La frase “El Contenido es Rey” se hizo popular con el surgimiento de los blogs. Sin embargo, la idea de que el contenido era realmente un gran genio del marketing encubierto era ya un hecho entender cuando se trata de documentos técnicos. Más allá de los blogs, un libro blanco fundamental cualquier documento que está escrito con el objetivo de ofrecer una solución a un problema. Originalmente partida dentro del sector gubernamental, los libros blancos se hicieron populares en la tecnología y ahora hacen sus rondas en casi cualquier industria.

Entonces, cómo administrar una mayor parte de los libros blancos?

El software adecuado de administración de documentos puede hacer esto. Pero a menudo hay una confusión entre el software de administración de contenidos (CMS) y el software de administración de documentos (DMS). En pocas palabras, la CMS se trata de organizar y mejorar la accesibilidad de sus contenidos digitales. Por otro lado, DMS es de archivo, seguimiento y administración de documentos a lo largo de su ciclo de vida. Documentos en un DMS puede ser escrito, revisado y actualizado, DMS ofrece capacidades interactivas que CMS simplemente no puede.

El DMS correcto, no sólo puede mejorar la calidad de sus documentos técnicos, sino también administrar su contenido, que a su vez refuerza la eficacia de una herramienta de su papel blanco que se convierte en sus esfuerzos de mail marketing. Eche un vistazo a algunas de las mejores selecciones a continuación….

KnowledgeTree – Hay mucho que puede hacer con este software ingenioso, pero cuando se trata de libros blancos, KnowledgeTree ofrece una gran cantidad. Usted puede buscar a través de documentos el nombre del proyecto, tipo de archivo, los metadatos y palabras clave dentro del contenido. KnowledgeTree funciona como un sistema de nubes mediante lo que le permite acceder a documentos desde cualquier lugar, incluso su teléfono celular. Además, cualquier cambio que usted o los miembros del equipo hacen están sincronizados de manera que cada versión se ha actualizado. Personalmente me encanta su función de alerta. Con tantos proyectos, me encantaría que todos mis proyectos de colaboración de documentos que ofrece alertas como una revisión o una fecha límite.

KnowledgeTree también es bastante accesible, con “profesionales” los paquetes a un precio de $95/mensual, “Equipo” paquetes de $ 295/mensual y paquetes de “Compañía” en $475/mensual.

Docsvault es otro gran software se puede utilizar solo o en combinación con Knowledge Tree. Docsvault, también un software de administración documental, acoge muchas de las mismas características, tales como la centralización de documentos y acceso a los archivos digitales, búsquedas específicas y mejor flujo de trabajo a través de acceso remoto. Sin embargo, Docsvault le permite proteger los documentos mediante el acceso controlado por el usuario. También permite el cumplimiento de políticas. Lo que personalmente me encanta sobre Docsvault es su capacidad para convertir todos los archivos en papel en archivos PDF digitales de búsqueda. A pesar de que un pequeño empresario que tendría que juzgar si su presupuesto puede permitirse $525 Docsvault precio de etiqueta.

Si usted es el tipo de propietario de un negocio que le gusta ver variedad antes de decidir sobre un curso de acción, entonces considera revisar Dokmee. Dokmee tiene una características de funciones de búsqueda y recuperación de información, control de versiones y control de flujo de trabajo.

Dokmee Home  comienza en $199, que me pareció ser una etiqueta de precio fuerte. Si usted está buscando una ejecución gratis entonces debe revisar OpenDocMan, que contaba con 15,000 usuarios en el último año. Software gratuito, sin embargo, tiene sus limitaciones. OpenDocMan no ofrece todos los grandes beneficios que, por ejemplo, KnowledgeTree ofrece, que realmente acaba de obtener almacenamiento centralizado, la capacidad de seguimiento de los cambios y el cambio en el acceso limitado a los usuarios de las partes segunda y tercera.

Si usted es un principiante en libros blancos, es mejor que comience con el pie derecho cuando se trata de la administración de sus documentos. Si usted es un profesional, usted verá el beneficio de un gran sistema de DMS integrado en las necesidades de su empresa de administración de proyectos.