Am 5. Mai 2025 hat Microsoft offiziell neue Anforderungen für E-Mail-Absender eingeführt und seine Standards an die bereits von Google und Yahoo geltenden Standards angepasst.

Dies markiert eine bedeutende Veränderung in der E-Mail-Marketing-Landschaft, da nun drei der größten Mailbox-Anbieter gemeinsam strenge Authentifizierungs- und Best-Practice-Regeln durchsetzen, um Empfänger zu schützen und Absender dazu anzuhalten, ihre E-Mail-Praktiken zu verbessern. Für Vermarkter ist dies ein Weckruf: Ihre Fähigkeit, den Posteingang zu erreichen, hängt nun mehr denn je von Ihrer technischen Konfiguration und Ihrem Versandverhalten ab.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen genau, was die neuen Anforderungen von Microsoft sind, wie sie sich auf Ihre E-Mail-Marketingkampagnen auswirken und welche Schritte Sie jetzt unternehmen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails weiterhin Ihre Zielgruppe erreichen.

Was hat sich geändert?

Die aktualisierten Absenderanforderungen von Microsoft konzentrieren sich auf fünf Schlüsselbereiche:

1. SPF-, DKIM- und DMARC-Authentifizierung
2. Gültige Antwortadresse
3. Abmeldung mit einem Klick
4. Sendevolumenbeschränkungen
5. Listenhygiene und Schwellenwerte für Spam-Beschwerden

Lassen Sie uns diese Punkte einzeln betrachten.

1. SPF-, DKIM- und DMARC-Authentifizierung sind jetzt obligatorisch

Diese drei E-Mail-Authentifizierungsprotokolle, die zuvor empfohlen wurden, sind jetzt für Massenversender (die mehr als 5.000 E-Mails pro Tag versenden) verbindlich vorgeschrieben:

• SPF (Sender Policy Framework): Bestätigt, dass Ihre Domain den sendenden Mailserver autorisiert.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Fügt Ihren E-Mails eine digitale Signatur hinzu, die belegt, dass sie während der Übertragung nicht verändert wurden.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Teilt empfangenden Servern mit, wie sie mit Nachrichten umgehen sollen, die die SPF- oder DKIM-Prüfung nicht bestehen.

Warum das wichtig ist: Wenn diese Einträge nicht richtig konfiguriert sind, werden Ihre E-Mails möglicherweise als Spam markiert oder vollständig blockiert. Microsoft, Google und Yahoo lehnen nun gemeinsam nicht authentifizierte E-Mails ab, insbesondere von Absendern mit hohem Volumen.

Aktion:

• Prüfen Sie, ob SPF, DKIM und DMARC korrekt eingerichtet sind.
• Verwenden Sie Tools wie MXToolbox, Google Postmaster Tools oder den Authentifizierungsprüfer Ihres ESP.
• Arbeiten Sie mit Ihrem IT-Team oder Domain-Anbieter zusammen, um diese DNS-Einträge zu veröffentlichen und zu validieren.

2. Ihre E-Mails müssen eine gültige Antwortadresse enthalten

Generische oder nicht funktionierende Antwortadressen (wie no-reply@yourdomain.com) werden bestraft. Microsoft verlangt nun, dass alle E-Mails eine gültige und überwachte Antwortadresse enthalten.

Warum dies wichtig ist: Legitime Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Diese Änderung hilft, Phishing zu verhindern und stellt sicher, dass Empfänger Sie bei Bedarf erreichen können.

Aktion:

• Ersetzen Sie alle No-Reply-Adressen durch überwachte Posteingänge (z. B. support@ oder hello@).
• Stellen Sie sicher, dass jemand in Ihrem Team die Antworten umgehend überprüft und beantwortet.

3. Abmeldelinks müssen leicht zu finden und mit einem Klick erreichbar sein

Microsoft schreibt nun für Massenversender eine Abmeldeoption mit einem Klick in der Kopfzeile der E-Mail vor. Dies entspricht den Standards von Google und Yahoo, die bereits Anfang 2024 eingeführt wurden.

• Die Option muss ohne Anmeldung funktionieren.
• Sie muss innerhalb von 48 Stunden verarbeitet werden.

Warum dies wichtig ist: Dies erleichtert es den Benutzern, sich abzumelden, anstatt Ihre Nachrichten als Spam zu markieren, und schützt so Ihre Absenderreputation.

Aktion

• Fügen Sie eine Kopfzeile „Liste abbestellen“ in Ihre E-Mails ein. Wenn Sie einen ESP wie Benchmark Email verwenden, sollte dies unterstützt werden.
• Stellen Sie sicher, dass die Abmeldelinks in Ihrer Fußzeile sichtbar und funktionsfähig sind.
• Bestätigen Sie, dass Ihr System Abmeldeanfragen automatisch und umgehend verarbeitet.

4. Überwachung des Volumens für Massenversender

Wenn Sie mehr als 5.000 E-Mails pro Tag versenden, werden Sie von Microsoft als Massenversender eingestuft. Neben den Anforderungen an die Authentifizierung und Abmeldung werden Massenversender genauer auf Spam-Beschwerden, Bounce-Raten und Volumenanomalien überwacht.

Warum dies wichtig ist: Versender mit hohem Volumen haben einen größeren Einfluss auf E-Mail-Ökosysteme und ein höheres Potenzial, diese zu missbrauchen. Die neue Richtlinie von Microsoft verschärft die Kontrollen, um Spam einzudämmen.

Aktion

• Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Listen, um unnötiges Volumen zu vermeiden.
• Überwachen Sie Ihre E-Mail-Analysen sorgfältig (Öffnungen, Bounces, Beschwerden).
• Verwenden Sie gegebenenfalls dedizierte IP-Adressen oder Subdomains für den Versand großer Mengen.

5. Listenhygiene und Schwellenwerte für Spam-Beschwerden

Microsoft geht streng gegen Absender mit unsauberen Listen und geringer Interaktion vor. Marketer müssen niedrige Spam-Beschwerdequoten aufrechterhalten und sicherstellen, dass Kontakte sich ausdrücklich für den Erhalt von E-Mails angemeldet haben.

Warum dies wichtig ist: Selbst wenn Sie Ihre E-Mails authentifiziert haben, beeinträchtigt eine schlechte Listenhygiene Ihre Zustellbarkeit erheblich. Microsoft setzt, wie andere Anbieter auch, Schwellenwerte für Spam-Beschwerden durch. Wenn Sie diesen Wert überschreiten, landen Ihre E-Mails möglicherweise direkt im Junk-Ordner.

Aktionsschritte:

Entfernen Sie regelmäßig nicht engagierte Kontakte (z. B. solche, die seit mehr als 90 Tagen keine E-Mails geöffnet haben).Verwenden Sie nach Möglichkeit bestätigte Opt-ins.

• Vermeiden Sie gekaufte oder gescrapte Listen – holen Sie immer die Erlaubnis ein, bevor Sie jemanden hinzufügen.

Was dies für Vermarkter bedeutet

Die Änderungen von Microsoft signalisieren einen breiteren Branchenwandel hin zu einem verantwortungsvollen, authentifizierten und auf Einwilligungen basierenden E-Mail-Marketing. Wenn Sie diese Änderungen für Gmail oder Yahoo bereits vorgenommen haben, sind Sie gut aufgestellt. Wenn Sie jedoch bei den Best Practices für E-Mails hinterherhinken, ist es jetzt an der Zeit, aufzuholen – oder Sie riskieren, den Anschluss zu verlieren.

Fassen wir die wichtigsten Punkte zusammen:

• Authentifizieren Sie Ihre sendende Domain mit SPF, DKIM und DMARC.
• Verwenden Sie eine überwachte Antwortadresse – verzichten Sie auf No-Reply-E-Mails.
• Fügen Sie Ein-Klick-Abmeldeoptionen hinzu und machen Sie diese leicht auffindbar.
• Halten Sie Ihre E-Mail-Liste sauber und entfernen Sie inaktive oder uninteressierte Kontakte.
• Überwachen Sie Ihre E-Mail-Reputation und bleiben Sie unter den Schwellenwerten für Spam-Beschwerden, um eine positive Absenderreputation zu bewahren.

Die Angleichung von Microsoft an Gmail und Yahoo ist nicht nur eine Änderung der Richtlinien, sondern ein klares Signal dafür, dass das E-Mail-Ökosystem reifer wird. Absender, die diese Anforderungen ernst nehmen, profitieren von einer besseren Platzierung im Posteingang und einer stärkeren Kundenbindung. Diejenigen, die sie ignorieren, müssen mit einer sinkenden Zustellbarkeit und einer Verschlechterung ihrer Reputation rechnen.

Warten Sie nicht, bis Sie im Junk-Ordner landen. Überprüfen Sie noch heute Ihre E-Mail-Einstellungen, bringen Sie Ihre Authentifizierung in Ordnung, bereinigen Sie Ihre Listen und erstellen Sie ein Follow-up-System, das jede E-Mail in eine Gelegenheit zum Aufbau von Beziehungen verwandelt.