こんにちは、ブログ担当の伏見です。

みなさんはメールマガジンなどの一斉メール配信をした後に、送ったメールに間違いがあったことに気づいてヒヤっとしたことはありませんか?

配信前の確認漏れだったり、システムに問題があった場合など、メール配信においては人的にもシステム的にも誤送信が起きてしまう可能性があります。

今回はそんなメール配信側の対応により誤送信が起きてしまった時に購読者の方に行うべき適切な対処方についてご案内します。

メルマガ誤送信が起きたら、まずは状況確認

誤送信は購読者から連絡を受けて、初めてその事実に気づく場合もあるかと思います。報告を受けた直後は頭の中が真っ白になってしまい、一刻も早くお詫びの連絡をしなくてはいけないと慌ててしまうかもしれませんが、そこは一度落ち着いて状況確認を行いましょう。

誤送信と言っても状況は様々です。
もしメール配信サービスを利用しているのなら、まずサービス元に問い合わせてみましょう。システムによるエラーなのか、それとも受信側設定によるものなのか、はたまた作成したメール自体に問題があったのかを突き止めましょう。

メルマガ誤送信の原因別/お詫びメールのテンプレート

すでに誤送信に気づいている購読者はマイナスなイメージを抱いていることでしょう。

メールが原因で不快な思いや混乱を招いている場合、それを取り除くと共に、起きてしまったことを真摯に受け止めお詫びをするのがこのメールの目的です。

そのため、お詫びメールには細心の注意を払う必要があります。相手の立場を考えて、明確でシンプルなメールを心がけましょう。今回は特に起こりうる可能性の高い内容間違い・送信先間違い・配信遅延の3つのケースを元に、メール対応を考えましょう。

ここでは、抑えるべき内容をセクションごとに分けてご説明します。

1.「内容間違い」の際のお詫びメール例文

メルマガ誤配信を考える

【メールタイトル】
【お詫びと訂正】 + メールマガジン表記誤りについて

【冒頭文】
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

いつも〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度、 弊社が送信いたしましたメール「〇〇」におきまして、〇〇の表記に一部間違いがありましたので、こちらでお詫びし訂正をさせていただきます。
(→まずは、事象が起きていたことを伝えます)

【概要】
20〇〇年〇月〇日〇時〇分頃に、弊社より送信致しました〇〇(メールのタイトル)において、〇〇箇所の内容がHP上の情報と異なる内容となっておりました。

正しくは以下のとおりです。
誤 → 〇〇
正 → 〇〇

この度はホームページ上とは異なった情報により、メールを受信されましたお客様の混乱を招き、誠に申し訳ございませんでした。

【発生理由】
弊社採用しているメール配信ツールを使ってのメール作成工程にて、過去に送信したメールを元に今回のメールを作成しました。その際に人的ミスにより過去のメール内容がそのままの形で送信されてしまいました。
なお今回の誤送信によるお客様の個人情報の漏洩などはございません。

再発防止策
今後における同様問題の再発防止策として、メール作成時におけるチェック項目を作成致します。また、配信前の社内(部署)でのチェック体制の強化も進め、再発防止に努めてまいります。

【さいごの言葉】
この度は、お客様に多大なるご迷惑とご心配をおかけいたしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
今後とも 〇〇を何卒よろしくお願い申し上げます。

【お問い合わせ先情報】
本件につきましてご質問、お問い合わせ等ございましたら下記に記載する連絡先へご連絡をお願い致します。

〇〇 サポートセンター
お問い合わせ先:〇〇@〇〇.co.jp
お電話でのご連絡:03-xxxx-xxxx

2. 「送信先間違い」の際のお詫びメール例文

メールの送信先間違いに気づいたら

【メールタイトル】
【お詫び】 + メールマガジン誤配信について

【冒頭文】
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

いつも〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度、 弊社が配信いたしましたメール「〇〇」におきまして、一部、本来は送信されるべきではないお客様に誤った内容のメールをお送りするという誤送信が発生いたしましたので、こちらでお詫びし訂正をさせていただきます。
(→まずは、事象が起きていたことを伝えます)

【概要】
20〇〇年〇月〇日〇時〇分頃に、弊社より送信致しました〇〇(メールのタイトル)において、本来送信の対象となっていない一部のお客様へも送信がなされてしまいました。

本日のメールは誤送信であり、お客様の配信停止処理は完了しております。
この度はこちらの誤送信により、送られるべきではない内容のメールを送信したことでお客様に混乱を招いてしまったこと、並びにご心配をおかけし深くお詫び申し上げます。

【発生理由】
メール配信を行うための対象リストの生成における作業工程での人的ミスにより、過去に配信停止をおこなっている方が送信先となってしまっていたこと、さらに送信前のチェック時にそのことを発見できなかったことが原因です。
また今回の事象によるお客様の個人情報の漏洩などはございません。

再発防止策
今後における同様問題の再発防止策として、メール作成時におけるチェック項目を作成致します。また、送信前の社内(または担当部署)でのチェック体制を強化させるべく、複数人でのメールのチェックを行うよう運用を進めて参ります。

【さいごの言葉】
この度は、お客様に多大なるご迷惑とご心配をおかけいたしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。今後はお客様へのご案内により一層の注意を払い、再発防止に取り組んでまいります。今後とも 〇〇を何卒よろしくお願い申し上げます。

【お問い合わせ先情報】
本件につきましてご質問、お問い合わせ等ございましたら下記に記載する連絡先へご連絡をお願い致します。

〇〇お問い合わせ窓口
お問い合わせ先:〇〇@〇〇.co.jp
お電話でのご連絡:03-xxxx-xxxx

3. 「配信遅延(不適切な時間帯でのメール配信)」の際のお詫びメール例文

深夜にメルマガを配信してしまったら

【メールタイトル】
【お詫び】 + メールマガジン配信遅延について

【冒頭文】
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

いつも〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度、 弊社が配信いたしましたメール「〇〇」におきまして、一部の方には深夜にメールが送信されてしまいましたことをこちらでお詫びいたします。
(→まずは、事象が起きていたことを伝えます)

【概要】
20〇〇年〇月〇日〇時〇分頃に、弊社より送信致しました〇〇(メールのタイトル)において、一部の方が深夜12時を過ぎてメールを受信されるという自体が発生いたしました。

この度はこちらの誤配信により、不適切な時間帯でのメール受信により不快な思いをさせてしまったこと、深くお詫び申し上げます。

【発生理由】
メール配信を行うために導入している配信システムにて障害が発生し、〇〇時に予定をしていたメール配信に遅延が生じたことが原因です。

また今回の障害によるお客様の個人情報の漏洩などはございません。

再発防止策
今回の事態を重く受け止め、今後このようなことがないようメール作成には細心の注意を払ってまいります。

【さいごの言葉】
この度は、お客様に多大なるご迷惑とご心配をおかけいたしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。今後はお客様へのご案内により一層の注意を払い、再発防止に取り組んでまいります。今後とも 〇〇を何卒よろしくお願い申し上げます。

【お問い合わせ先情報】
本件につきましてご質問、お問い合わせ等ございましたら下記に記載する連絡先へご連絡をお願い致します。

〇〇お問い合わせ窓口
お問い合わせ先:〇〇@〇〇.co.jp
お電話でのご連絡:03-xxxx-xxxx

お詫びメールは間違えなく!社内確認のすすめ

お詫びメールを作成したら、そのまますぐに送信・・・ではなく、しっかりと内容を確認をしましょう。最初の誤送信に加え、お詫びメールにまで誤字があったり、再び誤送信をしてしまっては目も当てられません。

誤ってメルマガを配信してしまった直後は、いつものように冷静でいられないものです。急いでいるときこそより慎重に。社内の協力得て、複数人で送信前チェックを行うようにしましょう。

メルマガ誤送信対策!配信前チェックリスト

誤送信を繰り返さないために、再発防止のために配信前のチェックリストを作成しましょう。

例として、誤配信の主な原因となる5つの事項をもとに作成すると、以下のようになりました。

☑️配信先チェック(配信先リスト、セグメント設定が正しいかを確認)
☑️文言チェック(表記・文章の内容に誤りはないかを確認)
☑️表示チェック(レイアウト、URLリンク、差し込み設定など問題ないか、テストメールにて確認)
☑️配信設定チェック(配信日時を確認)
☑️システムチェック(障害等が起きていないか確認)

 

ぜひ次回配信の際の参考にしてみてください。

メルマガ誤送信時のお詫びメール まとめ

お詫びメールは起きた事実をしっかりと伝え、気持ちを伝えることがとても重要です。

改めてお詫びメールにおいて大事なことをまとめてみました。

  • 状況説明はわかりやすく簡潔にまとめる
  • 今後の対策を明記する
  • 連絡先を明記する
  • 送信前に複数人チェック

お詫びメールを送らないためにチェックリストを使って配信前確認を行い、万が一誤送信をしてしまった時には、落ち着いてお詫びメールを送信しましょう。

*本記事は、2017年1月に公開した記事をアップデートしたものです。