こんにちは、コンテンツ担当伏見です。

隣の芝生は青い、と言いますが他社がどんなメールマーケティング施策を行なっているのか気になりますよね。いいものは取り入れたい、というのが人間の心理ではないでしょうか。

ということで、今回は企業で配信するメールの作成体制や事前チェックリストの有無といった運用方法にまつわる気になるデータをまとめてお伝えします！

※こちらのブログは毎年メールマーケティング世界最大級のイベント開催や、HTMLメールの表示確認ができるwebサービスを提供しているアメリカのLitmus社から発表されている「2017 State of Email Workflows」というデータから抜粋、翻訳、編集した記事です。

1. コンテンツカレンダー

会社やブランドとして配信しているニュースレターの長期配信スケジュールを作成していますか？

1年周期の配信コンテンツを前もって計画立てているマーケターはそうでない企業・ブランドより47%メールマーケティング施策を成功させているというデータがあるそうです。

2. メール作成プランニング

配信日のどれくらい前からメールの作成を開始しているか？
（こちらはメールの構想を考え始めるタイミングを作成スタートとしています。）

繁忙期（クリスマスやサマーセールなど）などスケジュールを立てやすいものについてはあらかじめ2〜3ヶ月など前もって作り始めることが多いようですね。反対に繁忙期でない場合はメールの作成を1ヶ月以内で構想から配信を終わらせるところが多いという結果が出ています。

3. メール施策の企画書作成

メール施策における企画書（企画、実行、効果測定といったPDCAをまわせるもの）を事前に準備していますか？

メールマーケティングの効果を感じていると答えたマーケターは、効果を感じていないと言うマーケターのおよそ2倍、メール施策を行う上で、企画書を作成しているというデータがあるそうです。とはいうものの企画書ともなると大掛かりで作らないと答えたマーケターが46.0%にも及んでいます。

4. 同時進行して作成しているメールの本数

社内で作成（構想から配信まで）が同時進行しているメール（ニュースレター）は通常何通ありますか？という問いに対しては、1〜5通のメールを同時に作成していると言うところがおよそ半数を占めていました。

定期配信のニュースレターに合わせて単発のプロモーションといったものがほとんどではないでしょうか。1週間の内に受信するメールの数が多いほど、受信者から迷惑がられてしまうこともあるので、やはり数はそれほど多くないですね。

多く作成したとしても1週間の内に受信するメールの数が多いほど、受信者から迷惑がられますし同時に多くのメールを作成する必要はないのかもしれません。

5. 1通のメールを作成するのにかける時間

構想から配信まで、メール1通にかける時間はどれくらいですか？という問いに対しては、作成期間が1週間以内と答えたのが27.5%、次いで1週間と答えたのが24.8%となりました。また、全体平均では作成期間は2週間となっていました。

しかしながら、500名以上の従業員数の企業では、それ以下の従業員数の会社と比べると1.5倍以上作成に時間をかけているそうです。それだけチェック項目やチェック人員なども多いことが想定されますね。

6. メール作成にかける時間（タスク別）

メールを構成する各タスクを作るのにかかる時間はそれぞれどのくらいですか？という問いに対しては、もっとも時間をかけているのがグラフィック＆デザイン（4.1時間）、次いでコーディング（3.8時間）、コピーライティング（3時間）、マーケティング施策の構築（2.4時間）、テストメール（2.3時間）、効果測定（分析）に2.1時間という結果となりました。

やはりメール配信を行なっているマーケターはその効果が画像など視覚的訴求力にあると理解していることがよくわかりますね。

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7. チェックリストの有無

メール作成手順や注意点をまとめたチェックリストを持っていますか？

配信内容に間違いがあったりしては購読者に迷惑をかけてしまうばかりか、その対処に追われてとても大変な目に合ってしまいますよね。そういった意味でも、チェック項目をまとめたシートがあるとメール作成作業をスムーズ且つ正確に進めることができますね。

これを見るとわかるように半数以上のマーケターが簡易的であってもチェックリストを用意していることがわかります。「配信リスト」「メールのタイトル」「差出人名」「フッターの設定」など、設定や文言を配信先によって間違わないように事前にルールを決めておくことをオススメします。

8. テストメール作成頻度

受信環境でのメールの表示などを事前にチェックするためにテストメールを配信していますか？

7番のアンケート結果同様、半数以上のマーケターがテストメールで事前チェックを行なっていることがわかりました。反対にテストを行わずにメール配信をしているマーケターが2.2%いることにも驚かされますね。

関連記事：HTMLメールは必ず崩れる？受信環境での表示確認ができるサービス「Litmus」を使ってみた

9. テスト方法

どのような手段を用いて配信するメールの事前チェックを行なっていますか？（複数回答可）

Benchmark Emailでは、社内でメールチェックを行う担当者リストを作り、そこへメールを送信し表示や誤字脱字などの最終チェックを行なっています。

またアンケート結果ではBenchmark Emailでも機能として活用できるLitmusを使っての表示確認やEmail on Acid、Return Pathといった外部ツールを使って受信時の表示をチェックしていると回答しているマーケターもいます。

メールはホームページのように共通の表示仕様ができないため、受信環境によってメールの表示の仕方は異なってしまいます。ですから、いくつかの異なるデバイスや環境へ実際にメールを配信して表示を確認するといった作業が必要になってきます。

10. メールチェック人数

メールチェックを行う担当者の数は何人いますか？

やはり1人でチェックして配信まで行うというところが最も少なく8.3%という結果が出ています。また回答として最も多いのが3名体制（32.2%）、次いで2名体制（30.8%）となっています。

11. メールチェックを行う最高位人物の役職

メールチェックを行う担当者の中で最も高いポジションの人の役職は何ですか？

日本ではアンケートの回答のようにマーケティングを大きな部署で取り組んでいる企業はまだ少ないかもしれませんが、マーケティングのマネージャー（課長）クラスの人物がメールのチェックを行う最も高いポジションの人物であることがわかりました。

やはりニュースレターなど企業が配信するメールを「マーケティング施策」と捉えている企業がアメリカでは多いということが読み解けます。

12. 配信前のメールチェックのタイミング

配信するメールの事前チェックを行うタイミングは配信日のどれくらい前ですか？

最も多くのマーケターが配信日の1日前までにメールのチェックを行うと答えています。ですが500人以上の従業員を抱える企業ではそれ以下の従業員数の企業と比べ、2日前までにメールチェックを行うと答えたマーケター1.5倍増加しているといったデータがあります。

13. 配信を中断したメールの数

過去12ヶ月以内に配信したメールの内、配信後にエラーがあったことが判明し、配信を中断したメールは何通ありますか？

半数以上のマーケターが過去12ヶ月間で配信を中断したメールの数は0〜1通のみと答えています。

またメールの事前チェックをめんどうだと感じ、しっかりとした体制を整えていないマーケターの47%が2通以上のメールを配信後に中断しているのに対し、事前チェックを厳しく行なっていると回答しているマーケターでは、2通以上のメールを配信後中断したと答えたのは26.7%だけでした。やはり、事前のチェックは重要ですね。

14. お詫びメール配信の有無

過去12ヶ月以内で配信後に内容に関する間違いなどに気づき、訂正メールやお詫びメールを送ったことのある回数は？

青はメールの内容に関する間違いによる訂正、お詫びメールで黒はメールから推移される先のWEBサイトや全体のPR施策など直接メールに関わること以外で修正箇所が見つかり訂正、お詫びメールを送ったことのある数を示しています。

一度も訂正、お詫びメールを送ったことがないと回答したマーケターの数が総数では最も多いものの、送ったことがある場合、メール施策による問題がその理由だと回答した方が、WEBサイトやPR施策の問題よりも多いことがわかります。

関連記事：メール誤送信後でも慌てない、お詫びメールの書き方と心得

さいごに

今回は企業で配信するメールの作成体制や事前チェック項目といった運用方法など普段知ることのできない他社のメールマガジン運営体制についてお伝えしました。

メールチェックを行う最高位人物の役職がマーケティング部署の人物だったり、ニュースレターの年間配信スケジュールを用意しているマーケターがおよそ半数にのぼるなど、メール施策をマーケティングと捉えることが浸透しているアメリカならではのデータではないでしょうか。

今回は以上です。
それでは、伏見でした。