられたのではないかと思います。

また、参加者のみなさんからは、グループディスカッションで、普段は聞けない他社の方のメールマーケティングの課題や、それへの対応やアイデアを聞けてとても参考になったという感想を頂くことができました。

セミナーの最後には、堤さんからメールマーケティングのあとは運用を続けながらいかに効果を改善していくかということについて、ご自身のブログにて下記のコメントや、ご自身のご経験を元にした「仮説思考４ステップ」を解説頂きました。
堤氏ブログ：ベンチマークメール主催「メールマーケティングプロジェクトの進め方」に登壇しました

前田さんの提唱する「プロジェクト譜」はプロジェクトの構造や状況の変化を将棋の棋譜のように記録していくことで共有知化していこう、というもの。その前提として「プロジェクトとは前例のない仕事であるために予測が立てにくく、失敗しやすく、そしてその知識や経験が蓄積、分析されない」ものだということがあります。(中略)

プロジェクト譜はロジックツリーの要領で、プロジェクトの達成条件から施策までをブレイクダウンしていくものなのですが、面白いのは”一度作って終わりではない”ということ。棋譜の代わりになるものなので、状況が動く度にプロジェクト譜に起こしていくことで記録を残し、振り返りができるようになります。

定量的な記録はなにもプロジェクト譜という聞きなれないツールを使わなくとも良いと思いますが、プロジェクトという未知の仕事に取り組む間に直面する課題というのは概ね数字に表しにくいものです。プロジェクト譜はそうした定性的な状況を容易に書き起こすことができ、都度都度の状況判断を客観的に行いやすくなったり、プロジェクト終了後にプロジェクト外のメンバーも含めた振り返りがしやすくなります。おおげさなツールを導入する必要もなく、紙とペンがあればすぐに試せますのでNPOの方々もぜひお試しあれ。(堤氏ブログより)

自社のメールマーケティングの目的にどのようなKPI（開封率やクリック率など）を設定すれば良いか。解析の結果、どのように対応すれば良いかということを考えるためのフレームワークと事例を解説・紹介頂くことで、プ譜を制作することによるプロジェクトの全体イメージの設定と、個々の具体的な施策とをセットで学んで頂けたのではないかと思います。

本セミナーは、定期的に開催していく予定です。
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